Styrelsen P R O T O K O L L

(1)

Styrelsen 02 2017 P R O T O K O L L

16.2.2017

(2)

Styrelsen 16.02.2017 s.2

ÖREDRAGNINGSLISTA 02/2017

Tid: 16.2.2017 kl. 16:45 Plats: Inveon, EDELFELTSTIGEN

ÄRENDEN SOM SKALL BEHANDLAS

1 § LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET 2 § VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE 3 § TJÄNSTEINNEHAVARBESLUT 4 § FASTSTÄLLANDE AV SEMESTER

5 § PERSONALSKRETERARENS UPPGIFTSBESKRIVNING 6 § UTVECKLINGSCHEFENS UPPGIFTSBESKRIVNING 7 § UTBILDNINGSCHEFENS UPPGIFTSBESKRIVNING 8 § SAMKOMMUNENS BOKSLUT FÖR ÅR 2016

9 § ANDRA STADIETS ORGANISATIONSREFORM, RAPPORT

ANVISNING FÖR RÄTTELSEYRKANDE, ÄNDRINGSSÖKANDE OCH BESVÄRSANVISNING

MAGNUS BJÖRKLUND Magnus Björklund Ordförande

(3)

(4)

1 § LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET

Förslag: Ordförande konstaterar sammanträdet lagenligt sammankallat och beslutfört.

Beslut: Förslaget godkänns.

2 § VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE Förvaltningsstadgan (16 §) säger:

”Protokollet upprättas av en protokollförare under ledning av ordföranden. Det skall undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av protokollföraren. Proto- kollet skall justeras på det sätt som organet beslutar.

Protokollet skall hållas offentligt framlagt. Tid och plats bestäms av organet och kungörs minst en dag i förväg.”

JS Förslag: Petra Paakkanen och Stefan Sandström utses till protokolljusterare.

Det justerade protokollet för mötet är framlagt till påseende 17.2.2017 på samkommunens officiella anslagstavla vid Östra Nylands yrkesinstitut Inveons kansli vilket kungörs 16.2.2017 på samma tavla.

3 § TJÄNSTEINNEHAVARBESLUT

Beslut har fattats av tjänsteinnehavare enligt förteckning i bilaga och sänts till styrelsen.

JS Förslag: Samkommunens styrelse antecknar besluten för kännedom och meddelar beslutsfattarna att styrelsen inte använder sin upptagningsrätt med stöd av 51 § i kommunallagen. Besluten kan därmed verkställas.

4 § FASTSTÄLLANDE AV SEMESTER

Utbildningschef Frank Backman ansöker om (tidigare års outtagen) semester för 7 och 10 april 2017.

JS Förslag: Semester fastställs enligt önskemålen ovan.

(5)

5 § PERSONALSKRETERARENS UPPGIFTSBESKRIVNING

Samkommunens direktör Johan Söderberg avser avgå 31.5.2017 med pension. Som tidigare konsta- terats i den så kallade TNG-rapporten är det inte ekonomiskt möjligt eller organisatoriskt ändamål- senigt att anslå tjänsten ledig att sökas speciellt då förhandlingar om överföringen av en stor del av samkommunens uppgifter till bolaget som upprätthåller Prakticum är aktuell. Enligt styrelsens principbeslut (24.1.2017, 8 §) övertar personalsekreteraren till sina nuvarande uppgifter följande upp- giftshelheter

- besluter om försäljning och inköp av anläggningstillgångar inom de ramar som styrelsen fast- ställt

- har ansvar för att leda och utveckla samkommunens ekonomi, förvaltning och IKT-funktioner - besluter om uppgörande av avtal inom de ramar som samkommunstyrelsen fastställt

- ansvarar för att den interna övervakningen är ordnad

- besluter om kortfristiga placeringar av likvida medel för likviditetshantering

- besluter om upptagande och återbetalning av kortfristiga krediter för att trygga likviditeten - godkänner finansierings- och leasingavtal vid anskaffande av maskiner och inventarier - öppnar och avslutar konton i banker och finansieringsinstitut

- ansvarar för försäkring av egendom och ansvar

- bereder för samkommunstyrelsen samkommunens gemensamma förvaltnings- och ekonomiska ärenden samt personal- utbildnings- och anskaffningsärenden inom sitt ansvarsområde - fungerar som disponent för samkommunens lokaliteter

- fungerar som samkommunens löneombud

- bereder för samkommunstyrelsen personal-, utbildnings-, och anskaffningsärenden inom sitt ansvarsområde

Samkommunens personalsekreterare ges tilläggsansvar för tiden 1.6 - 31.12.2017 dock så att ekonomin och uppföljning av samkommunens ekonomi år 2017 övergår 1.4.2017.

Helen Grönqvist-Lönnroos har hörts i ärendet och är under förutsättning att samkommunen ger fortbildning och tillräcklig introduktion i handhavandet av dess ansvarsfulla tilläggsuppgifter beredd att godkänna TNG-planen som den har presenteras. Grönqvist-Lönnroos hoppas det också skall gö- ras möjligt att konsultera tidigare tjänsteinnehavare med ansvar för samkommunens ekonomi och lokaliteter.

För detta tilläggsansvar betalas för tiden 1.4 - 31.12.2017 ett lönetillägg uppgående till 1 000 € i månaden.

JS Förslag: Personalsekreterare Helen Grönqvist-Lönnroos uppgifter utökas enligt förteckningen ovan och ett lönetillägg uppgående till 1 000 € i månaden utbetalas för tiden 1.4 – 31.12.2017.

(6)

6 § UTVECKLINGSCHEFENS UPPGIFTSBESKRIVNING

Samkommunens direktör Johan Söderberg avser avgå 31.5.2017 med pension. Som tidigare konsta- terats i den så kallade TNG-rapporten är det inte ekonomiskt möjligt eller organisatoriskt ändamål- senigt att anslå tjänsten ledig att sökas speciellt då förhandlingar om överföringen av en stor del av samkommunens uppgifter till bolaget som upprätthåller Prakticum är aktuell. Enligt styrelsens principbeslut (24.1.2017, 8 §) övertar utvecklingschefen och personalsekreteraren uppgifter ur direktö- rens uppgiftsbeskrivning som tillägg till sina nuvarande uppgifter

Utvecklingschef Frank Backman, handhar dels utvecklingschefens och dels direktörens nedanstå- ende uppgifter inom samkommunen från 1.6.2017 till 31.12.2017.

Direktörens ansvarsområde är att leda och utveckla samkommunens verksamhet, förvaltning och ekonomi. Direktören

- är enligt kommunallagen redovisningsskyldig och har ett juridiskt tjänstemannaansvar för samkommunens verksamhet och ekonomi inför samkommunstyrelsen

- representerar samkommunen och för samkommunens talan enligt styrelsens delegeringsbeslut - ansvarar för samkommunens informationsverksamhet och marknadsföring

- sköter om intressebevakningen till myndigheterna - är ersättare för yrkesinstitutets rektor

- utför övriga av samkommunstyrelsen tilldelade uppdrag

- föredrar för samkommunstyrelsen samkommunens gemensamma förvaltnings- och ekonomiska ärenden samt personal- utbildnings- och anskaffningsärenden inom sitt ansvarsområde

- ansvarar för kontakten med samkommunens ägarkommuner tillsammans med yrkesinstitutets rektor

- representerar samkommunen i regionala utvecklingsfrågor tillsammans med yrkesinstitutets rektor

- ansvarar för att samkommunens informationssystem och beslutsförfaranden är ordnade - ansvarar för schemaläggning för Inveon

- ansvarar för säkerhetsarbetet inom samkommunen och dess läroanstalt - ansvarar för att samkommunen medverkar i extern och intern utvärdering

Frank Backman har hörts i ärendet och är beredd att ta emot ovanliggande uppdrag enligt uppgifts- beskrivningen ovan under förutsättning att han får tillräcklig vägledning av nuvarande uppdragsin- nehavare.

För detta tilläggsansvar betalas för tiden 1.6 - 31.12.2017 ett lönetillägg uppgående till 611 € i må- naden enligt nivån i februari 2017.

JS Förslag: Utvecklingschef Frank Backmans uppgifter utökas enligt förteckningen ovan och ett lönetill- lägg uppgående till 611 € i månaden utbetalas för tiden 1.6 – 31.12.2017.

(7)

7 § UTBILDNINGSCHEFENS UPPGIFTSBESKRIVNING

Rektor Solveig Mickels har för avsikt att avgå med pension 31.6.2017. Enligt den så kallade TNG- rapporten, som styrelsen tidigare behandlat, är det inte ekonomiskt möjligt eller organisatoriskt ändamålsenigt att anslå tjänsten ledig att sökas, speciellt då förhandlingar om överföringen av en stor del av samkommunens uppgifter till bolaget som upprätthåller Prakticum är aktuell. Enligt styrelsens principbeslut (24.1.2017, 8 §) övertar utbildningschefen, i tillägg till sina nuvarande uppgifter, rektors uppgifter enligt förteckningen nedan. Utbildningschef Gunilla Träskelin handhar därmed utbildningschefens centrala arbetsuppgifter och fungerar därtill som rektor för Inveon från 1.7.2017 till 31.12.2017. På grund av ändringarna i samkommunens ledning skall Gunilla Träskelin också fungera som vikarie för Solveig Mickels under tiden 1.3.2017 till 30.6.2017.

Rektors ansvarsområde är att leda och utveckla samkommunens grundläggande yrkesutbildnings- verksamhet. Rektor

– är enligt lag ansvarig för yrkesinstitutets verksamhet och ekonomi

– bereder och föredrar för samkommunstyrelsen personal-, utbildnings-, och anskaffningsärenden inom sitt ansvarsområde

– ansvarar för yrkesinstitutets informationsverksamhet och marknadsföring

– bereder och föredrar principerna för antagning av studeranden till samkommunens utbildning – bereder och föredrar grunderna för läroplanerna och examensgrunder

– bereder och föredrar utbildningens kvantitativa och kvalitativa målsättningar – representerar yrkesinstitutet i regionala utvecklingsfrågor

– är ersättare för samkommunens direktör

– utför övriga av samkommunstyrelsen tilldelade uppdrag

– besluter om uppgörande av avtal inom de ramar som samkommunstyrelsen fastställt

– ansvarar för kontakten med samkommunens ägarkommuner tillsammans med samkommunens direktör

– representerar samkommunen i regionala utvecklingsfrågor tillsammans med samkommunens direktör

– utför övriga av samkommunstyrelsen tilldelade uppdrag

– besluter i ärenden i anknytning till utbildningspersonalens utbildning – besluter i ärenden i anknytning till utbildningspersonalens välmående – gör anställningsbeslut för kortvariga vikariat (undervisningspersonal) – ansvarar för samkommunens/Inveons medverkan i olika samarbetsprojekt

Utbildningschef Gunilla Träskelin har hörts i ärendet och gett sitt samtycke till ordnandet av arbets- uppgifterna enligt beredningen.

Inveons lärarkår sammanträdde till lärarmöte 13.2.2017 kl. 8.15 för att höras i ärendet. Mötet god- kände beredningens förslag men önskar att i rektors arbetsuppgifter också skall ingå undervisning.

Protokoll från lärarmötet delas ut vid styrelsens sammanträde.

I och med att Gunilla Träskelins arbetsuppgifter förändras väsentligt skall hon uppvisa godtagbart straffregisterutdrag enligt lagen 770/1993 § 2 mom. 6.

För det tilläggsansvar som arrangemanget medför betalas Gunilla Träskelin för tiden 1.7–31.12.2017 ett lönetillägg uppgående till 651 € per månad enligt nivån i februari 2017.

SM Förslag: Utbildningschef Gunilla Träskelins arbetsuppgifter utökas enligt förteckningen ovan så att hon fungerar som den rektor som lagen om grundläggande yrkesutbildning (L630/1998) förutsätter och ett lönetillägg uppgående till 651 € i månaden utbetalas under tiden 1.7.2017–31.12.2017. Beslu- tet är villkorligt tills Gunilla Träskelin har uppvisat godtagbart straffregisterutdrag enligt L779/1993 § 2 mom. 6. Om undervisning som en del av rektors uppgifter avtalas separat i samband med att yrkes-

(8)

institutets arbetsfördelning för läsåret fastställs av styrelsen. Gunilla Träskelin fungerar som vikarie för rektor Solveig Mickels under tiden 1.3.2017–30.6.2017.

Beslut: Styrelsen godkänner beslutsförslaget till övriga delar men konstaterar enhälligt att det inte i detta skede är ändamålsenligt att påföra utbildningschefen undervisningsuppgifter.

(9)

8 § SAMKOMMUNENS BOKSLUT FÖR ÅR 2016

Bokslutet för år 2016 har sammanställts och visar trots stora interna och externa utmaningar ett gott resultat i synnerhet jämfört med fastställd budget. Minskningen i studerandeantalet från över 400 till i 256 hösten 2016 har sänkt samkommunens enhetsprisenliga statsandelsfinansiering från 4,7 M€ till under 2,9 M€ under samma tid. För år 2016 erhåller samkommunen således endast 2 888 491 € i statsfinansiering för 248,8 studerande. Inveon Goes City-programmet har stoppat minskningen i antalet studerande och en försiktig ökning har noterats 2016. Ökningen väntas fort- sätta under år 2017 men på grund av nedskärningen av platserna i utbildningstillståndet och sparåtgärderna kommer ökningen inte att leda till förbättrad ekonomi.

Årsbidraget är trots detta endast 291 000 € negativt, vilket är ca 130 000 € bättre än budgeterat och på samma nivå som 2015. Resultat är gott i relation till den fastställda budgeten men naturligt- vis är räkenskapsperiodens resultat -787 871,34 under all kritik.

Övertagandet av projektverksamheten att skötas av i huvudsak egen personal vid sidan om normala arbetsuppgifter har också 2016 haft en klart resultatförbättrande effekt.

Samkommunens ekonomiska resultat är således bättre än budgeterat. Då samkommunen därtill i den resultatbaserade finansieringen ytterligare befäst sin position som en av Finlands bästa utbild- ningsanordnare finns i alla fall ingen intern orsak till oro med anledning av de åtgärder som avise- rats av statliga myndigheter.

Det är dock klart att det goda resultatet och tidigare års ackumulerade vinstmedel till stor del ut- görs av underhållsskuld i skolans fastigheter. Dessa i flera års tid uppskjutna reparationer i väntan på slutligt besked gällande yrkesutbildningens lokalitetslösning i regionen gör situationen inom yrkesinstitutets väggar synnerligen utmanande.

Samkommunens kassamedel har minskat till 3,0 M€ under räkenskapsåret men alla nyckeltal visar att samkommunens ekonomi fortfarande kännetecknas av god likviditet och god soliditet. Sam- kommunen är skuldfri.

JS Förslag: Styrelsen föreslår för samkommunstämman att 787 871,34 €, det vill säga räkenskapspe- riodens underskott, läggs till balansen och således avdras från tidigare års ackumulerade överskott.

Styrelsen godkänner och undertecknar för sin del samkommunens bokslut för år 2016.

Styrelsen lämnar bokslutet för revidering till den revisorssammanslutning som samkommunstäm- man valt (BDO Audiator).

Styrelsen lägger fram bokslutet för behandling i samkommunstämman efter det att revisorssam- manslutningen och revisionsnämnden gett sina utlåtanden med uppmaning att samkommunstäm- man också behandlar frågan om ansvarsfrihet för de redovisningsskyldiga.

Beslut: Styrelsen föreslår för samkommunstämman att 787 871,34 €, det vill säga räkenskapspe- riodens underskott, läggs till balansen och således avdras från tidigare års ackumulerade överskott.

Styrelsen godkänner och undertecknar för sin del samkommunens bokslut för år 2016.

Styrelsen lämnar bokslutet för revidering till den revisorssammanslutning som samkommunstäm- man valt (BDO Audiator).

Styrelsen lägger fram bokslutet för behandling i samkommunstämman efter det att revisorssam- manslutningen och revisionsnämnden gett sina utlåtanden med uppmaning att samkommunstäm- man också behandlar frågan om ansvarsfrihet för de redovisningsskyldiga.

(10)

9 § ANDRA STADIETS ORGANISATIONSREFORM, RAPPORT

Arbetet inom styrgruppen för andra stadiets organisationsförändringar har fortsatt. För de kom- mande utbildningsanordnarna och alltså också för den svenska biten har förändringsledaren Kurt Torsell satt in separata möten utan hela styrgruppen.

Det första mötet är 16.2.2017 och styrelsen informeras utgående från mötets resultat.

Vid mötet fördes en inledande diskussion under Kurt Torsells ledning om alternativa lokalitetslös- ningar, innebörden av överföringen av Inveons personal som gamla arbetstagare, fastighetssam- kommunens eventuella hyresberedskap och –nivå, ekonomin, pedagogiken, pensionsfrågan och tidtabellen för förändringsprocessen. Frågorna bereds vidare av Kurt Torsell och FCG Efeko.

Behovet av en budgetändring för samkommunens del för utgifterna för ändringsarbetet noterades.

JS Förslag: Styrelsen antecknar informationen för kännedom.

(11)

Anvisning för rättelseyrkande, ändringssökande och besvärsanvisning Datum för sammanträdet 16.2.2017 Styrelsen

BESVÄRSFÖRBUD Vad förbudet grundar sig på

Eftersom nedan nämnda beslut endast gäller beredning eller verkställighet, kan enligt 91 § kommunallagen rättelseyrkande inte framställas eller kommunalbesvär anföras över beslutet.

Paragraferna 1- 3 och 8-9

Besvär kan inte anföras över nedan nämnda beslut, eftersom ett skriftligt rättelseyr- kande enligt 89 § i mom. kommunallagen kan framställas över beslutet.

Paragraferna 4-7

Enligt 5 § förvaltningsprocesslagen / annan lagstiftning kan besvär inte anföras över nedan nämnda beslut.

Paragrafer och grunden för besvärsförbudet.

Anvisning för RÄTTELSEYRKANDE

Den som är missnöjd med nedan nämnda beslut kan framställa ett skriftligt rättelse- yrkande.

Paragraferna 4-7

Myndighet hos vilken rättelse yrkas, adress och postadress:

Styrelsen för samkommunen för yrkesutbildning i östra Nyland c/o Östra Nylands yrkesinstitut Inveon, Edelfeltsstigen 1, 06400 Borgå Yrkandet skall framställas inom 14 dagar från delfåendet av beslutet.

Rättelseyrkandets innehåll Av rättelseyrkandet skall framgå yrkandet och vad det grundar sig på. Yrkandet skall undertecknas av den som framställer det.

BESVÄRSANVISNING Besvärsmyndighet och besvärstid

I nedan nämnda beslut kan ändring sökas skriftligt genom besvär. Ändring i ett beslut med anledning av ett rättelseyrkande kan sökas genom kommunalbesvär endast av den som framställt rättelseyrkandet. Om beslutet har ändrats med anledning av rättelseyrkandet, kan ändring i beslutet sökas genom kommunalbesvär också av den som är part eller av en kommunmedlem.

I nedan nämnda beslut kan ändring sökas skriftligt genom besvär. Ändring i ett beslut med anledning av ett rättelseyrkande kan sökas genom kommunalbesvär endast av den som framställt rättelseyrkandet. Om beslutet har ändrats med anledning av rättelseyrkandet, kan ändring i beslutet sökas genom kommunalbesvär också av den som är part eller av en kommunmedlem.

Besvärsmyndighet, adress och postadress

Helsingfors förvaltningsdomstol, Bangårdsvägen 9, 00521 Helsingfors

Kommunalbesvär, Besvärstid

Paragraf - 30 dagar

Förvaltningsbesvär Besvärstid

Paragraf - 30 dagar

Besvär över beslut som gäller skriftlig varning Besvärstiden börjar från delfåendet av beslutet.

(12)

Besvärsskrift I besvärsskriften skall uppges

- ändringssökandens namn, yrke, boningsort och postadress - vilket beslut som överklagas

- vilka ändringar som yrkas i beslutet - motiveringarna till att beslutet bör ändras

Besvärsskriften skall undertecknas av ändringssökanden själv eller av den som för- fattat skriften. Om endast den som författat besvärsskriften undertecknar den, skall också hans yrke, boningsort och postadress anges.

Till besvärsskriften skall fogas det beslut som överklagas, i original eller som officiellt bestyrkt kopia, och intyg om den dag från vilken besvärstiden skall räknas.

Inlämnande av bes- värshandlingarna

Besvärshandlingarna skall lämnas till besvärsmyndigheten före besvärstidens utgång.

Besvärshandlingarna kan även sändas med post eller genom bud, men i så fall på avsändarens eget ansvar. Handlingarna skall lämnas till posten i så god tid att de kommer fram innan besvärstiden går ut.

Tilläggsuppgifter Med stöd av lagen om avgifter för domstolars och vissa justitieförvaltningsmyndig- heters prestationer (701/93) uppbärs en rättegångsavgift på 90 euro av en ändrings- sökande i förvaltningsdomstolen.