Styrelsen P R O T O K O L L

(1)

Styrelsen 06 2016 P R O T O K O L L

17.08.2016

(2)

Styrelsen 17.08.2016 s.2

FÖREDRAGNINGSLISTA 06/2016

Tid: 17.08.2016 kl. 15:00 Plats: Inveon, Lundagatan

ÄRENDEN SOM SKALL BEHANDLAS

1 § LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET 2 § VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE 3 § TJÄNSTEINNEHAVARBESLUT

4 § VERKSTÄLLIGHET AV SAMKOMMUNSTÄMMANS BESLUT

5 § INVEON GOES CITY 2016 – MELLANUTVÄRDERING 3 PER 31.7.2016 6 § FÖRSLAG TILL FÖRNYAT GRUNDAVTAL

7 § ANSÖKAN OM BEFRIELSE

8 § KOMPLETTERINGSVAL, REVISIONSNÄMNDEN 9 § BUDGETUTSIKTER INFÖR 2017

10 § UPPSÄGNING AV TJÄNST

11 § LÄRARNAS ARBETSFÖRDELNING LÄSÅRET 2016-2017 12 § LÄSÅRET 2016-2017 INLEDS

13 § KALLELSE TILL SAMKOMMUNSTÄMMA 14 § FASTSTÄLLANDE AV SEMESTER

15 § REPARATIONER I FASTIGHETSAKTIEBOLAGET LUNDAGATAN 8

ANVISNING FÖR RÄTTELSEYRKANDE, ÄNDRINGSSÖKANDE OCH BESVÄRSANVISNING

MAGNUS BJÖRKLUND Magnus Björklund Ordförande

(3)

(4)

1 § LAGLIGHET OCH BESLUTFÖRHET

Förslag: Ordförande konstaterar sammanträdet lagenligt sammankallat och beslutfört.

Beslut: Förslaget godkänns.

2 § VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE Förvaltningsstadgan (16 §) säger:

”Protokollet upprättas av en protokollförare under ledning av ordföranden. Det skall undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av protokollföraren. Proto- kollet skall justeras på det sätt som organet beslutar.

Protokollet skall hållas offentligt framlagt. Tid och plats bestäms av organet och kungörs minst en dag i förväg.”

JS Förslag: Grönqvist Kjell och Sandström Stefan utses till protokolljusterare.

Det justerade protokollet för mötet är framlagt till påseende 19.8.2016 på samkommunens officiella anslagstavla vid Östra Nylands yrkesinstitut Inveons kansli vilket kungörs 17.08.2016 på samma tavla.

3 § TJÄNSTEINNEHAVARBESLUT

Beslut har fattats av tjänsteinnehavare enligt förteckning i bilaga och sänts till styrelsen.

JS Förslag: Samkommunens styrelse antecknar besluten för kännedom och meddelar beslutsfattarna att styrelsen inte använder sin upptagningsrätt med stöd av 51 § i kommunallagen. Besluten kan därmed verkställas.

(5)

4 § ÖVERVAKNINGEN AV LAGLIGHETEN AV SAMKOMMUNSTÄMMANS BESLUT

Samkommunstämmans justerade protokoll har publicerats på webbplatsen

http://www.inveon.fi/Samkommunstamman_2016_01.pdf och tillställts medlemskommunerna lik- som den tekniska rättelse till bokslutet som samkommunstämman omfattade.

Stämman behandlade följande frågor:

6 § SAMKOMMUNENS BOKSLUT OCH VERKSAMHETSBERÄTTELSE FÖR ÅR 2015 7 § BESLUTSUNDERLAGEN FÖR ORGANISATIONSFRÅGAN

”Beslut: Samkommunstämman återremitterar enhälligt frågan för beredning mellan ägarkommu- nerna med stämmans önskemål att ärendet kan behandlas vid stämman i september som skall ta ställning till grundavtalets revidering.”

Beslutet torde kunna tolkas så att ärendet sätts upp på kommande stämmors föredragningslistor utan ny beredning inom samkommunen i väntan på att ägarkommunerna skall komma överens i frågan.

JS Förslag: Styrelsen konstaterar att den inte har något att anmärka om när det gäller lagligheten i samkommunstämmans beslut.

(6)

5 § INVEON GOES CITY 2016 – MELLANUTVÄRDERING 3 PER 30.9.2016

Antalet studerande som inleder eller fortsätter sina studier i Inveon hösten 2016 beräknas uppgå till drygt 260, vilket i stort motsvarar förväntningarna i IGC-programmet.

Studerandeantalet tryggar verkställigheten av årets budget enligt den reviderade dispositionsplan styrelsen fastställde vid sitt senaste möte.

En rapport om Inveon Goes City-programmet bifogas föredragningslistan.

Studerandeantalet innebär att verksamheten och ekonomin 2016 kan skötas utan samarbetsför- handlingar enligt de villkor budgeten uppställt.

Resultatprognosen för 2016 bifogas IGC-rapporten.

JS Förslag: Styrelsen antecknar IGC-mellanutvärderingen enligt bilaga för kännedom och konstaterar att förverkligandet av Inveon goes Cityprogrammet fortsätter planenligt enligt budgeten för år 2016.

(7)

6 § FÖRSLAG TILL FÖRNYAT GRUNDAVTAL

Ett diskussionstillfälle för samkommunens medlemskommuner gällande grundavtalet hölls 15.2.2016 kl. 13:30 i Inveon, Lundagatan. Målsättningen är att ändringarna kan träda i kraft 1.1.2017 och beredningen har gjorts med sikte på samkommunstämman inkommande höst. For- mellt behövs inte samkommunens beredningsarbete utan det är primärt en fråga som kommunerna avtalar om.

Styrelsen har konstaterat att diskussionstillfället gett samkommunen uppdraget att bereda änd- ringarna i grundavtalet och beslutit att samkommunens tjänstemannaledning för styrelsen bereder ett förslag till ett reviderat grundavtal. Avsikten är att under processen höra medlemskommunerna så att en samkommunstämma senast i september kan ta ställning till styrelsens förslag till ett reviderat grundavtal.

Efter samkommunstämman äger medlemskommunernas fullmäktige godkänna ändringarna för att de skall träda i kraft, om möjligt från 1.1.2017.

Beredningen har utarbetat två förslag,

a) ett förslag som bygger på nuvarande grundavtal med de ändringar som föranleds av speciellt skyldigheten att täcka underskott i samkommunens ekonomi och smärre stilistiska ändringar b) ett förslag med mera omfattande ändringar vilket bygger på kommunförbundets normalförslag

för nya grundavtal för samkommuner

I förslaget är utgående text överstruken och ny text understruken.

JS Förslag: Styrelsen föreslår för samkommunstämman att samkommunens grundavtal ändras enligt förslag a) ovan, det vill säga avtalet ändras med enbart sådana ändringar som måste göras med an- ledning av ändringarna i kommunallagen.

(8)

7 § ANSÖKAN OM BEFRIELSE FRÅN FÖRTROENDEUPPDRAG

Nancy Lökfors, medlem i revisionsnämnden, har meddelat att hon önskar avstå från sitt uppdrag som förtroendevald i samkommunen på grund av bland annat tidsbrist. Revisionsnämnden har valts för åren 2013-2016 så att räkenskaperna för år 2016 ännu hör till nämndens uppdrag.

JS Förslag: Styrelsen föreslår för samkommunstämman att Nancy Lökfors beviljas befrielse från uppdraget som medlem i revisionsnämnden i Samkommunen för yrkesutbildning i östra Nyland.

8 § KOMPLETTERINGSVAL, REVISIONSNÄMNDEN

Om styrelsen föreslår (7 §) att Nancy Lökfors befrielse från uppdraget som medlem i samkommunens revisionsnämnd bör styrelsen föreslå att samkommunstämman förrättar kompletteringsval för den återstående tiden av mandatperioden 2013-2016.

JS Förslag: Styrelsen föreslår för samkommunstämman att samkommunstämman utser ny medlem i stället för Nancy Lökfors i revisionsnämnden i Samkommunen för yrkesutbildning i östra Nyland för återstående mandatperiod, i praktiken tills revisionen av räkenskaperna för 2016 har avslutats.

(9)

9 § BUDGETUTSIKTER INFÖR 2017

En preliminär prognos gällande samkommunens ekonomi under år 2017 har uppgjorts enligt bilaga.

Trots att trenden i antalet studerande har vänts till en försiktig ökning är de ekonomiska utmaningarna också för år 2017 omfattande. Allt talar dock för att ansträngningarna inom Inveon Goes City programmet i årets budget bör få en fortsättning, ingenting talar för att man med nedskärningar når ett bättre ekonomiskt slutresultat för att inte tala om det kvalitativa resultatet.

I och med att en samkommunstämma är inplanerad till september månad är det möjligt att få stämmans och ägarkommunernas ställningstagande till premisserna för budgeten för år 2017 och speciellt till frågan om vilken nivå kommunerna kan tänka sig tillåta för årsbidraget.

Som bifogad kalkyl visar är det omöjligt att få både positivt årsbidrag, fungerande samkommun, re- sultatrik undervisning och en tillräcklig administration för yrkesinstitutet och samkommunen.

Kalkylen är vad gäller personaluppgifterna på individnivå konfidentiell.

JS Förslag: Styrelsen informerar samkommunstämman om att ett fungerande yrkesinstitut, en samkommun som kan uppfylla sina skyldigheter mot myndigheterna och en smidig övergång till ny och mindre administrativ ledning förutsätter att samkommunen har rätta att uppgöra en budget för år 2017 där årsbidraget kan vara högst 350 000 € negativt.

Möjligheterna att inom samkommunen för år 2018 uppnå ett positivt årsbidrag förbättras av ett ökat antal studerande, en statsandelsreform som premierar resultatet och pensioneringarna under år 2017.

Samarbetsorganets ställningstagande bifogas handlingarna.

Beslut: Ärendet återemitteras för att behandlas i samband med samkommunens budget för år 2017.

Styrelsen önskar ett snabbt beslut av ägarkommunerna i organisationsfrågan för att underlätta uppgörandet av samkommunens budget för år 2017.

(10)

10 § UPPSÄGNING AV TJÄNST

Lektor Maria Sjöholm meddelar 29.6.2016 (Dnr 7/2016, 29.6.2016) att hon säger upp sin tjänst fr.o.m. 1.8.2016. Rektor har beviljat Marja Sjöholm tjänstledighet från tjänsten för tiden 1- 17.8.2016.

SM Förslag: Maria Sjöholm beviljas avsked från sin ordinarie lektorstjänst fr.o.m. 1.8.2016.

(11)

11 § LÄRARNAS ARBETSFÖRDELNING LÄSÅRET 2016-2017

Styrelsen fastställde under våren antalet undervisningstimmar till högst 21 509. En arbetsfördelning har gjorts upp för lärarna 2016-2017 vilken innehåller 21 499,76 h enligt bilagan. I arbetsfördel- ningen har eftersträvats en så jämn arbetsfördelning som möjligt så att yrkesinstitutets ordinarie lektorer når upp till undervisningsskyldigheten. Timlärare i huvudsyssla kan ligga under årstimmar- na för lektors undervisningsskyldighet. Två ordinarie lektorer har skriftligt meddelat att de godkän- ner ett timantal som ligger under den i tjänstekollektivavtalet fastställda undervisningsskyldigheten. Ett nödvändigt antal timmar samundervisning av små grupper har gjorts. Undervisningen av hälsokunskap har förts till tjänsten för lektor i engelska och gymnastikundervisningen har fördelats på två lärare i yrkesämnen. På grund av införande av årskurslöshet i metallutbildningen som mins- kat antalet undervisningstimmar där undervisar en lärare i yrkesämnen till största delen IKT under läsåret. En särskild, men inte tillräcklig, resurs för körundervisningen inom logistik har reserverats.

SM Förslag: Styrelsen fastställer lärarnas arbetsfördelning enligt bilagan så att arbetsfördelningen innehåller 21 500 h.

(12)

12 § LÄSÅRET 2016-2017 INLEDS

Inveons 8:e läsår inleds 10 augusti 2016 och avslutas 2 juni 2017. Läsåret omfattar 190 arbetsdagar och yrkesinstitutet har vid läsårets början 260 studerande (188 i Edelfeltsstigen 1 och 72 i Lundaga- tan 8). Grunduppgifterna för läsåret finns i bilagan.

SM Förslag: Styrelsen antecknar läsårsstarten och grunduppgifterna för kännedom.

(13)

13 § KALLELSE TILL SAMKOMMUNSTÄMMA

Enligt tidigare principbeslut i diskussioner med ägarkommunerna skall ett förslag till förnyat grundavtal föreläggas samkommunstämman i september 2016.

På stämmans agenda kan också den remitterade frågan om organisationslösning sättas samt förslag till budgetramar för samkommunens ekonomi 2017.

Stämmans kallelsetid är 21 dagar, och styrelsen kan således sammankalla stämman tidigast 13.9.2016.

JS Förslag: Samkommunstämman sammankallas 15 september 2016 kl. 16:00 i Inveon Lundagatan.

Styrelsens sammanträder samma dag kl. 14.30.

(14)

14 § FASTSTÄLLANDE AV SEMESTER

Direktör Johan Söderberg önskar hålla ännu outtagen semester 11-12.8.2016:

Rektor Solveig Mickels önskar att outnyttjad semesterdag 19.7.2016 flyttas till 26.8.2016 och att 14.10.2016 fastställs som semesterdag.

Ordf Förslag: Semester fastställs enligt önskemålen ovan.

(15)

15 § REPARATIONER I FASTIGHETSAKTIEBOLAGET LUNDAGATAN 8

Gårdsplanens beläggning och vattenisolering i kvarteret vid Lundgatan 8 har läckt in vatten i fastig- heternas källarutrymmen en längre tid. Med anledning av detta har gårdsplanen öppnats för att få reda på orsakerna till läckaget. Enligt dagens uppfattning beror läckorna på bristfälliga arbetsme- toder och undermåligt isoleringsmaterial i byggnadsskedet. Utmaningarna gäller samtliga fastighet- er i kvarteret och förhandlingar pågår för att samtliga skulle förbättra sin andel genom reparationer denna höst.

Enligt Eristysmestarits kostnadskalkyl kan Lundagatan 8:s andel repareras för ca 321 000 € av vilket Fastighets Ab Lundagatan 8 kan finansiera en del inom det normala årsunderhållet medan man be- räknar att 300 000 € skall finansieras med banklån till bolaget.

Eftersom samkommunen har likvida medel är det mer rationellt att samkommunen betalar sin andel av reparationen, ca 131 000 € direkt till bolaget. Anslaget för byggnadsinvesteringar i ekono- miplanens finansieringsdel (10 000 €) bör i så fall höjas med 121 000 €. Alternativt finansieras också samkommunens andel i sin helhet med banklån till bolaget Lundagatan 8 såsom Konsves andel.

Protokollet från bolagets styrelsemöte och Eristysmestarits kostnadsförslag bifogas föredragnings- listan.

Ordf Förslag: Styrelsen föreslår för samkommunstämman att anslaget för byggnadsinvesteringar i årets budget höjs till 131 000 € och att höjningen finansieras med kassamedel.

Jäv: Johan Söderberg och Solveig Mickels. Ordförande protokollför detta ärende.

(16)

Anvisning för rättelseyrkande, ändringssökande och besvärs anvisning Datum för sammanträdet 17.08.2016 Styrelsen

BESVÄRSFÖRBUD Vad förbudet grundar sig på

Eftersom nedan nämnda beslut endast gäller beredning eller verkställighet, kan enligt 91 § kommunallagen rättelseyrkande inte framställas eller kommunalbesvär anföras över beslutet.

Paragraferna 1- 9, 12-13 och 15

Besvär kan inte anföras över nedan nämnda beslut, eftersom ett skriftligt rättelseyr- kande enligt 89 § i mom. kommunallagen kan framställas över beslutet.

Paragraferna 10-11 och 14

Enligt 5 § förvaltningsprocesslagen / annan lagstiftning kan besvär inte anföras över nedan nämnda beslut.

Paragrafer och grunden för besvärsförbudet.

Anvisning för RÄTTELSEYRKANDE

Den som är missnöjd med nedan nämnda beslut kan framställa ett skriftligt rättelse- yrkande.

Paragraferna 10-11 och 14

Myndighet hos vilken rättelse yrkas, adress och postadress:

Styrelsen för samkommunen för yrkesutbildning i östra Nyland c/o Östra Nylands yrkesinstitut Inveon, Edelfeltsstigen 1, 06400 Borgå Yrkandet skall framställas inom 14 dagar från delfåendet av beslutet.

Rättelseyrkandets innehåll Av rättelseyrkandet skall framgå yrkandet och vad det grundar sig på. Yrkandet skall undertecknas av den som framställer det.

BESVÄRSANVISNING Besvärsmyndighet och besvärstid

I nedan nämnda beslut kan ändring sökas skriftligt genom besvär. Ändring i ett beslut med anledning av ett rättelseyrkande kan sökas genom kommunalbesvär endast av den som framställt rättelseyrkandet. Om beslutet har ändrats med anledning av rättelseyrkandet, kan ändring i beslutet sökas genom kommunalbesvär också av den som är part eller av en kommunmedlem.

I nedan nämnda beslut kan ändring sökas skriftligt genom besvär. Ändring i ett beslut med anledning av ett rättelseyrkande kan sökas genom kommunalbesvär endast av den som framställt rättelseyrkandet. Om beslutet har ändrats med anledning av rättelseyrkandet, kan ändring i beslutet sökas genom kommunalbesvär också av den som är part eller av en kommunmedlem.

Besvärsmyndighet, adress och postadress

Helsingfors förvaltningsdomstol, Bangårdsvägen 9, 00521 Helsingfors

Kommunalbesvär, Besvärstid

Paragraf - 30 dagar

Förvaltningsbesvär Besvärstid

Paragraf - 30 dagar

Besvär över beslut som gäller skriftlig varning Besvärstiden börjar från delfåendet av beslutet.

Besvärsskrift I besvärsskriften skall uppges

(17)

- vilket beslut som överklagas - vilka ändringar som yrkas i beslutet - motiveringarna till att beslutet bör ändras

Besvärsskriften skall undertecknas av ändringssökanden själv eller av den som för- fattat skriften. Om endast den som författat besvärsskriften undertecknar den, skall också hans yrke, boningsort och postadress anges.

Till besvärsskriften skall fogas det beslut som överklagas, i original eller som officiellt bestyrkt kopia, och intyg om den dag från vilken besvärstiden skall räknas.

Inlämnande av bes- värshandlingarna

Besvärshandlingarna skall lämnas till besvärsmyndigheten före besvärstidens utgång.

Besvärshandlingarna kan även sändas med post eller genom bud, men i så fall på avsändarens eget ansvar. Handlingarna skall lämnas till posten i så god tid att de kommer fram innan besvärstiden går ut.

Tilläggsuppgifter Med stöd av lagen om avgifter för domstolars och vissa justitieförvaltningsmyndig- heters prestationer (701/93) uppbärs en rättegångsavgift på 90 euro av en ändrings- sökande i förvaltningsdomstolen.