SISU:s framställning av en årsredovisning

(Intervju med Andersson, redovisningsansvarig och Eklund, ekonomiansvarig, 14.4.2003.)

Årsredovisningarna för 1998 och 2001 har studerats. År 1998 påverkas inte årsredo- visningens utformning och innehåll av någon lagstiftning. De redovisare som fram- ställer den kan i princip bestämma hur den skall se ut. SISU kallar hela rapporten för verksamhetsberättelse och i den ingår styrelsens berättelse, verksamhetsberättelse, statistik samt de finansiella rapporterna resultat- och balansräkning med noter. I denna studie kommer hela rapporten fortsättningsvis att kallas för en årsredovisning, som innehåller en verbal berättelse och finansiella rapporter för att få enhetlighet i beskriv- ningarna av de tre fallen.

Den verbala berättelsen 1998

I en tid med minskat samhällsstöd har SISU lagt sin största kraft på föreningsutveck- ling som målsättningsarbete, utvärdering, ökad delaktighet, ledarrekrytering samt ekonomiska skyldigheter och rättigheter. Den organisation och arbetsmodell, som SISU i Örebro Län arbetat efter har lett till en ökad kontakt med specialdistrikts- förbunden och föreningar vilket givit en kraftigt växande verksamhet. Arbetsmodel- len innebär att de arbetar helt mot sina medlemsorganisationer där deras arbetsmetod är föreningsbesök och annan uppsökande verksamhet.

I den verbala berättelsen beskriver de resultatet av studiecirkelverksamheten genom antalet studietimmar, som de producerat i verksamheten. Antalet studietimmar uppgick till 61 368 vilket innebar en ökning med över 13 %. Vidare berättar de att man under verksamhetsåret nått 300 föreningar inom 50 idrotter, att antalet genom- förda kulturarrangemang är 808, där 202 113 personer deltagit eller varit åskådare. De presenterar också statistik per kommun inom Örebro län samt statistik för varje distrikt i hela landet, när det gäller cirklar, deltagartimmar, kulturarrangemang etc. Utifrån

Folkbildningsrådets krav på måldokument, verksamhetsplan och utvärdering har de utvecklat en modell där de utvärderar sin verksamhet genom att beskriva ambitioner och delmål tillsammans med utfallet.

Utvärdering av verksamheten

De värderade sin verksamhet 1998 utifrån 7 olika ambitioner och överträffade samtliga.

1. Prioritera föreningsutveckling, ledarutbildning och folkhälsa

2. Fördela verksamheten i kommunerna i enlighet med befolkningsmängd 3. Erhålla verksamhet i 40 idrotter

4. Erhålla verksamhet i 300 av länets klubbar. 5. Erhålla minst 40 % kvinnor i sin verksamhet 6. Genomföra 60 000 studietimmar

7. Genomföra 500 kulturarrangemang

De beskriver 18 olika delmål för 1998 inom olika områden av sin verksamhet och presenterar årets utfall direkt efter varje delmål. På frågan, om det inte är svårt, att mäta dessa delmål, svarar Eklund: ”Vissa mått är kvantitativa och de har vi lätt att

värdera eftersom allt bokförs. Det är ett oerhört statistikflöde i vårt redovisnings- system. De kvalitativa målen är jättesvåra att se och väldigt svåra att klara ut. Det landar ytterst igen i det att deltagaren fritt och frivilligt deltar i någonting, vilket är det yttersta tecknet så att säga på att det finns en kvalitet. Man förutsätter att Du inte viker en lördag eller en kväll för en kurs, om inte den är meningsfull.”

Exempel:

Delmål

• Utifrån varje specialidrottsdistriktsförbunds behov erbjuda ett administrativt och pedagogiskt stöd för utbildnings- och utvecklingsverksamheten.

Utfall

• Under verksamhetsåret har samarbetet med våra specialidrottsdistriktsförbund ökat och samverkansavtal tecknats med Fotboll, Ishockey och Orientering.

Delmål

• Ta minst en kontakt med varje cirkelledare i pågående cirkel

Utfall

• Ambitionen att ta minst en kontakt med varje cirkelledare genom SISU medarbetaren eller vår kontaktperson har inte uppnåtts.

Delmål

• Särskilt uppmärksamma ungdomarnas situation inom vårt läns idrott och prioritera insatser inom den ordinarie verksamheten och projekten etik, invandrare och tjejer.

Utfall

• Vi har uppfyllt delmålet med en prioritering av etik-, invandrar- och tjejprojekten.

Balans- och resultaträkning 1998

Här ges enbart en sammanfattande beskrivning av de finansiella rapporterna då de redovisas mer i detalj i kapitel 5. Modellen över balansposterna 31.12.1998 i figur 4:2 visar den faktiska storleken av posterna och relationen dem emellan.

Figur 4:2 SISU:s balansposter 31.12.1998

De enda skulder som SISU i Örebro län har ingår i rörelsekapitalet. Trots att likvida medel uppgår till 723 tusen kronor blir rörelsekapitalet negativt, dvs. kortfristiga skulder överstiger omsättningstillgångar. De tycker själva att det egna kapitalet är för litet och måste byggas upp för att få trygghet och stabilitet i organisationen.

SISU omsatte drygt 7 miljoner kronor under 1998. De fick 85 % av sina pengar i form av bidrag från olika myndigheter. Deras bidrag kommer framför allt från staten, kom- munen och landstinget. Det är Folkbildningsrådet som fördelar de statliga bidragen mellan de 10 studieförbunden utifrån vissa anvisningar. SISU konkurrerar således med andra studieförbund om dessa bidrag. De får också deltagaravgifter från dem som deltar i studiecirklar och kulturarrangemang. Omfattningen av verksamheten, värderad i antal studietimmar, deltagare i olika kulturprojekt etc., påverkar intäkterna i form av deltagaravgifter men också storleken på de bidrag man får. Omfattningen av årets verksamhet påverkar inte årets bidrag utan senare års bidrag. Den resurs som de fri- villiga cirkelledarna tillför och som utgör en förutsättning för verksamheten syns inte i resultaträkningen.

De har valt en kostnadsslagsindelad resultaträkning för att den är enklast både att framställa och att följa upp. Den folkbildande verksamheten är uppdelad i 110-120 delar med resultatenheter. Det innebär att om de skall framställa en funktionsindelad

Negativt

Inventarier

Rörelsekapital

248 Tkr

123 Tkr

Eget kapital

resultaträkning måste kostnaderna fördelas på 110-120 funktioner, vilket skulle bli alltför komplicerat. Eklund tror att antalet projekt kan uppgå till 500 och sedan har de samma system när det gäller kursverksamhet. De kan se exakt vad plus och minus blir för ett projekt. Vissa större projekt som de måste särredovisa blir en resultatenhet och då krävs det att de skall kunna särskilja det projektet. Det är en labyrint av olika upp- följningar, där det finns en exakt kontroll på allt i den verksamhet som är igång. De har många stora fasta kostnader, som de inte fördelar ner på alla nivåer som t ex per- sonalkostnader.

Begrepp i redovisningen

På frågan i vilken utsträckning de använder företagstermer, när ekonomin diskuteras svarar Andersson att de aldrig diskuterar ekonomin internt, mer än när de skall göra bokslut. Personalen är ganska van att läsa resultatrapporter, eftersom de utgör styrmedel för verksamheten och då gäller det direkta intäkter/kostnader, framförallt kostnader som de har på sina respektive föreningar/förbund. Annars finns det enligt Andersson ingen anledning att överhuvudtaget diskutera de här frågorna. I ett företag, menar han, är årsredovisningen central medan den blir en bisats för SISU. SISU:s företrädare ser det inte som ett stort problem att använda begrepp som kommer från affärsvärlden, även om begreppen får en annan innebörd i deras sammanhang.

Andersson säger: ”Att använda andra begrepp kan ju ställa till det också för dem som

är vana att läsa ekonomiska rapporter och den typen av information och som har gjort det i företagssammanhang. Vi har lånat den begreppsvärlden, även om vi inte har ett ekonomiskt mål som ett företag har. Jag ser egentligen inga större problem med det. Det gäller ju i så fall syftet med hela balans- och resultaträkningen. De är rätt svåra att tyda”.

Revision

I SISU:s stadgar står det: ”Finansiärer och intressenter ska vara säkra på att pengar

och resurser används enligt överenskommelser, bestämmelser och avtal” (Stadgarna s.

6). Genom att låta räkenskaperna revideras av revisorer ökar rapporternas tillförlitlig- het. Revisorerna skall ta del av styrelsen protokoll och verksamhets- och förvaltnings- berättelser, samt framföra sina synpunkter och erinringar till förbundsstyrelsen. SISU:s förvaltning och räkenskaper granskas årligen av två revisorer som valts av SISU-stämman. Minst en revisor och dennes ersättare skall vara auktoriserad eller godkänd, medan den andra är förtroendevald. Den auktoriserade revisorn har även företag som klienter, men är förbundsrevisor i bl.a. fotbollsförbundet och har flera ideella organisationer som förtroendevald dvs. inte som uppdrag via en revisionsbyrå utan som privatperson.

Andersson tycker inte att revisorerna har påverkat årsredovisningarnas utformning och innehåll särskilt mycket. Han säger samtidigt att det ibland framgår ganska tydligt att vissa av dem som granskar utgår ifrån någon slags företagsvärld, med begrepp och allt som kommer ifrån företagsvärlden, men inte är applicerbart på deras verksamhet. På frågan om revisorn har visat förståelse för den ideella verksamheten och de förhållan- den som råder i den svarar han att ibland får de argumentera för det. Bidragssystemet för deras verksamhet är väldigt krångligt och de framhåller att det är en fördel att båda

deras revisorer varit med ganska länge och är insatta i SISU:s sätt att jobba. I Revisionsberättelsen för 1998 står följande att läsa:

Revisionsberättelse

Undertecknade, som utsetts att granska SISU Örebro Läns (Svenska Idrottsrörelsens Studieförbund), räkenskaper och förvaltning för tiden 1 januari till den 31 december 1998, får härmed avge följande berättelse.

Vi har tagit del av räkenskaper, protokoll och andra handlingar som lämnar uppgift om styrelsens förvaltning och ekonomi, samt i övrigt vidtagit de granskningsåtgärder som vi ansett erforderliga.

Under revisionen har icke framkommit anledning till anmärkning beträffande SISU:s förvaltning.

Vi tillstyrker

att årsstämman fastställer framlagda resultat- och balansräkningar per den 31 december 1998 samt

att styrelsen beviljas ansvarsfrihet för förvaltningen under den tid som revisionen omfattar.

Örebro 1999-03-04

Kaj Gustafsson Stefan Wenlöf

Auktoriserad revisor

I stadgarna står att revisorerna skall ta del av verksamhetsberättelsen. Det står inget i revisionsberättelsen om att de granskat den verbala texten. (Stadgarna s.6.) På frågan om revisorerna granskar den svarar Andersson: ”Det är väl kanske det sämsta och det

gäller alla revisorer som jag har stött på. De tittar i stort sett på ekonomin och väldigt lite på innehållet i själva verksamheten. Revisorn brukar också uttala att det ligger på årsmötet att ta ställning till verksamheten medan de tittar på ekonomin. De tittar aldrig på om vi t ex följer upp ett projekt eller beslut på ett styrelsemöte för att det behöver effektiviseras. Det gäller också den förtroendevalda revisorn.”

SISU genomför vissa projekt där det krävs att någon av revisorerna skriver under, men det handlar om små summor och då kontrollerar de som regel bara resursnyttjandet. Andersson framhåller att det inte finns något fall där de gått in på om SISU har upp- nått sina mål i verksamheten eller liknande. Han menar att de inte har någon känne- dom om det.