Inköpsprocessen

Kartläggningen av de olika typer av inköp som görs hos Sandvik Coromant, gav som resultat att det är inköp av produktionsmaterial och inköp av

förbrukningsartiklar som bör göras via EDI-meddelanden. EDI-kommunikation

anses vara lämpligt vid inköp av produktionsmaterial, eftersom dessa inköp görs regelbundet och eftersom det rör sig om långvarigt samarbete med

leverantörerna. Det anses även vara lämpligt med EDI-kommunikation vid inköp av förbrukningsartiklar, eftersom även denna typ av inköp görs regel-bundet.

Både produktionsmaterial och förbrukningsartiklar lagerhålls och inköp görs utifrån beställningspunkter. Detta innebär att det finns möjlighet att låta dessa inköp ske mer eller mindre automatiskt, vilket innebär att EDI är lämpligt för dessa typer av inköp.

Förslaget på hur inköpsprocessen kan utformas vid ett användande av EDI, inriktas på inköp av produktionsmaterial, men är även tillämpbart på inköp av förbrukningsartiklar.

Beskrivningen av inköpsprocessen görs utifrån de EDI-meddelanden som bör användas, det vill säga utifrån leveransplan och leveransuppdatering, samt utifrån godsflaggor, som föreslås som ett komplement till EDI.

Leveransplan

Idag skickas både leveransplan och order från Sandvik Coromant till

leverantörerna. Vid användande av EDI bör istället endast leveransplan skickas.

EDI-meddelandet för leveransplanen fungerar då både som avrop för de närmaste leveranserna och som en prognos för kommande leveranser. Som grund för

leveransplanen skrivs ett avtal med leverantören där bland annat pris och

leveransbestämmelser regleras. Sandvik Coromant bör i avtalet inte förbinda sig att köpa en viss kvantitet från leverantören. Där bör istället regleras hur många veckors behov av råmaterial som leverantören har rätt att få betalt för av Sandvik Coromant, om prognosticerade order av någon anledning ställs in.

För att få så stora effekter som möjligt av ett införande av EDI bör order-läggning ske så automatiskt som möjligt, det vill säga order bör läggas med så liten manuell inblandning som möjligt. Detta beror på att EDI då innebär att inköp kan göras så fort ett behov uppstår, eftersom det då nästan inte krävs något manuellt arbete varken för att lägga ordern eller för att överföra ordern till

leverantören. För att Sandvik Coromant skall kunna utnyttja möjligheten att göra inköp ofta, krävs alltså att det manuella arbetet i samband med orderläggning reduceras.

Den största orsaken till det manuella arbete som är förknippat med order-läggning idag är bristfälliga prognoser. Av denna anledning bör det nuvarande prognossystemet ses över. För att erhålla så säkra prognoser som möjligt, bör dessa läggas så nära slutkunden som möjligt.

Utifrån den prognosticerade efterfrågan för olika artiklar och de lagernivåer som finns registrerade för dessa i HV72-systemet, samt med hänsyn tagen till

uteliggande order, bör leveransplaner skapas automatiskt när ett behov uppstår (punkt 1, figur 7.1). Prognoserna bör då vara så pass tillförlitliga att de

leveransplaner som skapas endast kräver en snabb manuell rimlighets-bedömning innan de sänds vidare till leverantören (punkt 2, figur 7.1). För att detta skall vara möjligt krävs dessutom att de orderkvantiteter som respektive leverantör

accepterar, är registrerade i inköpssystemet och automatiskt anges på leveransplanen.

I dagsläget skickas leveransplaner till leverantörerna endast var fjärde vecka. I och med att leveransplanen vid ett införande av EDI även fungerar som order, måste leveransplaner sändas till leverantörerna oftare än idag, förslagsvis så snart som någon artikel passerar beställningspunkten.

Leveransuppdatering

När en leverantör erhåller en leveransplan skall denne kontrollera om leverans enligt leveransplanen kan ske. Ingen orderbekräftelse skall sändas till Sandvik Coromant. Om leverantören ej meddelar något annat, antas leverans ske enligt leveransplanen. Om leverantören däremot ej kan leverera enligt leveransplanen skall en leveransuppdatering sändas via EDI till Sandvik Coromant (punkt 3, figur 7.1). Denna uppdatering skall specificera när leverans kommer att ske.

Dessutom skall leveransuppdateringen innehålla uppgifter om artikelnummer, antal, leverantör och ordernummer.

Eftersom det i första hand är produktionsplanerarna som berörs om leverans ej sker enligt leveransplanen, är det dessa personer som bör få tillgång till

leveransuppdateringen. För att alla avvikelser från leveransplanen skall upp-märksammas av produktionsplanerarna, bör en manuell bekräftelse på att

leveransuppdateringen är mottagen krävas. När denna bekräftelse är utförd skall uppgifterna i HV72-systemet gällande uteliggande order automatiskt uppdateras (punkt 4, figur 7.1).

Utifall att leverantören senare upptäcker att leverans ej kommer att kunna ske i enlighet med vad som har angivits på leveransplanen eller på en tidigare sänd

leveransuppdatering, sänder leverantören en ny leveransuppdatering till Sandvik Coromant, där nya uppgifter om leveransdatum och leveranskvantitet anges.

Detta förfarande upprepas så fort leverantören upptäcker att leverans ej kommer att kunna ske i enlighet med vad som har angivits på den senaste leverans-uppdateringen. En gräns bör dock finnas för hur nära tiden för utlovad leverans som leverantören har rätt att ändra leveransdatum. Detta för att det skall finnas möjlighet för Sandvik Coromant att planera om produktionen ifall en leverans blir försenad. Var gränsen för ändringar går, bör regleras i avtal med respektive

leverantör.

Anledningen till att ovanstående typ av leveransuppdateringar rekommenderas istället för de leveransaviseringar som används främst inom bilindustrin, är att återanskaffningstiderna inom bilindustrin är avsevärt kortare än de

åter-anskaffningstider som Sandvik Coromant har. Inom bilindustrin sänds en leveransavisering i samband med att godset skickas från leverantören. På detta sätt får mottagaren besked om att godset kommer att levereras inom de närmaste dagarna. Detta är värdefullt eftersom återanskaffningstiderna inom denna bransch är väldigt korta. Det handlar ofta om dagar från beställning till leverans, vilket i princip innebär att när leverantören har erhållit en beställning levererar denne så snabbt som möjligt. Eftersom Sandvik Coromant har betydligt längre

återanskaffningstider, är det i detta fall av större intresse att få besked så snart som leverantören upptäcker att leveransen blir försenad i förhållande till det leveransdatum som är utlovat.

I dagsläget finns det troligtvis inget meddelande enligt EDIFACT-standarden som passar för ovanstående typ av leveransuppdatering. Av denna anledning kan det vara aktuellt att skapa ett eget meddelande för leveransuppdatering som är anpassat till de krav på information som Sandvik Coromant har. Utformningen på ett sådant meddelande torde överensstämma ganska väl med det meddelande för orderbekräftelse som IKEA har utvecklat. På detta meddelande har leverantören möjlighet att ändra kvantitet och leveransdatum (se kapitel 4.4).

Godsflaggor

Som ett komplement till EDI, bör allt gods märkas med godsflaggor. På gods-flaggan finns bland annat uppgifter om artikelnummer, antal, ordernummer och leverantör.

När godset anländer till Sandvik Coromant bör streckkoden på godsflaggan läsas av med hjälp av en scanner (punkt 5, figur 7.1). Uppgifterna från gods-flaggan

1. Leveransplan

finns registrerade i HV72-systemet (punkt 6, figur 7.1). Om dessa uppgifter inte överensstämmer, bör en varning erhållas på dataskärmen och personalen som arbetar med godsmottagningen får då reda på vad som misstämmer. Om

leveransen godkänns trots att den inte överensstämmer med uppgifterna i HV72-systemet, skall dessa uppgifter ändras så att de överens-stämmer med leveransen.

7.1.2 Fakturahanteringsprocessen

Som tidigare nämnts, anses inköp av produktionsmaterial och inköp av

förbrukningsartiklar vara de typer av inköp hos Sandvik Coromant som är mest lämpliga för ett införande av EDI i inköpsprocessen. Eftersom

faktura-hanteringsprocessen kan ses som fortsättningen på inköpsprocessen avser även beskrivningen av fakturahanteringprocessen dessa två typer av inköp.

Istället för traditionella pappersfakturor bör leverantörerna sända fakturor via EDI-meddelanden, det vill säga så kallade elektroniska fakturor. Dessa fakturor skall automatiskt direkt registreras i fakturaregistreringssystemet COPEK1 hos Sandvik Coromant (punkt 7, figur 7.1). En förutsättning för detta är att COPEK1 är integrerat med EDI-systemet. Uppgifterna på fakturan skall sedan automatiskt jämföras med uppgifterna som finns registrerade i HV72-systemet gällande den aktuella ordern (punkt 8, figur 7.1). Om dessa uppgifter överens-stämmer, skall fakturan automatiskt registreras i det centrala faktura-registreringssystemet för Sandvik-koncernen, SANLEV (punkt 9, figur 7.1). Om uppgifterna inte

överensstämmer bör en varning erhållas på dataskärmen och personalen som arbetar på leverantörsreskontran måste ta reda på vad som är fel och även rätta till felet.

Arkiveringen av fakturorna kan ske på optisk disk, diskett eller magnetband. Den lagstiftning som finns innebär att det inte är nödvändigt att skriva ut

papperskopior på fakturorna om företagets grundbokföring finns utskriven på papper (se kapitel 3.5.1). Hos Sandvik Coromant finns redan idag grund-bokföringen utskriven på papper^ref4, varvid arkivering av fakturor i elektronisk form inte möter några hinder ur lagstiftningssynpunkt.

2. Leveransplan

Godkänns av inköpare

6. Jmfr/Uppdatera 5. Gods

7. Faktura 8. Jämför

9.

Figur 7.1: Bild över hur inköpsprocessen och fakturahanteringsprocessen kan utformas vid användande av EDI.