ESMA Försäljnings AB är ett teknikkunskapsföretag som erbjuder produkter och tjänster till den serietillverkande industrin. Produktfloran som ESMA
Försäljnings AB arbetar med är mycket varierande. De handlar främst med artiklar för skärande bearbetning och svarvdetaljer, men även med bland annat busskyltar, doserpumpar för dialysvätska, värmesystem, topplock, låssystem och headsets. Inköpen görs huvudsakligen från utlandet. Företaget har 47 anställda och en omsättning på 180 miljoner kronor.
ESMA Försäljnings AB säljer främst till en fast kundkrets på ett hundratal kunder som de har ett mycket nära samarbete med. Av dessa kunder är ungefär 30 stycken riktigt stora. 30% av omsättningen kommer från kunder inom bil-industrin och 70% från mekanikföretag.
ESMA Försäljnings AB hjälper sina kunder med tekniska lösningar, att hitta rätt tillverkare för olika komponenter och att ta hem produkten åt dem i rätt tid.
ESMA Försäljnings AB erbjuder dessutom sina leverantörer hjälp med att marknadsföra sig i Sverige. På så sätt utökas leverantörernas marknadsandelar.
Samarbetspartner inom EDI
De kunder som ESMA Försäljnings AB för tillfället har EDI mot är två Husqvarnaföretag och sju Scaniaföretag. Mot ett av Scaniaföretagen, Scania Anger i Frankrike, och mot Husqvarnaföretagen är ESMA Försäljnings AB uppkopplade direkt via X.25-nätet. Mot övriga Scaniaföretag sker
kommunikation via Scania Data. Två andra kunder där EDI-samarbete eventuellt är nära förestående är Thyssen och Saab Automobile AB. Saab Automobile AB kommer inom kort att fatta beslut om deras fakturering ska gå via EDI och i så fall kommer ESMA Försäljnings AB att börja använda ODETTE-meddelandet
att själva vara direkt uppkopplade mot respektive leverantör och går alltså inte via ESMA Försäljnings AB.
EDI-kommunikation hos ESMA Försäljnings AB
Inom lagerhanteringen hos ESMA Försäljnings AB är i princip allt datoriserat (förutom inventeringen) och systemet uppdateras direkt vid avrapportering av godset. ESMA Försäljnings AB har inte några fasta lagerplatser och därmed krävs det någon slags datorisering för att hålla reda på var produkterna befinner sig. En streckkodsläsare har köpts in av ESMA Försäljnings AB för att slippa den manuella registreringen vid godsets avrapportering.
ESMA Försäljnings AB har 47-48 datorer sammankopplade i ett nätverk. Lager-och orderhantering är ihopkopplade i nätverket. All programvara finns på en Novell-server. Personalen använder PC-miljö i sitt dagliga arbete. Allt, utom order- och fakturahanteringen, ligger i PC-miljö. I och med att order- och fakturahantering ligger i Unix-miljö, måste detta transformeras för att kunna användas i PC-miljön.
Både leverantörs- och kundreskontran är datoriserade och genom att knappa in artikelnumret, finns möjlighet att se status för respektive produkt, exempelvis
"skickat" eller "plockas ut". Det finns även möjlighet att få fram en följesedel.
ESMA Försäljnings AB har möjlighet att följa godset även under leverans. Via fraktsedelsnumret och Internet kan ASG kontaktas för att ta reda på var godset befinner sig.
Ett antal modem finns samlade i en modempool för att kunna koppla upp data-systemet mot banker och postkontor (alla fakturor och löner betalas elektroniskt) samt ut på X.25-nätet. Möjlighet till uppkoppling mot andra nätverk finns även. I och med att modemen är samlade i en modempool, innebär det att det inte är ett speciellt modem som anropas när de vill komma ut på något externt nätverk. De anropar istället modempoolen och får där det första lediga modemet uppkopplat mot önskat nätverk. Detta innebär att de inte behöver vänta om någon annan använder ett specifikt modem för tillfället, utan den enda gången de kan få vänta är om alla modem används samtidigt.
Streckkodsetiketter skrivs ut av ESMA Försäljnings AB till de kunder som vill ha det. Kunderna får själva avgöra vilken information de vill ska finnas med på deras godsflagga, det vill säga etikett. Det är vanligt att till exempel antal och
artikelnummer finns med och att det finns en sammanställningsflagga för hela pallen som skickas. Sammanställningsflaggan anger alla artiklar och de
kvantiteter som finns i respektive pall. Om kunden har automatisk avläsning av streckkoden är det av stor betydelse att etiketten placeras på samma ställe hela tiden, annars hittar inte läsaren någon information. Scania är ett av företagen som har automatisk avläsning och för deras del är det det nedre vänstra hörnet på pallen som gäller för godsflaggans placering.
ESMA Försäljnings AB skickar även fraktsedlar med streckkoder som anger avsändare och fraktsedelsnummer.
På ESMA Försäljnings AB ser de ingen vinst i att vara uppkopplade i en tredjepartskommunikation med hjälp av ett VAN-företag (Value Added Net-work). De anser att det är viktigt med den närmare kontakt som erhålls vid direktkommunikation.
Meddelanden som används
De meddelanden som används av ESMA Försäljnings AB är av ODETTE-standard och är för tillfället DELINS (leveransplan som erhålls från kund) och AVIEXP (leveransavisering som skickas två timmar innan bilen med godset avgår från ESMA Försäljnings AB till kunden).
ESMA Försäljnings AB har dock möjlighet att använda de flesta ODETTE-meddelanden som finns, i och med att de har valt att köpa ett moduluppbyggt EDI-system, där samtliga meddelanden ingår. För närvarande används alltså endast två meddelanden, men fler kan snabbt kopplas in om någon kund är intresserad av det.
Arkivering
För att lösa arkiveringsfrågan när ESMA Försäljnings AB alltmer börjar använda sig av EDI för order- och fakturahantering, tänker de spara allt material på CD-ROM skivor. Offerter skall sparas i två år, medan order och fakturor skall sparas i tio år (offerter anses bli inaktuella snabbt, därav denna korta arkiveringstid).
Under en viss tid kommer dokumenten att finnas sparade på hårddisken, men i och med att hårddisken riskerar att bli överbelastad, kommer informationen att sparas över på två CD-ROM skivor. Den ena CD-ROM skivan skall arkiveras i
ett brandskåp, medan den andra skall finnas till-gänglig för att kunna användas på nätverket.
Fördelar med EDI
ESMA Försäljnings AB valde att införa EDI för ungefär två år sedan, främst på grund av kundkrav. Företaget ser dock EDI som en viktig konkurrensfördel och de ser även rationaliseringsmöjligheter i lager- och materialhanteringen.
På ESMA Försäljnings AB förklarar de att det är kunden som får de stora för-delarna vid ett EDI-införande, även om leverantören erhåller vissa fördelar såsom klara leveransdirektiv med fasta avrop och möjligheten att sköta order-hantering och fakturering automatiskt.
Fördelen med att skicka leveransplaner med hjälp av EDI, anses från ESMA Försäljnings AB:s sida, vara att leveransplanerna kan skickas snabbare.
Leveransplanerna blir då mer aktuella än tidigare och därmed ökar leverans-säkerheten.
När ett EDI-meddelande har skickats iväg, registreras det med kryss i data-systemet om EDI-meddelandet är köat, avsänt och kvitterat. När tre kryss finns på bildskärmen, är överföringen klar. På detta sätt säkerställs att informationen når fram till adressaten.
Tänkvärt om EDI
Ett problem för ESMA Försäljnings AB är att de ännu inte har möjlighet att överföra ODETTE-meddelandena direkt till sitt Unix-system. De arbetar för närvarande med, och är snart redo för, direkta översättningar av ODETTE-meddelanden till Unix-systemet. I och med att detta inte fungerar för när-varande, erhåller de idag leveransplaner från kunden via EDI (DELINS-meddelandet) och sedan knappar de manuellt in leveransplanen i sitt Unix-system. Denna manuella inmatning är onödig och bör elimineras.
4.6 FRONTEC AB
Frontec AB är ett konsultföretag inom databranschen som har mer än 800
anställda över hela världen. Frontec AB utvecklar datasystem och integrerar dem
med existerande applikationer hos kunden för att lösa problem i kundens verksamhet.
Quick Start
I samarbete med MiniMax Data AB och Svenska Trävaruexportföreningen har Frontec AB utvecklat en tjänst för att underlätta för företag att komma igång med EDI. Denna tjänst kallas för Quick Start och beskrivs i figur 4.3.
Tjänsten riktar sig främst till företag som åtminstone till en början endast kommer att sända ett litet antal meddelanden. Genom Quick Start ges de en möjlighet att snabbt komma igång med EDI till en investeringskostnad som endast motsvarar hälften av vad som krävs för ett vanligt EDI-system.
Alla utgående EDI-meddelanden sänds, med hjälp av ett modem, till ett data-center hos Frontec AB. I datacentret konverteras meddelandet till EDIFACT-format. Detta görs med konverteraren AMTrix, som är utvecklad av Frontec AB.
Från datacentret sänds meddelandet sedan vidare till mottagaren i form av ett EDIFACT-meddelande. Även inkommande meddelanden går via Frontec AB, för att där konverteras till ett format som kan behandlas i företagets interna
datasystem.
En fördel med detta koncept är att företaget endast behöver kommunicera med Frontec AB. Frontec AB sköter sedan om kommunikationen ut till kunder och leverantörer. Detta innebär att företaget slipper de problem och kostnader som uppstår om deras affärspartners använder sig av olika VAN-leverantörer, till exempel Telia och Postnet eller använder direktkommunikation via X.25-nätet.
De EDI-meddelanden som idag kan erbjudas inom Quick Start-konceptet är order, orderbekräftelse och faktura. Kunden betalar, förutom en fast kostnad, 150 kr för varje dokument som sänds eller mottages (detta gäller för upp till tio
dokument per månad).
Om antalet dokument som företaget sänder/mottager ökar, finns det möjlighet för företaget att flytta hem EDI-konverteraren till det interna datasystemet. Detta innebär en lägre kostnad per dokument om antalet sända/mottagna dokument är stort.
Om EDI-konverteraren AMTrix installeras hos bankgirocentralen finns även
Figur 4.3: Skiss över hur EDI-kommunikationen sker enligt Quick Start-konceptet.
4.7 SAMMANFATTNING AV ERFARENHETER FRÅN