INKÖPSPROCESSEN I GIMO

Inköpsprocessen i Gimo har kartlagts genom samtal med inköpare i Gimo.ref1, ref11

Det finns två typer av inköp som görs i Gimo. Den ena inköpstypen avser inköp som görs av inköpsavdelningen av förbrukningsartiklar till produktionen. Dessa inköp baseras vanligtvis på information från COFÖR-systemet. Den andra

inköpstypen avser inköp som görs av en beställare på en avdelning. Dessa inköp avser förbrukningsartiklar till avdelningen.

Hos Sandvik Coromant i Gimo läggs cirka 20 000 - 25 000 order per år. Av dessa är 35-45% order för inköp av förbrukningsartiklar till produktionen, medan resterande är order för inköp av förbrukningsartiklar till en avdelning.

Inköp av förbrukningsartiklar till produktionen

I inköpsprocessen som finns redovisad som processkarta 5 i bilaga 3, görs inköp av inköpsavdelningen i Gimo av reservdelar och processmaterial (exempelvis skärverktyg och slipande verktyg) som behövs vid produktionen i Gimo. Detta material läggs i förråd i Gimo.

Inköpsförslag

De inköp av förbrukningsartiklar som görs på inköpsavdelningen i Gimo, styrs av beställningpunkter. Det är dock inte Wilson-formeln som används för att bestämma optimal orderkvantitet. Det anses nämligen vara alltför svårt att göra prognoser för de artiklar som ligger i förråd i Gimo. Flera artiklar kan inte direkt

härledas till produktionen och många reservdelar får en ekonomisk orderkvantitet på mindre än ett, vid användande av Wilson-formeln.

En uppskattning görs istället över var beställningspunkten skall ligga och vilken kvantitet som skall beställas. Enligt en inköpare på inköpsavdelningen i Gimo, behövs det inte större noggrannhet än så, i och med att det inte handlar om så mycket pengar och eftersom det ofta inte är någon större kris om exempelvis inte ett par handskar finns i lager hela tiden.^ref11

Varje måndag erhålls på inköpsavdelningen i Gimo ett inköpsförslag från COFÖR-systemet, angående vilka förbrukningsartiklar i förrådet som har

underskridit sin beställningspunkt. I inköpsförslaget finns även de rest-noteringar som har uppstått under föregående vecka med.

Om beställningspunkten underskrids under veckan, ges inte automatiskt en signal. Det finns dock en nära kontakt mellan inköparna på inköpsavdelningen i Gimo och de anställda i produktionen i Gimo, vilket medför att detta inte inne-bär något problem. Genom diskussioner tar inköparna reda på vilka behov och preferenser som finns hos de som arbetar i produktionen. Om en artikel har tagit slut under veckan, och de som arbetar med artikeln vet att denna behövs snarast, tar de personligen kontakt med inköparen och meddelar att ett behov har

uppstått. Inköparen gör då en beställning tidigare, genom att registrera

inköpsordern och all övrig nödvändig information enligt samma princip som då inköpsavdelningen i Sandviken lägger en order på lego-tillverkning med

utgångspunkt från det inköpsförslag som har getts av planeringsavdelningen. I förrådet har några personer blivit utbildade att lägga order och om de upptäcker att någon artikel har tagit slut, lägger de själva en order i COIN.

Inköpsförslaget från COFÖR-systemet styrs till en speciell inköpare på inköps-avdelningen i Gimo, beroende på vilken typ av artikel som behöver köpas in.

Inköpsförslaget styrs även efter olika leverantörer. Detta innebär att inköparen på inköpsavdelningen i Gimo ofta bara behöver lägga en order per vecka till en viss leverantör och att leverantören ofta bara får en order per vecka från Gimo.

I inköpsförslaget kan det även finnas med kommentarer som "köp inte". Detta kan betyda att avtalsförhandling pågår, att det är problem med leveranser från en viss leverantör eller att Sandvik Coromant har slutat använda en viss artikel. Om kommentaren "köp inte" finns registrerad, avvaktar inköparen med att lägga en order.

Order

I övrigt fungerar detta inköp på samma sätt som vid inköp av produktions-material på inköpsavdelningen i Sandviken, med enda skillnaden att ordern endast skickas med post om leverantören uttryckligen ber om det.

Inköp av förbrukningsartiklar till en avdelning

I inköpsprocessen som finns redovisad som processkarta 6 i bilaga 3, görs inköp av en beställare på en avdelning i Gimo av de förbrukningsartiklar som behövs inom avdelningen.

Avtal

I och med att order i vissa fall läggs ute på avdelningarna och eftersom bland annat ett pris då skall anges på ordern, får avdelningarna alltid information om vilka avtal som är aktuella med olika leverantörer. Prisförhandling sköts dock av inköpsavdelningen i Gimo.

Order

Hos Sandvik Coromant i Gimo finns det 100 - 110 personer som har behörighet att lägga order. Vissa personer vill dock inte gärna använda datorn till att lägga order. Dessa får då skriva en inköpsanmodan för hand, varefter en inköpare på inköpsavdelningen i Gimo lägger ordern åt dem. För närvarande rör det sig om cirka fem order per dag (av totalt 100 order per dag), som inkommer i form av en anmodan.

Att lägga en order i Gimo fungerar i princip på samma sätt för beställaren som då en order läggs i Sandviken. Ordern skrivs dock inte ut på skrivaren direkt (innan den är kontrollerad av inköparen), utan den läggs i en kö som styrs mot en viss inköpare på inköpsavdelningen i Gimo, genom att beställaren trycker på "F9".

Beställaren måste alltså veta vem som är handläggare för en viss typ av produkt, så att ordern kan styras mot rätt inköpare. Detta kan kontrolleras i

"Personalhandledningen", som visar vem som arbetar med olika produkt-områden.

När inköparen på inköpsavdelningen i Gimo plockar upp en order ur kön,

kontrolleras om rätt leverantör har angivits och om de kommersiella villkoren är korrekta.

Inköparen kontrollerar sedan om ordern är prissatt eller ej. Om det inte finns något pris registrerat på ordern, försöker inköparen sätta ett pris. I vissa fall kan det vara svårigheter att göra detta inom rimlig tid. Då väljer inköparen ofta att skriva ut inköpsordern och skicka iväg den trots att pris inte finns registrerat.

En kopia på inköpsordern skickas därefter till beställaren ute på avdelningen. Om beställaren inte har attesträtt på det konto som har tillskrivits ordern är det

beställarens, inte inköparens, skyldighet att se till att den kontoansvarige attesterar ordern.

På ordern som skickas iväg till leverantören, skall inköparen på

inköps-avdelningen i Gimo göra en underskrift. Ordern skickas sedan via posten, senast klockan 15.00. Inom Sverige skickas alla order med brev. Till utlandet skickas order enbart per fax, om inte leverantören uttryckligen ber om att även få en order brevledes.

Ordern arkiveras sedan i två år.