Processutformning vid användande av EDI

Som tidigare nämnts i kapitel 3.3, är det viktigt att noggrannt tänka igenom hur olika processer skall utformas vid ett användande av EDI.

Detta kapitel innehåller en beskrivning av hur inköpsprocesser och faktura-hanteringsprocesser kan utformas vid användande av EDI samt även exempel på vilka dokument i dessa processer som kan ersättas med EDI-meddelanden.

Kapitlet avslutas med ett avsnitt om vilka krav som ställs på arkivering av EDI-meddelanden.

Processutformning och EDI-meddelanden

Denna beskrivning av hur processer kan utformas vid användning av EDI,

förutsätter att nödvändiga förändringar i befintliga datasystem genomförs. Detta innebär bland annat att EDI-systemet integreras med de interna data-systemen hos båda parter.

Inköpsprocessen

Beställningar från leverantören kan göras via ett EDI-meddelande för en leveransplan. Leveransplanen fungerar då både som avrop för de närmaste leveranserna och som en prognos för kommande leveranser i framtiden.

Vanligtvis upprättas ett ramavtal mellan företaget och leverantören. Avrop görs sedan från detta avtal, med avseende på kvantiteter och leveransdatum. Dessa avrop görs via EDI-meddelandet för leveransplanen. Det är alltså inte nöd-vändigt att i inköpsprocessen skicka ett speciellt EDI-meddelande för en order.¹⁸ Leveransplanen, i form av ett EDI-meddelande, skickas relativt ofta till

leverantören. Detta på grund av att leveransplanen uppkommer mer eller mindre automatiskt. Detta innebär att leverantörens datasystem måste vara integrerat med EDI-systemet, så att leveransplanen direkt kan registreras i leverantörens datasystem. Om detta inte är möjligt blir arbetet med att manuellt registrera leveransplanerna i datasystemet, betungande för leverantören.¹⁸

Om EDI används, minskar betydelsen av orderbekräftelser i inköpsprocessen.

Detta beror på att avsändaren av en order automatiskt får en bekräftelse på att ordern har mottagits av leverantören. Vissa företag har valt att avtala med

leverantören om att endast avvikelser från leveransplanen skall meddelas. Om inget meddelande skickas, skall leverans ske enligt leveransplanen.⁵

Orderbekräftelser kan även till viss del ersättas med ett EDI-meddelande för leveransavisering. Detta meddelande sänds till företaget i samband med att godset skickas från leverantören. Leveransaviseringsmeddelandet innehåller uppgifter om godset och när det förväntas ankomma till företaget.⁵

I och med att leveransavisering används, kan godsmottagaren förbereda mot-tagandet av godset och i förväg kontrollera det inkommande godsets överens-stämmelse med den lagda ordern. Företaget kan då även betrakta godset som en del av sitt lager.⁵ Även planeringen av företagets produktion underlättas, efter-som exakt tidpunkt för leverans anges i leveransaviseringen.¹⁸

Som ett komplement till EDI kan godsflaggor, i form av en streckkod, användas.

Godsflaggan sätts på varje transportförpackning och innehåller uppgifter om förpackningens innehåll, mottagare och avsändare.¹⁴ Varje förpackning får på detta sätt en unik identitet och kan därför följas under hela transportkedjan. Det finns till och med möjlighet att utrusta en lastbil med dator, streckkodsläsare, EDI-programvara och satellitkommunikation, så att rapporter om eventuella förseningar kan skickas.⁵ När godset anländer till mottagaren kan det dessutom identifieras genom automatisk avläsning av streckkoden. Uppgifterna på godsflaggan registreras då automatiskt i mottagarens datasystem.¹⁸

För att ytterligare förenkla inköpsprocessen kan ansvaret för att fylla på lagret överlåtas på leverantören. Genom att leverantören får kontinuerlig information om försäljningen av olika artiklar, kan denne beräkna kundens lagerbehov och planera nya leveranser utan att någon leveransplan eller order skickas.² För-delen för leverantören är att denne då får en bättre och snabbare kunskap om vad som händer på marknaden, vilket innebär att planeringen av produktion och

marknadsföring underlättas. Dessutom kan lagernivåerna minskas både hos leverantören och hos kunden.⁵

Fakturahanteringsprocessen

De traditionella pappersfakturorna kan ersättas med EDI-meddelanden för fakturor, så kallade elektroniska fakturor. Detta innebär att en faktura skapas i leverantörens datasystem, men istället för att skrivas ut på papper och skickas till kunden, sänds fakturan elektroniskt direkt till kundens datasystem.¹⁸

Vissa företag har gått ett steg längre och har slutat att använda fakturor som grund för betalning till leverantörerna. Den leveransplan som har skickats till leverantören jämförs istället automatiskt i datasystemet med de uppgifter om godset som har lästs in från godsflaggan. Om dessa uppgifter överensstämmer, skickas automatiskt en betalningsorder till banken.⁵

En annan möjlighet är att jämföra den elektroniska leveransaviseringen med uppgifterna som har lästs in från godsflaggan. Om dessa uppgifter överens-stämmer, kan uppgift om aktuellt pris inhämtas från en databas och därefter kan betalning ske automatiskt. Kunden kan i detta fall använda leveransaviseringen som verifikation i sin bokföring. I leverantörens datasystem skapas en faktura, trots att den inte skickas till kunden. Denna faktura refererar till den leverans-avisering som har sänts till kunden, vilket innebär att rätt fordran kan prickas av i kundreskontran när betalningen anländer.¹⁸

Det finns även exempel på företag som har gått ytterligare ett steg längre. Dessa företag ser sina leverantörer som en del av det egna företaget och betalar där-med sina leverantörer först när den färdiga produkten är såld. Detta innebär att om företaget exempelvis har sålt 100 bilar, sker i efterhand betalning för 100 växelspakar till leverantören av dessa.⁵

Arkivering av EDI-meddelanden

Av de dokument som beskrivs i detta examensarbete, är det endast arkiveringen av fakturor som är reglerad i lagstiftning. För övriga dokument, exempelvis order, är det upp till varje enskilt företag att bestämma hur arkivering skall ske.^ref3

EDI-meddelanden avseende fakturor får arkiveras på maskinläsbart medium, exempelvis optisk disk, diskett eller magnetband, under förutsättning att de genom omedelbar utskrift kan tas fram i vanlig läsbar form. Detta gäller under hela den tioåriga arkiveringstiden.²¹

Dessutom gäller den så kallade "varannanlänksprincipen". Den innebär att om verifikationerna (fakturorna) arkiveras på maskinläsbart medium, måste grund-bokföringen vara i vanlig läsbar form. Även det omvända gäller, det vill säga att om grundbokföringen arkiveras på maskinläsbart medium, måste verifikationerna arkiveras i vanlig läsbar form.²¹ Av denna anledning rekommenderar Lars

Dykert, auktoriserad revisor vid KPMG Bohlins AB, att grundbokföringen skrivs ut på papper, eftersom den är mindre omfattande än verifikationerna.

Grundbokföringen avser det första ledet av bokföringen. Den benämns ofta

verifikationslista och innehåller redovisningstransaktioner i kronologisk ordning.^ref3

Det bör påpekas att om ett elektroniskt dokument av någon anledning skrivs ut på papper, är det denna version av dokumentet som är giltigt.^ref3

Det finns ett antal faktorer som är viktiga att tänka på i samband med arkivering av elektroniska dokument. För det första måste data sparas i ett format som går att läsa även om dagens datautrustning ersätts med ny datautrustning. Alternativt kan den gamla datautrustningen sparas istället. Dessutom bör dokumentation upprättas som talar om vad olika dataposter och interna koder betyder. Ur säkerhetssynpunkt är det även viktigt att en kopia av materialet görs och att denna kopia förvaras på en annan plats än originalet.²⁴