Överblick av förvaltningskostnader fördelat mellan huvudprocesser

Sida redovisar alla förvaltningskostnader för utvecklingssamarbetet, totalt och fördelat per strategistyrd verksamhet. Redovisningen och analysen av Sidas förvaltningskostnader1 _byg-

ger på den tidredovisning som Sida införde under 2013.2 _{I tidredovisningen fördelar Sidas}

medarbetare sin arbetstid på de arbetspro- cesser som fastställdes av generaldirektören i mars 2012.

Sidas arbetsprocesser och tidsredovisning Sidas processer och verksamhet definieras grovt antingen som handläggning (huvudprocesser) eller förvaltning (lednings-, styrnings-, och stödjande pro- cesser). I huvudprocesserna utförs myndighetens upp- gifter i enlighet med förordningen (2010:1080) med instruktion för Sida, medan lednings- styrnings-, och stödjande processer skapar förutsättningar och stöd för huvudprocesserna.

Sida använder tidsredovisningen för att fördela för- valtningskostnaderna på Sidas processer, den strategi- styrda verksamheten och totalt för utvecklingssamar- betet i enlighet med Regleringsbrevet3_{. Timmarna}

1 Förvaltningskostnader definieras som verksamhetskostnader enligt resultat- räkningen.

2 Tidredovisningen omfattar Sidaanställd personal i Sverige, utlandsstationerad personal samt nationella programhandläggare, controllers och programad- ministratörer som arbetar med bistånd, samt övrig lokalanställd personal på utlandsmyndigheterna som arbetar med att utföra Sidas verksamhet. 3 1 580 timmar motsvarar en heltidstjänst.

28

4. SIDA UNDER 2013

Sidas årsredovisning 2013 som redovisas var inte kopplade till individuella löner

2013. I stället fördelas utfallet av förvaltningsanslaget för en process i proportion till hur många timmar som rapporterats på processen relativt totalt antal rapporterade timmar. Förvaltningskostnader per stra- tegi och strategistyrd verksamhet tar dock hänsyn till att kostnadssituationen på olika organisatoriska enhe- ter respektive utlandsmyndigheter skiljer sig. Det betyder att strategiarbete i en mer kostsam enhet innebär en högre förvaltningskostnad. Förvaltnings- kostnader för ledning- styrning och stödjande proces- ser har fördelats proportionellt på respektive huvud- process utifrån antalet redovisade timmar kopplade till processen. Den nya tidredovisningen innebär att Sida inte längre behöver göra någon tidsstudie för att uppskatta resursåtgången för året. Det förändrade tillvägagångssättet får också till följd att det inte är lämpligt att jämföra tidigare års förvaltningskostnader med 2013. Av den anledningen redovisas inte förvalt- ningskostnader per prestationstyp i treårsserier på anslagspost eller strateginivå. Däremot har det varit möjligt att uppskatta den genomsnittliga förvaltnings- kostnaden per insats på en Sida övergripande nivå mellan 2011 och 2013. Eftersom införandet av tidre- dovisning skett etappvis, med utlandsmyndigheterna först i oktober, har Sida viktat de redovisade tim- marna. Anställda på utlandsmyndigheter har bland annat tilldelats större vikter för att deras rapporterade timmar ska kunna representera även den del av året som inte ingått i tidredovisningen. Ambitionen är att rapporterade timmar ska vara så representativa för verksamheten som möjligt. De siffror som tidsredovis- ningen genererat och som används som underlag för fördelningen av förvaltningskostnaderna bör ses som rimliga uppskattningar snarare än exakta mått. Fördelningen av förvaltningskostnaderna Totala förvaltningskostnader för 2013 uppgår till 1 070 miljoner kronor vilket är en ökning med 8,75 procent jämfört med föregående år. Kostnader redo- visade under förvaltningsanslaget ökade med knappt 5,8 procent1_{. Ökningen beror framför allt på övriga}

driftskostnader2 _{och på kostnader för personal}3_.

Under 2013 ökade Sidas årsarbetskrafter med 3, 2 procent jämfört med 20124_.

Tabell 6: Förvaltningskostnader processer illustre- rar uppdelningen och hur förvaltningskostnaderna 1 Totalt utfall på förvaltingsanslaget under 2012 uppgick till 926 miljoner kronor

och 2013 till 980 miljoner koronor.

2 Ökade med 31 miljoner kronor det vill säga 8,4 procent från 2012. 3 Kostnader för personal ökade med 51 miljoner, det vill säga 9,5 procent

från 2012.

4 Från 562 årsarbetskrafter 2012 till 580 årsarbetskrafter 2013.

fördelas mellan Sidas övergripande processer, det vill säga huvudprocesser, lednings-styrnings- och stöd- jande processer. 2013 gick 58 procent av förvaltnings- kostnaderna till Sidas huvudprocesser. Under perio- den 2011–2013 har arbetet inom huvudprocesserna, det vill säga med Sidas operativa verksamhet, gradvis ökat vilket är i linje med Sidas målsättning. Personal- statistiken förstärker denna bild; den kategori som betecknas som operativ personal har ökat med 9 pro- cent under 2013. Personalstatistiken visar vidare att närmare 80 procent av personalen på utlandsmyndig- heterna ingår i kategorin Operativ, medan resten räk- nas till Ledning och, endast ett litet antal, till Stöd. I Sverige ser fördelningen annorlunda ut, knappt 56 procent av personalen har operativa funktioner, när- mare 10 procent ledningsfunktioner och cirka 33 pro- cent innehar en stödfunktion. Stödfunktionerna finns därmed framför allt i Sverige.

Stödjande processer

Tabell 6 visar att arbetet med stödjande processer har minskat betydligt mellan åren 2011 och 2013 och att arbetet med ledning och styrning i stället ökat. För- ändringen är till stor del en effekt av att Sida ändrat klassificeringen av processer. Ett antal processer som Sida tidigare år klassat som stödprocesser har under 2013 definierats som styrprocesser. En annan delför- klaring är att Sida redovisat viss traditionell stödverk- samhet på huvudprocesserna under 2013, exempelvis juridisk rådgivning inom insatshanteringen vilket Sida bedömer är en mer rättvisande beskrivning av arbetet.

Personalstatistiken underbygger slutsatsen eftersom personalkategorierna Stöd och Ledning endast har förändrats marginellt under året.

Lednings- och styrningsprocesser

Inom lednings- och styrningsprocesserna har mest resurser gått till kompetensutveckling under 2013, vil- ket inkluderar både att anordna kompetensutveckling och vara mottagare av detsamma. Därefter följer arbete med kompetensförsörjning samt utveckling och förvaltning av processer. Inom de stödjande pro- cesserna var det hanteringen av allmänna handlingar som tog mest tid för Sidas personal, följt av att han- tera in -och utbetalningar.

Huvudprocesser

I tabell 7 framkommer att inom Sidas huvudproces- ser kostar processen Bereda, genomföra och följa upp strate- gier, där dialogarbetet och insatshanteringen ingår, 938 miljoner kronor och upptar drygt 88 procent av

29 Sidas årsredovisning 2013

de totala kostnaderna, efter att overheadkostnader fördelats. Andelsmässigt ger det en minskning jämfört med 2012. Däremot har den faktiska kostnaden för processen ökat med 5, 6 procent.

Kostnaden för övriga huvudprocesser upptar knappt 13 procent av förvaltningsanslaget. Delprocessen Hantera kunskapsspridning, inom vilken handläggare som arbetar med övergripande tematiska frågor och fokalpunkter redovisar, har ökat betydligt mellan 2012 och 2013. Med viss reservation för de olika mät- metoderna så reflekterar resultatet verkets ambitions- höjning att satsa mer på tematiska nätverk med kun- skapshöjande aktiviteter1_.

1 Personalstatistiken visar även att antal årsarbetskrafter inom de tematiska verksamheterna ökat under 2013.

Nedbrytning av huvudprocesser

I en nedbrytning av arbetsfördelningen av huvud- processerna mellan Sida Sverige och utlandsmyndig- heterna framkommer attSverigebaserade personalen lägger 58 procent av tiden på insatshantering, mot- svarande siffra för UM är 70 procent. Av denna andel visar det sig att tidsåtgången för att Planera beredning samt Bereda och avtala2 _{är jämt fördelat mellan UM och}

Sverigebaserade personalen med cirka 30 procent av tidsåtgången. För arbete med att Följa upp och resultat- styra3 _{lägger däremot UM närmare 40 procent av sin}

tid och Sverigebaserade personalen 25 procent. Båda grupper lägger endast 3 procent av tiden på att avsluta insatser.

2 Motsvarar Sidas prestation Besluta och avtala insatser 3 Motsvarar Sidas prestation Arbeta med aktiva insatser Tabell 6: Förvaltningskostnad per process, mnkr och andel

  2011 2012 2013

Process Förvaltnings-kostnad Andel Förvaltnings-kostnad Andel Förvaltnings-kostnad Andel

Huvudprocesser 532 54% 544 55% 626 58%

Lednings-, styrnings- och stödjande processer

451 46% 440 45% 445 42%

Lednings- och styrningsprocesser 177 18% 226 23% 346 32%

Stödjande processer 274 28% 213 22% 99 9%

Totalt 983 100% 984 100% 1 070 100%

Tabell 7: Förvaltningskostnad per huvudprocess, mnkr

  2011 2012 2013 Huvudprocess Förvaltnings- kostnad1 _% Förvaltnings- kostnad1 _% Förvaltnings- kostnad1 _Andel

Bereda, genomföra och följa upp strate-

gier – – 885 90% 938 88%

Bistå regeringen med expertstöd – – 16 2% 12 1%

Hantera kunskapsspridning – – 26 3% 95 9%

Sammanställa och rapportera statistik

till regeringen och OECD/DAC – – 14 1% 9 1%

Tillgängliggöra information om svenskt

bistånd – – 5 1% 5 0%

Anordna utbildning och kompetensut- veckling för utvecklingssamarbetets aktörer2

– – 29 3% 3 0%

Administrera bidragshantering som Regeringskansliet beslutar om

– – 10 1% 8 1%

Totalt – – 984 100% 1 070 100%

1 Förvaltningskostnad inklusive lednings-, styrnings och stödjande processer samt övrigt arbete på utlansmyndighet och verksamhetsgemensamma kostnader 2 Tid som 2012 i tidsstudien fördelades på processen Anordna utbildning och kompetensutveckling för utvecklingssamarbetets aktörer har under 2013 fördelats på

30

4. SIDA UNDER 2013

Sidas årsredovisning 2013 teringssystem, som togs i bruk 2012, i ett första skede fokuserade på besluts- och planeringsprocessen varför denna del av processen inledningsvis tagit mer resur- ser i anspråk, som ett led i att öka kvalitén på bered- ningar. Avsaknaden av långsiktiga resultatstrategier har lett till att medellivslängden på insatserna mins- kat, eftersom Sida inte kunnat besluta om längre avtal i enlighet med villkoren i regleringsbrevet. Utfas- ningen av verksamheten i Sydafrika, Namibia, Botswana och Burkina Faso har också bidragit till kortare avtal. Medelvolymen per insats, det vill säga storleken på utbetalningarna, sjönk under året jäm- fört med föregående år. En förklaring till den utveck- lingen är att stora planerade insatsutbetalningar till staten i Rwanda och Uganda inte kunnat genomföras till följd av en orolig politisk utveckling som medfört restriktioner. Inom anslagsposten Afrika utbetalas 17 kronor i bistånd för varje 1 krona av förvaltnings- anslaget.

Asien4

Asien är Sidas andra största strategistyrda verksamhet avseende förvaltningskostnader och tredje största sett till utbetalda biståndsmedel. Under 2013 har Sida betalat ut 1 554 miljoner kronor till Asien. Utbetalda medel har därmed ökat med 13,2 procent mellan åren 2011 och 2013. Förvaltningskostnaderna för året uppgick till 100 miljoner kronor.

Precis som i Afrika befinner sig flertalet strategier i Asien i en övergångsperiod där de antingen inväntar nya resultatstrategier, inväntar förlängning eller annars är på väg att fasas ut under 2013. I bland annat Bangladesh och Kambodja har strategierna förlängts från 2013 till 2014 men detta har endast möjliggjort beslut om kortare nya insatser och/eller förlängning av pågående insatser. Endast Myanmar har under 2013 fått en ny resultatstrategi. Verksam- heten har planerats väl och under 2013 har det inte funnits behov av att besluta om många nya insatser. Utbetalningar 2013 har i hög grad gällt långvariga insatser med hög avtalsvolym som Sida beslutat och avtalat om tidigare år. Det har inneburit ett högt anslagspostutnyttjande men också fått till följd att antalet beslutade insatser, antalet aktiva insatser samt insatsernas medellängd minskat under 2013, trots att utbetalningen ökat. Inom anslagsposten finns även fyra länder där biståndet fasas ut: Indien, Kina, Indo- nesien och Vietnam. Utfasningen påverkar utfallet eftersom antalet avslutade insatser ökar samtidigt som färre nya tillkommer och avtalslängderna minskar, 4 Anslagspost 7 1:1.6

Resultaten ger underlag för Sida att analysera arbetsfördelningen mellan huvudkontor och utlands- myndigheter för att överväga en än tydligare fokuse- ring av resurserna på utlandsmyndigheterna mot analys, dialog och resultatuppföljning.

4.8 Redovisning av prestationer och