PROBLEM I DAGENS FAKTURAHANTERINGSPROCESS I detta kapitel ges en beskrivning av de problem som idag finns i

faktura-hanteringsprocessen hos Sandvik Coromant. Beskrivningen bygger på

information som har erhållits vid kartläggningen av fakturahanterings-processen.

Inom ramen för detta examensarbete har endast en kartläggning av vilka problem som finns i denna process, genomförts. Ingen undersökning har gjorts

av hur vanligt förekommande de olika problemen är.

De problem som beskrivs i detta kapitel leder relativt sällan till att fakturan inte kan betalas innan förfallodatum och att kostnader för dröjsmålsränta därigenom uppkommer. Däremot innebär de problem som har beskrivits, att det finns ett omfattande administrativt arbete förknippat med fakturaregistrering.

Det finns huvudsakligen fyra problem som orsakar att en faktura inte kan registreras direkt vid ankomst, för att sedan betalas automatiskt till förfallo-datum. Det första problemet är att fakturan i vissa fall anländer till leverantörs-reskontran nära eller efter förfallodatum. Det andra problemet är att godset ibland ej är registrerat som levererat. Det tredje problemet är att fakturan i vissa fall måste attesteras innan den kan betalas och det fjärde problemet är att det ständigt finns en hög med fakturor som väntar på registrering.

Nedan följer en beskrivning av dessa problem samt en förklaring av hur de uppkommer.

För att ytterligare åskådliggöra problemets struktur finns ett fiskbensdiagram redovisat i bilaga 5.

Fakturan anländer till leverantörsreskontran nära eller efter förfallodatum Det finns två möjliga orsaker till problemet med att fakturan anländer till leverantörsreskontran alltför nära eller efter förfallodagen. Dessa orsaker är att fakturan ej har skickats till leverantörsreskontran eller att fakturan har skickats alltför sent till leverantörsreskontran från Gimo respektive från Västberga. Detta trots att fakturorna har ankommit till Gimo respektive till Västberga i god tid före förfallodatum.

Fakturan har ej skickats från postöppningen i Gimo till leverantörsreskontran Att fakturan inte har anlänt i god tid före förfallodatum till

leverantörs-reskontran, kan bero på att fakturan först har skickats till postöppningen i Gimo och att hanteringen med att vidarebefordra fakturan till leveranstörsreskontran har tagit lång tid.

Fakturan har ej skickats från inköpsavdelningen i Västberga till leverantörs-reskontran

Att fakturan inte har anlänt i god tid före förfallodatum till leverantörs-reskontran, kan även bero på att inköpsavdelningen i Västberga inte har

vidarebefordrat fakturan tillräckligt snabbt efter dess ankomst till avdelningen.

Detta beror vanligtvis på att fakturan finns hos beställaren i Västberga för att attesteras på grund av att priset på fakturan är högre än det uppskattade pris som har angetts på ordern.

Godset är ej registrerat som levererat

Det finns tre möjliga orsaker till att godset som fakturan avser, inte är registrerat som levererat i inköpssystemet COIN. Dessa orsaker är att godset inte är

levererat, att godsmottagaren inte har hunnit registrera inleveransen eller att registreringen av godset är felaktig.

Godset är ej levererat

I detta fall kan något fel ha uppstått i leverantörens rutiner som har medfört att godset ej har levererats i tid eller att fakturan har skickats ut för tidigt.

Godsmottagaren har ej registrerat inleveransen

I detta fall är det godsmottagaren, det vill säga personalen på godsmottagningen eller i vissa fall beställaren själv, som inte har registrerat inleveransen av godset, trots att detta har levererats till Sandvik Coromant.

Felaktig registering

I vissa fall kan något fel ha begåtts vid den manuella registreringen av inlevererat gods. Det kan till exempel vara så att fel orderposition av misstag har registrerats som levererad.

Fakturan måste attesteras

Den vanligaste orsaken till att en faktura ej kan betalas till förfallodatum, är att den först måste attesteras av kontoansvarig. Det finns ett flertal anledningar till att en faktura måste attesteras. I vissa av de fall som beskrivs nedan sker

betalning av fakturan innan attesten är klar. Det rör sig då om fakturor som avser mindre belopp eller fakturor från leverantörer med vilka ett mycket bra samarbete finns. Även om betalning sker innan attesten är klar, orsakar attest-förfarandet mycket merarbete för personalen på leverantörsreskontran.

Ett problem som är förknippat med attesteringsförfarandet är att det ibland uppstår tveksamheter kring vem som skall attestera en viss faktura. Detta kan leda till att det tar lång tid att få fakturan attesterad eftersom den skickas runt till flera olika personer innan den kommer rätt.

Ytterligare ett problem som ibland uppstår i samband med att fakturan skall attesteras är att det tar lång tid innan kontoansvarig återsänder den attesterade fakturan.

Anledningen till att en faktura måste attesteras kan vara att order saknas, att konto saknas på ordern, att pris saknas på ordern, att priset på fakturan ej

överensstämmer med priset på ordern, att fel antal artiklar har levererats eller att fakturan avser en delbetalning av en tjänst.

Order saknas

Om det inte finns någon order på det gods eller den tjänst som fakturan avser, måste fakturan alltid attesteras innan den får betalas. Anledningen till att order saknas, kan vara att fakturan avser en så kallad lagerorder, det vill säga en order som avser inköp av produktionsmaterial och som inte baseras på ett automatiskt inköpsförslag. Denna typ av order registreras inte i inköpssystemet COIN och fakturan måste därför alltid attesteras.

Fakturor som skall registreras direkt i SANLEV, som exempelvis fordonsskatt och teleräkningar, är en annan typ av fakturor som alltid måste attesteras

eftersom det saknas order för dessa.

Om beställningen är gjord per telefon, registreras i vissa fall inte någon order i COIN. En tänkbar orsak till att ingen kompletterande order registreras i COIN, är att det upplevs som besvärligt att göra detta.

Konto saknas på ordern

Om en order saknar uppgift om vilket konto som ordern skall belasta, måste tillhörande faktura alltid ut på attest med en förfrågan angående konto. En anledning till att konto inte alltid anges på ordern, kan vara att reglerna kring vilka konton som skall användas till olika typer av inköp är oklara.

Pris saknas på ordern

Ibland saknar ordern som är registrerad i COIN, uppgift om pris. Detta kan då bero på att orderläggaren inte i förväg har vetat exakt vilket pris som skall gälla. I detta fall måste fakturan alltid attesteras av kontoansvarig innan betalning får ske.

Priset på fakturan överensstämmer ej med priset på ordern

Om priset på fakturan ej överensstämmer med priset på ordern, kan det bero på att priset på fakturan är felaktigt. Leverantören kan ha missat vilket avtal som gäller. Det kan även vara ett skrivfel som har orsakat felet.

Anledningen till att priserna ej överensstämmer kan även vara att det pris som har angetts på ordern är felaktigt. Det kan i så fall bero på att orderläggaren inte

känner till vilket avtal som gäller eller att ett skrivfel har uppstått.

Att priset på fakturan ej överensstämmer med priset på ordern kan även bero på att fel antal artiklar har levererats. Detta innebär att det antal artiklar som anges på ordern skiljer sig från det antal artiklar som har fakturerats. I detta fall är styckepriset detsamma, men eftersom fel antal artiklar har levererats, skiljer sig totalsumman på fakturan från totalsumman på ordern. Det kan vara ett misstag från leverantörens sida som är orsaken till att fel antal artiklar har levererats.

När det gäller inköp av trycksaker anses det dock finnas en naturlig orsak till att det antal artiklar som har levererats inte överensstämmer med det antal artiklar som anges på ordern. Detta beror på att de tryckerier som anlitas, enligt avtal har rätt att leverera upp till tio procent mer eller mindre än vad som har angetts på ordern.^ref2 Om totalsumman på ordern är baserad på ett styckepris innebär detta att totalsumman på fakturan inte överensstämmer med totalsumman på ordern.

Inregistrerat antal artiklar överensstämmer ej med fakturerat antal artiklar Om det antal artiklar som har registrerats som levererade inte överensstämmer med det antal artiklar som har fakturerats, måste fakturan attesteras. Orsaken till detta problem kan vara ett misstag från leverantörens sida, som har inneburit att fel antal artiklar har levererats eller ett misstag från godsmottagningens sida som har inneburit att fel antal artiklar har registrerats som levererade.

Vid inköp av presentreklam kan det dock finnas en naturlig orsak till att det antal artiklar som har registrerats som levererade i inköpssystemet COIN, avviker från det antal artiklar som har fakturerats. Detta på grund av att inköparen, enligt lag, har rätt att kontrollera kvaliteten på ett urval av artiklarna vid leverans. Om ett antal artiklar av denna anledning skickas till inköparen istället för till lagret, kommer det levererade antal som registreras vid gods-mottagningen inte att överensstämma med det antal artiklar som anges på fakturan. Ett sätt att undvika detta problem är att artiklarna först skickas till lagret och sedan därifrån vidare till inköparen. Denna hantering kan dock ta upp emot en vecka, vilket innebär att

För att lösa detta problem har försök gjorts, då leverantören faxar till lagret och talar om att ett antal artiklar på ordern levereras till inköparen på

marknadsavdelningen istället för till lagret. Dessa försök har ännu inte varit särskilt framgångsrika.^ref8

Fakturan avser delbetalning av tjänst

Tjänster som utförs under en längre tid delas ofta upp på flera fakturor. En tjänst registreras dock inte som levererad förrän den är helt slutförd. Varje delfaktura måste därför attesteras, för att få en kontroll över hur långt arbetet har framskridit och för att få klartecken på att en delbetalning av tjänsten skall göras.

Det finns en hög med fakturor som väntar på registrering

En orsak till att en faktura ej kan registreras direkt vid ankomst är att det finns en hög med fakturor som väntar på registrering. Detta beror på att registrering av fakturor ej har hunnit ske i samma takt som nya fakturor har inkommit.

En anledning till att fakturaregistreringen tar lång tid är, som tidigare nämnts, att fakturan måste attesteras. En annan anledning till att registreringen tar lång tid är att fakturornas utformning inte är standardiserad, det vill säga att olika

leverantörer anger exempelvis ordernumret på olika ställen på fakturan. Detta innebär att det är ett tidsödande arbete att leta reda på den uppgift som eftersöks på fakturan.