PROCESS FÖR UPPDELNING AV FAKTUROR

Denna process har kartlagts genom samtal med två personer som arbetar på leverantörsreskontran ref10, ref14

och med inköpare i både Gimo ^ref11 och Västberga

ref5.Processen finns sammanfattad som processkarta 12 i bilaga 3.

De fakturor som registreras av leverantörsreskontran skall registreras i ett antal olika fakturaregistreringssystem. När posten öppnas av postansvarig på

leverantörsreskontran, sker därför en uppdelning av fakturorna med avseende på fakturaregistreringssystem och registreringsperson. I detta kapitel redogörs för hur denna uppdelning går till och vad det är som föregår uppdelningen.

Fakturahanteringsprocessen startar med att posten anländer till Sandviken, till Gimo eller till Västberga. Därför kommer dessa processer att redogöras för till att börja med, för att slutligen komma fram till uppdelningen efter

faktura-registreringssystem och registreringsperson.

Postöppning i Västberga

Inköpsavdelningen i Västberga har valt att låta leverantören skicka fakturorna till Västberga, eftersom inköparen där anser att fakturaadressen och

leverans-adressen bör vara densamma.^ref5

Tidigare har försök gjorts inom Sandvik Coromant med att ha olika adresser, så att fakturorna gick direkt till Sandviken, medan godset gick till Gimo och Väst-berga. Detta medförde alltför många förvecklingar, med fakturor eller gods på fel ort, varvid Sandvik Coromant i Västberga övergick till att ha samma

fakturaadress som leveransadress.^ref5

När en faktura anländer till inköpsavdelningen i Västberga, kontrolleras först om en orderbekräftelse finns att tillgå. I så fall jämförs priset på fakturan med priset på denna orderbekräftelse. Om dessa överensstämmer, vidarebefordras fakturan till leverantörsreskontran i ett kuvert tillsammans med övriga fakturor som skall skickas dit. Om priset på fakturan är lägre än det pris som har angivits på

orderbekräftelsen, ändras priset på ordern i inköpssystemet COIN, av inköparen.

Därefter skickas fakturan till leverantörsreskontran. Om priset på fakturan är högre än det pris som har angivits på orderbekräftelsen (en mycket ovanlig situation), tas kontakt med leverantören, eftersom någonting då måste vara fel.

Om en orderbekräftelse ej har inkommit från leverantören och både faktura och gods har levererats, gör inköparen en jämförelse mellan priset på fakturan och det uppskattade pris som beställaren har angett på ordern. Om dessa

överens-stämmer tillräckligt väl eller om priset på fakturan är lägre än det uppskattade pris som har angivits av beställaren, ändras priset på ordern i inköpssystemet COIN och fakturan skickas därefter till leverantörsreskontran för

faktura-registrering och betalning. Om priset på fakturan är högre än det uppskattade pris som har angivits av beställaren, skickas en fakturakopia till beställaren för attest.

När kopian är attesterad, skickas den tillsammans med fakturan till leverantörsreskontran.

Inköparen i Västberga ser alltså till att alla fakturor som kommer till Västberga och som måste attesteras, är attesterade innan de skickas vidare till leverantörs-reskontran för fakturaregistrering och betalning.^ref14

Postöppning i Gimo

Till Gimo skickas ungefär 75 000 fakturor under ett år. Samtliga fakturor vidarebefordras direkt till leverantörsreskontran för att registreras där.^ref1

Vanligtvis står det på orderna från Gimo att fakturaadressen är Sandviken, men oftast skickas fakturorna till Gimo i alla fall, eftersom det är

leverans-adressen.^ref14

Postöppning hos leverantörsreskontran

Under en vecka ankommer cirka 200 - 250 fakturor till leverantörsreskontran.

Varje dag är det en person som arbetar på leverantörsreskontran som är

postansvarig och som har hand om allt postöppnande som berör avdelningen.

Till leverantörsreskontran kommer det post två gånger per dag. Den externa posten ankommer på morgonen och på eftermiddagen ankommer posten från

Gimo. Till den senare används inte Postverket, utan det går en intern budbil mellan Gimo och Sandviken.

Fakturorna sorteras direkt vid postöppningen i olika högar beroende på vilket fakturaregistreringssystem som skall användas och vilken person det är som skall registrera dem.

Uppdelning av fakturor efter fakturaregistreringssystem

Vid postöppnandet hos leverantörsreskontran sorteras fakturorna i olika högar med avseende på det ordernummer som finns registrerat på fakturan. Order-numret visar i vilket fakturaregistreringssystem fakturan skall registreras och därigenom även vem det är som skall göra registreringen.

De högar som fakturorna delas upp i är en hög för registrering i COPEK1, en hög för registrering i COPEK2 och en hög för registrering i SANLEV.

På vissa fakturor finns inte något ordernummer angivet. Dessa fakturor läggs då i en speciell hög för attestering.

Uppdelning av fakturor efter registreringsperson

Den postansvarige delar, som tidigare nämnts, upp fakturorna i fyra högar. Den första högen med fakturor, skall registreras i COPEK1. Dessa fakturor avser inköp av produktionsmaterial, inköp med avseende på en speciell kundorder eller lageröverföringar mellan centrallagren. Denna hög lämnas till den person som har hand om denna registrering. Detta förfarande beskrivs i kapitel 6.2.

För den andra högen med fakturor, där ordernummer inte finns registrerat på fakturan, finns det inte någon möjlighet att ta reda på vilket konto som fakturan skall betalas mot. Med detta avses att det inte går att ta reda på vilket kostnads-ställe som fakturan skall belasta. Därmed måste dessa fakturor attesteras innan betalning kan ske. På samma gång som attest för konto sker, attesteras även pris och kvantitet.

Attestförfarandet innebär att en kopia tas på fakturan (om inte en fakturakopia redan finns). Denna atteststämplas sedan med en stämpel som frågar vilket konto som tillskrivs fakturan och vilket pris som skall stå på ordern samt anger till vem fakturan skall återsändas. Fakturakopian skickas därefter ut till beställaren för

attest. Beställaren är i detta fall den person som anges som referensperson på fakturan.

Fakturaoriginalet datumstämplas och behålles hos leverantörsreskontran, som på så sätt kan övervaka hur lång tid attestförfarandet tar.

När fakturakopian återkommer till leverantörsreskontran efter attestering hos beställaren, häftas fakturakopian ihop med fakturaoriginalet, av den person som var postansvarig den dag då fakturakopian skickades ut på attest. Det är även denna person som ansvarar för att fakturan registreras i lämpligt faktura-registreringssystem. Om ett ordernummer har angivits på atteststämpeln av beställaren, skall fakturan registreras i COPEK2. Om bara ett konto har angivits på atteststämpeln, skall fakturan registreras direkt i SANLEV. Båda dessa

registreringar äger rum så snart som tid finnes och fakturorna läggs alltså inte underst i en hög för senare registrering.

Exempel på fakturor som ordernummer i vissa fall saknas på, är fakturor för de order som har lagts via telefonbeställning. Detta beror vanligtvis på att inget ordernummer anges direkt i telefonen och på att inköpet sedan inte registreras i inköpssystemet COIN.

Den tredje högen med fakturor, det vill säga högen med fakturor som skall registreras direkt i SANLEV, verifikationsstämplas och registreras sedan av postansvarig, så snart som uppdelningen av fakturorna är färdig. De fakturor som direkt skall registreras i SANLEV är sådana fakturor som det inte finns någon order till, exempelvis fordonsskatt.

Den fjärde högen med fakturor innehåller fakturor som skall registreras i

COPEK2 och som avser inköp av bland annat förbrukningsmaterial som lagras i förrådet. Fakturorna ur denna hög, verifikationsstämplas och sedan kontrolleras de angivna betalningsvillkoren på fakturorna. Om fakturan har en kortare

kredittid än 30 dagar, måste fakturan registreras av postansvarig direkt då uppdelningen av fakturorna är avslutad.

Fakturor med kort kredittid kan exempelvis vara fakturor avseende kostnader för blommor eller restaurangbesök, för vilka betalningstiden vanligen är tio dagar.

Vidare kontrolleras även om en faktura är nära förfallodag och därför måste registreras direkt av postansvarig eller om fakturan kan läggas i den hög av COPEK2-fakturor som registreras löpande av de som arbetar med denna registrering på leverantörsreskontran.

På de fakturor som anländer från Västberga kontrolleras förfallodag särskilt noggrannt. Dessa fakturor attesteras, som tidigare nämnts, i Västberga innan de skickas vidare för registrering i Sandviken. Om attesteringsförfarandet har varit tidskrävande i Västberga, är det möjligt att förfallodag för fakturan ligger nära i tiden. Då måste denna faktura ges förtur till registrering framför övriga fakturor.

Dessa sena fakturor från Västberga anses, av de som arbetar med

leverantörsreskontran i Sandviken, vara ett alltför vanligt förekommande problem.

Samtliga "vanliga" fakturor som skall registreras i COPEK2, det vill säga fakturor där alla uppgifter är korrekta samt där kredittiden är 30 dagar och en viss tidsfrist återstår till fakturans förfallodatum, läggs underst i en hög av

fakturor. Ur denna hög plockas allt eftersom en bunt fakturor att registrera av de som arbetar med registrering av fakturor i COPEK2. Denna hög motsvarar maximalt en veckas fakturor, det vill säga en faktura kan bli liggande en vecka i väntan på registrering (vanligtvis tre till fem dagar).

Den hög med fakturor som kräver omgående registrering av postansvarig för dagen, består alltså av fakturor med kort kredittid, av fakturor som har nära till förfallodatum och av fakturor som skall registreras direkt i Sandvik AB:s centrala fakturaregistreringssystem, SANLEV.