I detta kapitel ges en sammanfattning av de erfarenheter som de olika företagen från praktikfallen anger att de har erhållit vid EDI-införandet. Samman-fattningen ger alltså inte en heltäckande bild av samtliga erfarenheter som ett företag har erhållit, utan snarare en bild av vilka erfarenheter som framhålles av företaget.
Datacenter hos Frontec
X.25 VAN-leverantör
Ex:Telia, GEIS, PostNet.
Kund 1
Leverantör 1 Leverantör 2 Kund 3
Kund 2 Leverantör 4 Leverantör 3
Företag 1 Företag 2 Företag 3
Val av artikelkategorier
Scania har valt att använda EDI-kommunikation för de artiklar som serie-tillverkas och som går direkt in i produktionen. Förrådshanteringen har inte prioriterats, eftersom kapitalbindningen i förrådet är låg.
Val av samarbetspartner inom EDI
Till en början införde Scania EDI mot leverantörer med stor volym och stor artikelmängd. Husqvarna AB började med att införa EDI mot de leverantörer som svarade för ett stort volymvärde och som redan hade infört EDI på grund av att de även var leverantörer mot bilindustrin. IKEA valde att börja med att införa EDI mot de leverantörer som levererade skrymmande produkter som IKEA inte önskade lagerhålla.
Idag har Scania som mål att alla leverantörer skall vara "premium supplier", det vill säga bland annat använda EDI. Husqvarna AB arbetar aktivt med att
involvera så många leverantörer som möjligt i ett EDI-samarbete. När nya
leverantörer anlitas av Volvo Lastvagnar AB ställs kravet att EDI skall användas.
Kravet frångås endast om Volvo Lastvagnar AB är beroende av leverantören och inte kan beställa artikeln från någon annan.
Scania har övergått till att i större utsträckning köpa in färdigmonterade produkter och får därför färre leverantörer att kommunicera via EDI med.
Utformning av EDI-kommunikationen
Såväl Scania-koncernen som Volvo-koncernen har varsitt gemensamt databolag som handhar den tekniska sidan av EDI-kommunikationen. Husqvarna AB låter all sin EDI-kommunikation gå centralt via Electrolux AB, så denna lösning kan anses vara likvärdig med de tidigare nämnda lösningarna. Även IKEA har valt att sköta sin EDI kommunikation centralt och de har även ett egenutvecklat
datasystem som innehåller en IKEA-box som installeras hos leverantören.
Scania har ej intresse av att kommunicera via ett VAN-företag, eftersom de
själva vill ha full kontroll över informationsflödet. De anser även att ledtiden ökar vid användande av en tredje part och de ifrågasätter vem som har ansvaret om fel
Även ESMA Försäljnings AB, föredrar direktkommunikation framför tredje-partskommunikation, eftersom de anser att en nära kommunikation med kunden är nödvändig.
Användande av leverantörsavtal
Både Scania och Volvo Lastvagnar AB har leverantörsavtal som reglerar informationsflödet och leveransflödet. Volvo Lastvagnar AB upprättar även avtal om EDI-kommunikationen.
Varje leverantör som ingår i ett EDI-samarbete med Volvo Lastvagnar AB, erhåller en pärm som beskriver användandet av EDI hos Volvo Lastvagnar AB.
Införande av olika meddelanden
Både Scania och Volvo Lastvagnar AB började med att använda meddelandet för leveransplaner, DELINS. Sedan infördes hos båda företagen meddelandet för leveransavisering, AVIEXP. Därefter följde meddelandet för fakturor, INVOIC.
Hos ESMA Försäljnings AB infördes även först leveransplan och leveransavisering, vilka sedan eventuellt kommer att följas av fakturor.
Val av standard
Scania förväntas 1997 ha övergått till EDIFACT-standarden. Inom Volvo-koncernen förväntas fakturor av EDIFACT-standard börja användas internt Därefter väntar för Volvo-koncernen en övergång till EDIFACT-standard även för övriga meddelanden. ESMA Försäljnings AB använder ODETTE-standarden idag, men de ser inte något problem i att börja använda EDIFACT-standarden.
Hos Volvo Lastvagnar AB anses en fördel med EDIFACT-standarden vara att den inte bara är inriktad på traditionell produktion, utan även passar för
kommunikation avseende tjänster.
Arkiveringskrav
Scania arkiverar dokumenten i en dator till en början. Därefter övergår
dokumenten till en robotstation efter en viss tid. Sedan filmas dokumenten på mikrofilm och arkivas i ett arkiv. Vanligtvis tas även papperskopior ut och arkiveras, även om detta inte anses vara nödvändigt.
Hos ESMA Försäljnings AB skall dokumenten finnas sparade på hårddisken en viss tid, för att sedan lagras på CD-ROM skivor.
Hos Volvo Lastvagnar AB, skrivs alla dokument ut på papper för arkivering.
Detta på grund av att företagets revisorer kräver detta. Även Husqvarna AB gör på detta sätt idag, men undersökningar pågår inom Electrolux AB för att skapa ett elektroniskt arkiv.
Genomförande av ekonomisk kalkyl
Ingen ekonomisk kalkyl har genomförts hos Scania på grund av att många
kostnader som uppstår vid ett EDI-införande anses vara icke-kvantifierbara. Det anses även vara svårt att avgöra vilka kostnader som beror på ett införande av EDI och vilka som beror på andra processförändringar.
Inte heller Volvo Lastvagnar AB har genomfört en ekonomisk kalkyl. Det enda som har genomförts är en uppföljning av hur lageromsättningen har förändrats i takt med att EDI har införts.
På Husqvarna AB gjordes endast grova uppskattningar innan EDI infördes.
Anledningar till införande av EDI
De saker som i praktikfallen anges av företagen som anledningar till att införa EDI, sammanfattas nedan i punktform. Vid varje punkt anges även vilka företag som har angivit respektive anledning till införande. Med bokstaven "S" avses Scania, med bokstaven "V" avses Volvo Lastvagnar AB, med bokstaven "H"
avses Husqvarna AB, med bokstaven "I" avses IKEA och med bokstaven "E"
avses ESMA Försäljnings AB.
Anledning till införande Företag
- Konkurrensfördel. E
- Mindre administrativt arbete. E, I, V
- Effektivare informationsöverföring. V - Säkerställer att informationen når fram till
adressaten. E, S
- Minskade kommunikationkostnader. S
- Kapitalrationalisering. S
- Tidsbesparing vid arbete med leveransplaner. E, S - Ökad leveranssäkerhet på grund av mer
aktuella leveransplaner. E
- Behöver ej ringa för att kontrollera var godset
befinner sig. E, H, S
- Underlättar produktionsplaneringen (på grund
av användandet av AVIEXP). H, S, V
- Enklare och snabbare godsmottagning som
kräver mindre ytor. H, V
- Förenklad fakturahantering. E, H, S, V
- Färre felskrivningar. V
Tänkvärt om EDI
Både på Scania och på Volvo Lastvagnar AB anses att företagets datasystem och EDI-systemet måste vara integrerade. IKEA överlåter till sina leverantörer att själva genomföra denna integrering med utgångspunkt från IKEA-boxen och på IKEA är de istället främst intresserade av att leverantören kan kommunicera via EDI. Hos ESMA Försäljnings AB, har de ännu inte genomfört denna integrering, varvid onödigt manuellt arbete krävs.
På Scania förklaras även att det i vissa fall inte bara är att integrera data-systemen, utan att det befintliga datasystemet ibland även måste anpassas till EDI-kommunikationen. Hos Volvo Lastvagnar AB nämns till exempel att ett tillförlitligt prognossystem måste utvecklas. Av Scania förklaras även vikten av att begränsa den informationsmängd som skickas på EDI-meddelandet.
På Scania anses att EDI bör genomföras på central nivå och att inte alltför stora lokala anpassningar skall göras för olika dotterbolag. På Husqvarna förklaras däremot att dotterbolagen får lättare att anpassa sig och utforma sina
meddelanden utifrån olika leverantörers behov om varje dotterbolag ges möjlig-het att själva påverka upplägget av sitt EDI-system.
På Volvo Lastvagnar AB påpekas att det kan ta allt från dagar till månader att införa EDI mot olika leverantörer, beroende på vilken datormognad som leverantören besitter. På Husqvarna AB förklaras att tekniska problem hos leverantören eller företaget självt, kan medföra att det tar upp till ett halvår att införa EDI mot en leverantör.
Både hos Scania och hos Volvo Lastvagnar AB påpekas att kvalitetssäkring av de leverantörer som implementeras i EDI-samarbetet bör genomföras. Detta för att säkerställa att leverantörerna har driftssäkra system och väl dokumenterade rutiner. Hos Husqvarna AB förklaras att det även är viktigt att godset är
kvalitetssäkrat.
På Scania anses det vara viktigt att tillse att EDI-projektet är förankrat i hela företaget och att det finns angivet vem som har det övergripande ansvaret för EDI-arbetet. På IKEA påpekas även att det är viktigt att EDI inte blir en data-fråga, utan att hela organisationen involveras.
Hos IKEA poängteras även vikten av utbildning av den personal som påverkas av EDI-systemet i sitt dagliga arbete. Det anses även vara av betydelse att
till-räckliga resurser tillsätts för att snabbt kunna lösa de tekniska problem som uppstår.
Om ett företag endast sänder ett litet antal meddelanden och om företagets affärspartners använder sig av olika VAN-leverantörer, kan det vara lämpligt att utnyttja en tredje part som handhar kommunikationslösningen via EDI. Ett exempel på en sådan lösning tillhandahålles av Frontec AB och kallas för Quick Start.