Förslag på leverantörer att införa EDI mot

Med avseende på insamlad teori och insamlad information i praktikfallen,

skapas vissa kriterier som är viktiga hos en leverantör om ett företag skall införa EDI mot denna. Dessa kriterier jämförs med de egenskaper hos respektive

leverantör, som har framkommit i frågeformulären samt efter samtal med inköpschefen hos Sandvik Coromant i Sandviken^ref9. På så sätt erhålls

information om vilka leverantörer som kan anses vara lämpliga för Sandvik Coromant att införa EDI mot, om företaget beslutar sig för att införa detta.

Kriterier för införande

Kriterierna för vad som skall gälla för att en leverantör skall anses vara lämplig att införa EDI mot, kan delas upp i tre huvudområden. Dessa områden behandlar samarbetet mellan företagen, informationen som sänds mellan företagen och de resurser som leverantören har.

För att få en bild av vilka leverantörer som är lämpliga att införa EDI mot,

sammanfattas kriterierna i en tabell, se bilaga 7. I tabellen redovisas med ett "X", vilka av leverantörerna som uppfyller de olika kriterierna. Leverantörerna är i tabellen redovisade i storleksordning uppifrån och ned med avseende på fakturerat värde till Sandvik Coromant under 1995.

Påpekas bör att leverantörernas uppfyllandegrad av de olika kriterierna alltså endast grundar sig på de svar som har angivits på frågeformulären av respektive

leverantör samt på den information som har erhållits av inköpschefen i Sandviken^ref9. Vid ett eventuellt införande av EDI, torde en djupare under-sökning av respektive leverantörs förutsättningar för ett införande av EDI, vara nödvändig.

Med hänsyn tagen till önskemål om sekretess, namnges inte heller här vilka leverantörer som avses. Detta delges dock Sandvik Coromant.

Samarbete

• Kriterium 1: Intresserad av att införa EDI.

För att ett EDI-införande skall bli lyckat, krävs det att båda parter är intresserade av att införa EDI. Genom att läsa igenom frågeformuläret, erhålls en uppfattning om vad leverantören anser om ett EDI-införande.

Leverantörernas uppfattningar finns redovisade i bilaga 8, sid.1-2.

• Kriterium 2: Samarbetet fungerar bra idag.

Om samarbetet mellan företagen redan idag fungerar bra, finns goda förut-sättningar för ett lyckat EDI-samarbete. Efter samtal med inköpschefen hos Sandvik Coromant^ref9, uppmärksammas att samarbetet med de leverantörer som ingår i denna undersökning, i stora drag fungerar bra redan idag. Till och från förekommer det problem, men dessa kan alltid lösas och det är inte hos någon speciell leverantör som problemen är oftare förekommande än hos de andra leverantörerna.

Information

• Kriterium 3: Stor informationsvolym.

Ett kriterium som berör informationen som skickas mellan parterna och som i praktikfallen förklaras vara en lämplig utgångspunkt för ett EDI-införande, är att denna informationsvolym är stor. Uppgifter om i vilken utsträckning de olika leverantörerna uppfyller detta kriterium, erhålles genom samtal med inköpschefen hos Sandvik Coromant^ref9 samt genom granskande av de direkta frågorna angående företagets nätverksrelationer i frågeformuläret.

• Kriterium 4: Bra struktur på informationen.

Om den information som skickas mellan företagen idag är strukturerad och rutinmässig och därmed inte behöver kontrolleras och bearbetas av mot-tagaren i så stor utsträckning, finns goda förutsättningar för ett EDI-införande. För att undersöka hur väl detta kriterium är uppfyllt för olika leverantörer, tillfrågades inköpschefen hos Sandvik Coromant^ref9, som

förklarade att det finns väl utformade rutiner och avtal som följs vid kontakten med leverantörerna. Den information som skickas mellan företagen idag, anses alltså vara såväl rutinmässig som strukturerad.

Resurser

• Kriterium 5: Möjlighet till integrerade datasystem.

En förutsättning för att EDI skall kunna användas på ett effektivt sätt, är att båda parters interna datasystem är integrerade med EDI-systemet. För att detta skall fungera effektivt, krävs därutöver att de interna datasystemen både hos företaget och hos leverantören är integrerade.

I frågeformuläret frågas om vilka datortillämpningar som finns hos leverantören. Svaren på dessa frågor finns redovisade för respektive leverantör i bilaga 8, sid.3-5. Genom att granska dessa svar, kan en upp-fattning erhållas om leverantörens möjlighet till att integrera sin verksamhet och på så sätt uppfylla detta kriterium.

Om leverantören inte har datorerna som används vid lager- och

order-hantering ihopkopplade i ett nätverk, kommer manuellt arbete att krävas för att kontrollera om kvantiteten på den inkomna ordern finns i lager. Detta faktum är en försvårande omständighet vid arbetet med att integrera data-systemen.

• Kriterium 6: Använder EDI idag.

Om en leverantör redan använder EDI mot andra kunder, kan denna leverantör vara en lämplig part att införa EDI mot. Genom att i

fråge-formuläret dela upp leverantörerna med avseende på införandegrad av EDI, uppmärksammas vilka leverantörer som uppfyller detta kriterium.

• Kriterium 7: Resurser att införa EDI.

Med hänsyn tagen till leverantörens datormognad, möjligheter till extern datorkommunikation och leverantörens storlek, avgörs om leverantören antas ha möjlighet att göra de investeringar som krävs för att införa EDI mot

Sandvik Coromant. Även leverantörens datormiljö har betydelse för dennes möjlighet till införande av EDI, eftersom kostnaden för EDI-programvara

beror på i vilken miljö som den skall användas. Datormiljön har dock mindre betydelse än de övriga faktorerna. Informationen som ligger till grund för antagandet om leverantörens möjlighet att göra investeringar i EDI, härrör från frågeformulären och finns redovisad i bilaga 8, sid 6-8.

Från Sandvik Coromant:s sida torde det dock inte spela någon roll vilken datormiljö som används av leverantören. Det anses till exempel inte bli svårare att införa EDI mot en leverantör bara för att denne använder PC istället för AS/400.^ref2

Utöver dessa kriterier, kan ett EDI-samarbete även vara lämpligt att införa om Sandvik Coromant önskar knyta en leverantör närmare sig och förbättra sam-arbetet med denna. Detta förutsätter dock att många av de nämnda kriterierna redan är uppfyllda.

Vissa kriterier ur teorin och praktikfallen anses ha tämligen begränsad relevans för Sandvik Coromant. Som exempel kan nämnas kriteriet att EDI gärna skall införas mot en leverantör som är ett stort företag som har dokumenterad

erfarenhet av EDI. Av de 18 leverantörer som erhöll frågeformuläret, innehar inte någon en sådan EDI-status som avses i teoriavsnittet om detta i kapitel 3.5.3.

Lämpliga leverantörer

Efter sammanställning av matrisen över leverantörer och kriterier, erhålls en bild över vilka typer av leverantörer som kan anses vara lämpliga att införa EDI mot.

Leverantörstyp 1: Involveras i pilot-projektet

Till en början bör endast en leverantör involveras i ett EDI-samarbete. Detta för att erhålla ett lyckat projekt. Den leverantör som skall involveras i pilot-projektet, bör uppfylla så många som möjligt av de ovan nämnda kriterierna.

Samarbetet måste både av Sandvik Coromant och av leverantören själv, anses fungera bra och informationsflödet måste vara stort mellan företagen, på samma gång som informationen är strukturerad och rutinmässig. Leverantören bör gärna redan använda sig av en EDI-lösning, för att på så sätt kunna bidraga med sin erfarenhet vid ett EDI-införande. Ett exempel för Sandvik Coromant:s del, på en sådan typ av leverantör, är "Leverantör 1". En faktor som denna leverantör dock måste åtgärda före ett eventuellt införande av EDI mot denna, är EDI-systemet

Leverantörstyp 2: Har förutsättningar och intresse för införande

När pilot-projektet är genomfört, bör fler leverantörer involveras i ett

EDI-samarbete. Den typ av leverantör som då föreslås vara lämplig att införa EDI mot är den leverantör som har resurser att införa EDI, som har förutsättning att kunna integrera det interna datasystemet med EDI-systemet och som visar intresse för ett EDI-införande. Exempel på denna typ av leverantör, är "Leverantör 2",

"Leverantör 3", "Leverantör 11", "Leverantör 12" och "Leverantör 13".

"Leverantör 8" torde även tillhöra denna leverantörstyp, men ett införande av EDI torde ta längre tid mot denna leverantör än mot de övriga. Detta på grund av att "Leverantör 8" till att börja med måste integrera de interna systemen för lager-och orderhantering.

Leverantörstyp 3: Har förutsättningar, men inte intresse för införande

För de leverantörer som har de tekniska förutsättningar och de resurser som

krävs för ett EDI-samarbete, men som inte är nämnvärt intresserade av ett sådant, kan vissa påtryckningar från Sandvik Coromant vara nödvändiga om EDI skall införas mot dessa. Exempel på den typ av leverantör som i detta fall avses är

"Leverantör 4", "Leverantör 5", "Leverantör 9" och "Leverantör 10". "Leverantör 5" och "Leverantör 9" uttrycker visserligen åsikten att om moder-bolaget

bestämmer att EDI skall införas, kommer ett sådant införande att beaktas, men att ett införande av EDI inte är någonting som leverantören själv, än så länge, kommer att initiera.

Leverantörstyp 4: Har intresse, men inte förutsättningar för införande

Om leverantören förklarar sig vara intresserad av ett EDI-samarbete, men ännu inte har de tekniska förutsättningar som krävs för ett införande av EDI, kan antas att EDI kommer att kunna införas mot denna leverantör vid en senare tidpunkt, när leverantören har skaffat sig de tekniska förutsättningar som krävs. Exempel på en sådan leverantör är "Leverantör 6". Denna leverantör bör Sandvik

Coromant alltså avvakta att införa EDI mot.

Leverantörstyp 5: Har överhuvudtaget inte förutsättningar för införande

Om leverantören inte alls uppfyller de tekniska kriterierna för ett EDI-införande, bör inte EDI införas mot denna, även om samarbetet fungerar bra idag och

leverantören är intresserad av ett EDI-samarbete. Exempel på denna typ av leverantör är "Leverantör 14", "Leverantör 15" och "Leverantör 16". Mot dessa leverantörer anses i dagsläget inte EDI vara lämpligt att införa, eftersom ett införande av EDI kommer att innebära avsevärda kostnader och kommer att kräva mycket tid för att åtgärda de tekniska bristerna hos dessa leverantörer, för att framgångsrikt kunna införa EDI.

8 SLUTSATS

Den slutsats som vi väljer att dra av detta examensarbete, är att ett införande av EDI i inköpsprocessen och i fakturahanteringsprocessen hos Sandvik Coromant är att rekommendera.

Denna slutsats har framtagits genom noggrannt övervägande av vilka fördelar som uppkommer och vilka problem som måste lösas om EDI skall införas i ovan nämnda processer.

De argument som vi anser vara viktigast för att EDI skall införas hos Sandvik Coromant, redovisas nedan.

• Processförändringar är nödvändiga oavsett om EDI införs eller ej.

Det mest krävande för Sandvik Coromant vid ett införande av EDI, anser vi vara att relativt omfattande processförändringar är nödvändiga för att erhålla en så effektiv EDI-lösning som möjligt. De processförändringar som avses finns redovisade i kapitel 7.1.

Dessa processförändringar anser vi vara nödvändiga även om ett beslut fattas att inte införa EDI. Detta för att på ett effektivare sätt kunna genomföra de arbetsmoment som idag utförs.

Ett införande av EDI innebär alltså inte några extra ansträngningar i att genomföra processförändringar, dessa bör genomföras i vilket fall som helst.

• Ett införande av EDI, innebär inte några större kostnader för Sandvik Coromant avseende de tekniska lösningarna.

Eftersom Sandvik-koncernen redan idag har en EDI-lösning på försäljnings-sidan, finns i stor utsträckning redan den systemteknik som krävs för ett införande av EDI i inköpsprocessen och fakturahanteringsprocessen.

När de processförändringar som tidigare nämnts, väl har genomförts, torde alltså kostnaderna för att börja kommunicera med leverantörerna via EDI bli marginella. De stora kostnaderna torde alltså ligga i anpassningen av de interna datasystemen till att klara av de högre krav som ställs på dessa vid

kommunikation via EDI. Dessa system måste då till exempel möjliggöra att bättre prognoser än idag kan göras och att leveransplaner kan skrivas ut oftare än de skrivs ut idag (se kapitel 7.1).

• Fakturaregistreringen förenklas avsevärt.

I och med att fakturorna inte behöver registreras manuellt om de skickas via EDI, kommer det mest tidskrävande arbetet på leverantörsreskontran att

reduceras och i det optimala fallet till och med att försvinna. Fakturorna kommer då automatiskt att överföras via EDI-systemet, från leverantörens interna datasystem till fakturaregistreringssystemet hos Sandvik Coromant.

Även kontrollen av om fakturan är korrekt sker automatiskt.

Såväl arbetet med att registrera fakturan som arbetet med att kontrollera denna, skulle alltså kunna reduceras vid ett införande av EDI, varvid de som arbetar på leverantörsreskontran endast skulle behöva sysselsätta sig med de fakturor som på något sätt är felaktiga.

• EDI-kommunikation kommer att bli allt vanligare i framtiden.

Under examensarbetets gång har vi blivit alltmer övertygade om att

användandet av EDI kommer att öka i framtiden. Även om Sandvik Coromant aldrig kommer att kunna kommunicera via EDI med alla sina leverantörer, kommer EDI-kommunikation att vara ett alternativt kommunikationssätt även med leverantörer med vilka Sandvik Coromant endast utbyter små

informationsvolymer. Detta på grund av att dessa leverantörer i framtiden antagligen har infört EDI mot någon annan av sina kunder och därmed även kan

kommunicera via EDI med Sandvik Coromant.

På grund av den stora expansionen inom EDI-området som pågår för när-varande, skulle ett införande av EDI idag hos Sandvik Coromant ligga bra i tiden. Vi föreslår därför att Sandvik Coromant börjar förbereda för ett

införande av EDI inom en snar framtid. Det kommer att ta tid att genomföra de processförändringar som vi har framhållit under detta examensarbete och de interna datasystemen måste även till viss del anpassas för att kunna kommunicera via EDI och för att kunna uppdatera informationen oftare.

Om Sandvik Coromant väljer att införa EDI idag, istället för inom några år,