Relevant information i den ideella organisationens

Mautz (1994 s.15)kom i sin analys fram till att de som använder sig av den ideella organisationens redovisningsrapporter kan förväntas vilja ha svar på fyra grundläg- gande frågor när det gäller pengarna:

• Hur mycket pengar fick organisationen detta år och varifrån kom de? • Hur har pengarna använts?

• Hur mycket återstår?

• Vilka planer finns för nästa år? Hur mycket pengar behövs ytterligare och hur förväntar man sig att få dem?

Ett flöde av resurser

I en ideell organisation får man pengarna först och när dessa sedan förbrukats måste man redovisa hur pengarna har använts. Detta är viktigt, eftersom förvaltarskapet i en ideell organisation handlar om hur anförtrodda resurser har förvaltats. De resurser som flödar genom organisationen skall redovisas. SISU, Vårdförbundet och Röda Korset har i en resultaträkning lik den i kommersiell redovisning försökt redovisa hur de har använt pengar och ibland även skänkta varor. De har redovisat flödet av resurser under ett år - ett flöde mellan två ekonomiska tillstånd.

Resultaträkning

Balansräkning Balansräkning - ett tillstånd Ett flöde - ett tillstånd

Figur 8:1 Ett flöde mellan två balanstillstånd

Vi kan avläsa hur snabbt resurserna flödar genom en organisation genom att titta på förhållandet mellan de totala tillgångarnas storlek och omsättningen, dvs. tillgångarnas

omsättningshastighet, som varierar oerhört mellan de tre föreningar som studerats. År 1998 omsatte studieförbundet sina tillgångar 35 gånger/år, vilket innebär att resurser- na har flödat mycket snabbare genom den föreningen än genom hjälporganisationen, där hastigheten bara var 0,4 gånger/år. Resursprocessen tar inte så lång tid i studie- förbundet. Där användes resurserna strax efter att de flödat in. I hjälporganisationen tar resursprocessen betydligt längre tid, eftersom det kan dröja innan olika projekt kan genomföras. Det tar tid att genomföra hjälpinsatser. I fackförbundet flödar resurserna med en omsättningshastighet på knappt 0,9 gånger/år, dvs. dubbelt så fort som i hjälp- organisationen, men betydligt långsammare än i studieförbundet. Orsaken till den långsamma resursprocessen i fackförbundet är att det dröjer innan flödet till konflikt- fonden flödar vidare.

Periodiseringsproblem

Redovisningen i de organisationer som studerats handlar i stor utsträckning om en periodisering av ett flöde av resurser. Periodiseringsproblemen dyker upp när resurs- erna flödar långsamt, dvs. när tillgångarna inte utnyttjas under samma redovisnings- period som de erhålls och det gäller både allmänna resurser och resurser som är öron- märkta för specifika ändamål. Det var här föreningarna fick problem vid tillämpning- en av den nya lagstiftningen eftersom lagen inte tillåter vissa periodiseringar. Hjälporganisationen och fackförbundet gör periodiseringar för att kunna visa hur resurser har använts och ska användas, dvs. att det finns planer som inte är genom- förda än. Annars kan det se ut som att de fått pengar som har blivit över. I hjälporga- nisationen måste de få in pengar innan de kan planera hur de ska användas, annars måste de planera hur pengar som de inte har än ska användas. Det innebär att det måste få ta en viss tid att utnyttja de resurser en organisation får, men det skapar periodiseringsproblem.

En flödesrapport

En flödesrapport, som visar varifrån resurserna har kommit, hur de flödar genom organisationen och att öronmärkta resurser flödar i rätt riktning, svarar på de två första frågorna som intressenterna enligt Mautz vill ha svar på, dvs. varifrån pengarna har kommit och hur de har använts. Figur 8:2 innehåller ett exempel på hur en flödesredo- visning kan se ut, som är utformad efter de flöden som kan förekomma i en hjälporga- nisation.

Figur 8:2 Flödesrapport för en hjälporganisation

Storleken på ett överskott/underskott har inget med resultat att göra. Resultatet, dvs. vad föreningen åstadkommer med sina aktiviteter, måste redovisas verbalt och med andra mått än de monetära.

Balansräkningen

I balansräkningen redovisas organisationens ekonomiska tillstånd. Balansräkningen i ett bolag visar resources och sources, dvs. vilka resurser bolaget har och från vilka källor de har kommit. Det finns två alternativa källor i ett bolag. Det kan vara lånat kapital eller ägarnas kapital, vilket illustreras i ett T-konto i figur 8:3.

Balansräkning Resources Sources Tillgångar Skulder Eget kapital Figur 8:3 Balansräkning + Årets Bidrag 1 000 000

+ Årets Insamlade medel 1 000 000

+ Årets Medlemsavgifter 50 000

+ Finansiella intäkter 75 000

2 125 000

+ Under året utnyttjade ändamålsbestämda medel från tidigare år:

Bidrag till Flyktingverksamhet 100 000 Bidrag till HIV/AIDS-projekt i Afrika 200 000 Bidrag till tsunami katastrofen i Thailand 300 000

600 000

– Under året inkomna ändamålsbestämda medel som inte utnyttjats:

Bidrag till utvecklingsprojekt i Burkina Faso - 100 000 Bidrag till Jordbävningskatastrofen i Pakistan - 200 000

- 300 000

– Utbetalningar till olika aktiviteter:

Finansiering av fiskebåtar till Thailand - 900 000 Utbetalning till HIV/AIDS-projekt i Afrika - 500 000

Flyktingverksamhet - 100 000

Folkrättsarbete - 200 000

Föreningsutveckling - 50 000

Administration - 300 000

- 2 050 000

Även de ideella organisationerna redovisar sina tillgångar på aktivsidan i balans- räkningen. Inga av de studerade föreningarna hade banklån 1998 eller 2001. Deras skulder var orsakade av själva verksamheten och ingick i rörelsekapitalet, vilket betyder att det framför allt är kapitalet som redovisats på passivsidan.

Kapitalet

Skillnaden mellan ideella organisationer och vinstdrivande företag har sin grund i olika teorier om redovisningsenheten. Synen på det egna kapitalet och på ansvaret för förvaltningen påverkas av den teori om redovisningsenheten som antagits. Ägarteorin är inte tillämplig på ideella organisationer. I årsredovisningen 2001 presenterar hjälp- organisationen sin definition av begreppet eget kapital: ”de medel som tillställts

organisationen för uppfyllande av dess syften och som på balansdagen inte utbetalats och där det inte föreligger en sådan juridiskt bindande förpliktelse som klassificeras som skuld eller avsättning”.

Kapitalet består till viss del av öronmärkta pengar givna för specifika ändamål och till viss del av en reserv som inte är öronmärkt, men som skall användas för verksamhet och därmed också innehåller ett åtagande. Det vi kan läsa på passivsidan i förening- arnas balansräkning är hur stor del av kapitalet som är bundet till olika ändamål och hur stor del som kan användas fritt. Kapitalet skall användas, men projekten kan dröja. Av det skälet lagras resurser under en kortare eller längre tid i föreningarna. Balans- räkningens passivsida i de föreningar som studerats visar inte vilka källor resurserna kommer ifrån utan vilka restriktioner de har.

Tillgångar = Skulder + Ändamålsbestämt kapital + Fritt kapital

Allt kapital skall användas för verksamhet och kan betraktas som förutbetalda intäkter, dvs. skulder, vilket förklarar varför det var svårt för hjälporganisationen att skilja på skulder och eget kapital, medan det i kommersiell redovisning finns en tydlig skillnad mellan bolagens två resurskällor.

Då pengarna kommer först och aktiviteterna sedan behöver den ideella organisationen visa, att den har förmåga att fullfölja sina åtaganden. Organisationernas kapital repre- senterar deras möjligheter att fullgöra framtida åtaganden och skapa kontinuitet i verk- samheten. I balansräkningen finns svaret på den tredje frågan som enligt Mautz kräver ett svar, nämligen hur mycket pengar man har kvar. Behovet av kapital varierar mellan de föreningar som studerats, men alla behöver ha en viss beredskap. Kapitalet ökar när det flödar in mer pengar än det flödar ut. Fackförbundet har skapat en konfliktfond för att ha beredskap vid en eventuell konflikt. I hjälporganisationen är det nödvändigt med ett kapital för beredskap vid akuta situationer. I studieförbundet har de ett litet kapital och framhåller att de därigenom har dålig finansiell beredskap för tillväxt, men de har en helt annan kontroll över flödet än i t.ex. hjälporganisationen, där man inte vet i förväg när akuta situationer uppstår.

Fondteorin

Moonitz och Sprouse (1962 s. 1-2) skriver om kapitalet i organisationer som saknar ägarintressen och menar att det skall identifieras med de resurser som anförtrotts åt organisationen eller tillägnats befrämjandet av dess syften, vilket stämmer väl med innebörden av kapitalet i de tre föreningarna. De menar att kapitalet i organisationer som dessa, kan beskrivas med olika termer som ”fund balance, fund equity, principal

or corpus (of an estate or trust)”. Enligt FASB (SFAC 6, par .49) skulle skillnaden

mellan tillgångar och skulder kunna benämnas ”net assets” i organisationer som inte är vinstdrivande. Jag menar att det är bra att ge kapitalet i ideella organisationer en egen beteckning för att markera skillnaden mot ett ägarkapital.

Vatter (1947) menar att fondteorin utgör en referensram för offentliga och ideella organisationer. En fond utgör en verksamhetsenhet, ett center för intressen med ett specifikt syfte eller en specifik uppsättning av aktiviteter och består av tillgångar och ett kapital. Vatter betraktar hela kapitalet som restriktioner på tillgångarna, vilket skulle stämma väl med föreningarnas kapital.

Redovisningsenheten definieras i termer av tillgångar och de ändamål som dessa tillgångar är riktade till (Riahi-Belkaoui, 2000 s.168). Fondteorins syn på redovis- ningsenheten stämmer betydligt bättre med de förhållanden som råder i ideella organisationer än ägarteorins. Enligt fondteorin kan finansiärerna lägga restriktioner på tillgångarna men har inga krav på dem. Det skulle innebära att ideella organisa- tionernas balansräkningar skulle ha två typer av poster, nämligen; tillgångar och restriktioner. Då skulle man inte behöva klassificera dem antingen som skulder eller som eget kapital, vilket man brottats med i både hjälporganisationen och fackför- bundet. Balansräkningen skulle då vara en redovisning av tillgångar och de restrik- tioner som gäller för tillgångarna med följande balansekvation:

Tillgångar = Restriktioner på tillgångar