Nämndernas tertialrapport April
Innehållsförteckning
1 Kommunstyrelsen ... 5
1.1 Ekonomisk uppföljning ... 5
1.2 Viktiga förändringar ... 9
1.3 Nya data och resultat ... 10
1.4 Styrdokument för särskild uppföljning ... 11
1.5 Mål ... 13
1.6 Kommunledningskontorets uppdrag ... 18
1.7 Riskhantering - internkontroll... 21
2 Stadsbyggnadsnämnden ... 24
2.1 Styrdokument för särskild uppföljning ... 24
2.2 Mål ... 25
2.3 Riskhantering - internkontroll... 26
3 Barn- och ungdomsnämnden ... 28
3.1 Ekonomisk uppföljning ... 28
3.2 Viktiga förändringar ... 31
3.3 Nya data och resultat ... 32
3.4 Styrdokument för särskild uppföljning ... 34
3.5 Mål ... 37
3.6 Uppdrag ... 43
3.7 Riskhantering - internkontroll... 43
4 Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden ... 46
4.1 Ekonomisk uppföljning ... 46
4.2 Viktiga förändringar ... 51
4.3 Nya data och resultat ... 51
4.4 Styrdokument för särskild uppföljning ... 51
4.5 Mål ... 53
4.6 Uppdrag ... 55
4.7 Riskhantering - internkontroll... 58
5 Vård- och omsorgsnämnden ... 60
5.1 Ekonomisk uppföljning ... 60
5.2 Viktiga förändringar ... 65
5.3 Nya data och resultat ... 65
5.4 Styrdokument för särskild uppföljning ... 66
5.5 Mål ... 67
, Tertialrapport April 3(132)
5.7 Riskhantering - internkontroll... 70
5.8 Bilagor ... 73
6 Socialnämnden ... 74
6.1 Ekonomisk uppföljning ... 74
6.2 Viktiga förändringar ... 80
6.3 Nya data och resultat ... 81
6.4 Styrdokument för särskild uppföljning ... 82
6.5 Mål ... 84
6.6 Uppdrag ... 87
6.7 Riskhantering - internkontroll... 93
7 Kultur- och fritidsnämnden ... 96
7.1 Ekonomisk uppföljning ... 96
7.2 Viktiga förändringar ... 98
7.3 Nya data och resultat ... 98
7.4 Styrdokument för särskild uppföljning ... 99
7.5 Mål ... 101
7.6 Uppdrag ... 104
7.7 Riskhantering - internkontroll... 105
8 Miljö- och byggnadsnämnden ... 109
8.1 Ekonomisk uppföljning ... 109
8.2 Viktiga förändringar ... 111
8.3 Nya data och resultat ... 111
8.4 Styrdokument för särskild uppföljning ... 112
8.5 Mål ... 113
8.6 Uppdrag ... 115
8.7 Riskhantering - internkontroll... 115
9 Trafik- och fastighetsnämnden ... 117
9.1 Ekonomisk uppföljning ... 117
9.2 Viktiga förändringar ... 120
9.3 Nya data och resultat ... 121
9.4 Styrdokument för särskild uppföljning ... 121
9.5 Mål ... 122
9.6 Uppdrag ... 123
9.7 Riskhantering - internkontroll... 124
10 Överförmyndarnämnden ... 126
10.1 Ekonomisk uppföljning ... 126
10.2 Viktiga förändringar ... 127
10.3 Nya data och resultat ... 128
10.4 Styrdokument för särskild uppföljning ... 128
10.5 Mål ... 129
10.6 Uppdrag ... 131
10.7 Riskhantering - internkontroll... 131
, Tertialrapport April 5(132)
1 Kommunstyrelsen
1.1 Ekonomisk uppföljning
1.1.1 Driftredovisning KS
Prognosrapport 2018 KS
Budget
2018 Period-
utfall Utfall % Prognos
apr Budget-
avvikelse Prognos mar KOMMUNSTYRELSEN
Intäkter -176 907 -60 134 34 -176 827 -79 -177 907
Kostnader 358 939 110 327 31 358 859 79 360 739
Netto (tkr) 182 032 50 193 28 182 032 0 182 832
PER VERKSAMHETSNIVÅ Politisk verksamhet*
Intäkter 0 0 0 0 0 0
Kostnader 25 655 5 487 21 25 655 0 25 655
Netto (tkr) 25 655 5 487 21 25 655 0 25 655
Kommunledning
Intäkter -107 484 -34 888 32 -106 612 -872 -107 484
Kostnader 209 497 65 730 31 208 625 872 210 298
Netto (tkr) 102 013 30 841 30 102 013 0 102 813
Stadsbyggnadsavd. inkl.
nämnd*
Intäkter -63 916 -23 428 37 -64 708 793 -64 916
Kostnader 77 558 24 122 31 78 350 -793 78 558
Netto (tkr) 13 642 694 5 13 642 0 13 642
Kommunrevisionen
Intäkter 0 0 0 0 0 0
Kostnader 1 667 126 8 1 667 0 1 667
Netto (tkr) 1 667 126 8 1 667 0 1 667
Samarbetsorgan
Intäkter 0 0 0 0 0 0
Kostnader 3 439 1 115 32 3 439 0 3 439
Netto (tkr) 3 439 1 115 32 3 439 0 3 439
Räddningstjänst
Intäkter -5 507 -1 817 33 -5 507 0 -5 507
Kostnader 41 123 13 704 33 41 123 0 41 123
Netto (tkr) 35 616 11 886 33 35 616 0 35 616
Prel.kostnader-interna 0 43 0 0 0 0
Diff/felkonteringar 0 0 0 0 0 0
1.1.2 Kommentar till helårsprognos, utfall och budget Helårsprognos jämfört med budget och föregående prognos
Efter fyra månaders verksamhet bedöms prognosen ligga enligt budget. Därmed ingen förändring av prognosen jämfört med föregående månads prognos. I dagsläget finns dock en viss osäkerhet att uttala sig om kommunstyrelsens helårsprognos. Vissa över- och underskott prognostiseras inom olika verksamheter. Totalt beräknas kommunstyrelsens budget ändå att vara i balans vid årets slut.
Utfallet jämfört med riktvärde och prognos KOMMUNSTYRELSEN
Kommunstyrelsen redovisar ett utfall för perioden som uppgår till 50,2 miljoner kronor. Detta motsvarar 28 procent av budgeterad ram. Riktvärdet efter fyra månaders verksamhet är ett utfall på 33 procent av budget. Under perioden har verksamheten bistått med att genomföra
uppbokningar och periodiseringar av intäkter och kostnader för att erhålla ett mer rättvisande utfall. Detta förändrade arbetssätt kommer att fortsätta och medvetandegör vikten av att redovisa rätt i rätt period.
Prognosbedömning
Prognosen på total nivå bedöms hålla budget.
Viss osäkerhet finns avseende transiteringskostnader för IT-outsourcingprojektet. Transitering mellan nuvarande leverantör och eventuell ny leverantörs tjänster är svåra att uppskatta.
Projektet är försenat vilket är rapporterat till och hanterat i styrgrupp. Kostnader för transitering är svåra att estimera med precision samt i nuläget svåra att precisera i tid. Det finns en risk att all transiteringskostnad förskjuts till 2019.
Kommentarer till prognos per rapporteringsområde Kommunledning
Utfallet ligger på 30,8 miljoner kronor vilket motsvarar 30 procent av budgeterad ram.
Budgeterade hyressänkningar om 8 MSEK kommer troligen inte att ge någon effekt under 2018 på grund av att fastighetsfissionen har blivit senarelagd. Beräknade intäkter på
kommunledningsnivå blir till följd av detta lägre, men balanseras av lägre kostnader mellan avdelningarna. Detta kan på helårsbasis medföra att kommunledningens utfall blir sämre än budgeterat. I dagsläget saknas mer exakta beräkningar varpå prognosen tills vidare bedöms följa budget.
Ekonomiavdelningen
Utfallet ligger på 34 procent. Intäkterna bedöms bli lägre än budgeterat vilket främst beror på att
fastighetsfissionen blir senarelagd och en del av de budgeterade personalkostnaderna kan
därmed inte börja belasta de nystartade företagen än. Kostnaderna bedöms bli högre vilket beror
dels på ökade kostnader som är kopplade till transiteringskostnader på grund av försentingar för
beslutsstödsprojektet samt ökade konsultkostnader inom både Controllerenheten och Inköp.
, Tertialrapport April 7(132)
Administrativa avdelningen
Utfallet ligger på 24 procent vilket främst beror på överskott inom Säkerhetsenheten som är att hänföra till lägre personalkostnader. Kansliet redovisar ett något högre utfall än riktvärdet vilket främst beror på felbokade kostnader för en kommungemensam utbildning samt i övrigt något högre lönekostnader och verksamhetskostnader än budgeterat. Inom Internservice finns en vakant tjänst på ledningsnivå som tillfälligt har en tillförordnad chef som delas med
Kontaktcenter. Intäkterna på Internservice avviker mot budget och avser ej intäktsförda årsavtal.
Projekt Upphandling av ny driftsleverantör är försenat vilket är rapporterat till och hanterat i styrgrupp. Projektet följer i huvudsak budget med vissa överdrag på konsultkostnader.
Kostnader för transitering är svåra att estimera med precision samt i nuläget svåra att precisera i tid. Det finns en risk att all transiteringskostnad förskjuts till 2019. Det finns idag ingen
detaljerad kalkyl på vilka transiteringskostnaderna beräknas att uppgå till. Kostnader för 2018 beräknas avse upphandlingskonsulter, juriststöd, fortsatt etablering bl.a. servicedesk.
Personalavdelningen
Utfallet ligger på -46 procent vilket beror på att intäkterna överstiger kostnaderna. Låga kostnader på hälsa och arbetsmiljö under årets första månader främst beroende på att kostnader för minskad arbetstid med oförändrad pensionsgrundande lön för tjänstepension ej inkommit.
Prognosen visar ett utfall enligt plan för PO-pålägget per helår även om det av naturliga skäl väntas plana ut något under semestermånaderna.
Avdelningen för näringsliv och kommunikation
Utfallet ligger på 34 procent och följer i princip riktvärdet. Kostnaderna för arbetskraft är något högre än riktvärdet, detta beror främst på ökade PO-kostnader och uttagna semesterdagar.
Avdelningens övriga verksamhetskostnader följer budget. Främst Strategisk
kommunikationsenheten som har lägre verksamhetskostnader vilket ger ett prognostiserat överskott om 508 tusen kronor.
Stadsbyggnadsavdelning
Utfallet ligger på 5 procent efter första tertialet. Avvikelsen beror dels på att en retroaktiv fakturering på 592 tusen kronor har utförts till SEOM avseende gemensamma juristkostnader i samband med en entreprenadtvist i Väsjön. Dessutom har bidrag om 350 tusen kronor (från landstinget för Urban grönstruktur) förts över från 2017 och avser helår. Intäkter för
markförvaltning är fortsatt höga, och det överskottet prognostiseras att användas till strategisk
trafikplanering som kostar mer än budgeterat. På helårsbasis förväntas en budget i balans.
Kommunrevisionen
Utfallet ligger på 126 tusen kronor vilket motsvarar 8 procent av budgeterad ram.
Kommunrevisionens verksamhetskostnader avser dels löpande kostnader för administration och sakkunnigt biträde och dels kostnader för fördjupade granskningar. Tyngdpunkten av
kostnaderna redovisas under hösten. På helårsbasis förväntas en budget i balans.
Samarbetsorgan
Utfallet ligger på 1 115 tusen kronor vilket motsvarar 32 procent av budgeterad ram. På helårsbasis förväntas en budget i balans.
Räddningstjänst
Utfallet ligger på 11,9 miljoner kronor viket motsvarar 33 procent av budgeterad ram. På helårsbasis förväntas en budget i balans.
Eventuell omdisponering av budget
Inga behov av omdisponering av budget finns i dagsläget.
Planerade åtgärder vid eventuella underskott
Det finns inga signaler om behov av att vidta åtgärder för eventuella underskott.
1.1.3 Investeringsprognos
I dagsläget finns inga planerade investeringar för året. Investeringsutrymmet bedöms bli outnyttjat.
Investeringar Årsbudget Prognos Avvikelse
Inga planerade 2 200 000 kr 0 kr -2 200 000 kr
1.1.4 Riktade budgetmedel
Nivåpåverkande
förändringar Budget
2018 (tkr) Prognos Avvikelse Kommentar
E-handels controller -700 700 0 En e-handelscontroller
anställdes under 2017.
Digitalisering av
detaljplaner 700 -700 0
Budgettillskott erhölls 2015- 2017. Digitaliseringen är slutförd.
Attunda, SKL, KSL, m. fl. -1 200 1 200 0 Följer plan.
Sänkning hyra 8 000 0 -8 000
Fastighetsfissionen är ännu ej genomförd. Effekten uppskattas i dagsläget komma först under 2019.
Permanent dagbil -700 700 0
Tillfälliga satsningar Allmänna val 2018, EU
val 2019 -4 000 4 000 0 Följer plan.
IT-upphandling -5 000 5 000 0 Följer plan.
1.1.5 Exploateringsredovisning
Exploatering exkl
Väsjön (Mkr) Budget 2018 Prognos 2018 Avvikelse
Inkomster 105,6 140,7 35,1
Utgifter -232,9 -269,2 -36,3
, Tertialrapport April 9(132) Inkomsterna i prognosen är högre än budget vilket beror på att markförsäljningstävlingen för kvarteret Staven gick bättre än väntat. Dessutom kommer en inbetalning för den sista tomten i Kappetorp under 2018, då inbetalningen är kopplad till tillträde (byggstart). Utgifter för gata har ökat framför allt beroende på ledningsomläggning under Malmparken. Utgifter för mark har ökat något då ett intentionsavtal har slutits med SEOM om att kommunen ska förvärva Reveljen 4 och detta sker troligtvis under 2018. 125 miljoner kronor för strategiska fastighetsförvärv är med i både budget och prognos.
Väsjön (Mkr) Budget 2018 Prognos 2018 Avvikelse
Inkomster 251,0 258,0 +7,0
Utgifter -422,2 -327,6 -94,5
Netto -171,2 -69,6 +101,6
Större del av denna avvikelse beror på uppdatering av de faktiska markförsäljningar enl. exploateringsavtal i Väsjö torg, spridning av kostnader för projektövergripande mellan de kommande åren, samt andra uppdateringar som görs i samband med nya kalkyler och upphandlingar inom delprojekten.
1.1.6 Återsökning av statsbidrag
Myndighet Medel t.o.m. april 2018 Medel - utfall
Boverket 6 100 000 kr
Boverket 22 500 000 kr
Bidrag från Boverket för "Grönare städer" har sökts av Väsjöprojektet (6,1 miljoner kronor) och för Malmparken (22,5 miljoner kronor).
1.2 Viktiga förändringar
Kommunledningen:
Budgeterade hyressänkningar om 8 miljoner kronor kommer troligen inte att ge någon effekt under 2018 på grund av att fastighetsfissionen har blivit senarelagd. Detta kan på helårsbasis medföra att kommunledningens utfall blir sämre än budgeterat. I dagsläget saknas mer exakta beräkningar varpå prognosen tills vidare bedöms följa budget.
Controllerenheten på ekonomiavdelningen har anställt en enhetschef som började 12 april.
Outsourcing IT
Avtalet med nuvarande outsourcingföretag avseende IT-tjänster att bl.a. hantera lagring och servicedesk, IT-arbetsplatser, IT-nät och skrivare upphör att gälla från och med april 2019.
Ytterligare optioner att förlänga avtalet är uttömt.
IT-enheten står inför en outsourcingupphandling och tillhörande transitering under övergångsperioden. Projektet bedöms sannolikt att pågå under 2018 och 2019.
Det första upphandlingsområdet som syftar till att ersätta Tietos leverans är server- och
applikationsdrift. Upphandlingsförfarandet är förhandlat och upphandlingen är publicerad sedan slutet av april och vi inväntar nu ansökningar. Nästa steg är förhandling vilken genomförs under hösten 2018.
Projektet är försenat vilket är rapporterat till och hanterat i styrgrupp. Projektet följer i huvudsak budget med vissa överdrag på konsultkostnader. Kostnader för transitering är svåra att estimera med precision samt i nuläget svåra att precisera i tid. Det finns en risk att all
transiteringskostnader förskjuts till 2019. Exit-avtal är framtaget med Tieto som reglerar hur vi ska hantera ansvar i transitering från Tieto till ny leverans. Kostnader för 2018 avser då upphandlingskonsulter, juriststöd, fortsatt etablering av SSFM samt etablering av servicedesk.
Stadsbyggnadsavdelningen: Bostadspriserna har efter höstens nedgång stabiliserats i början av
året. Intresset för småhus har inte påverkats så mycket men nystart av bostadsrättsprojekt har
bromsats upp då flera byggherrar har ett osålt utbud att beta av. Antalet "första spadtag" för
bostadsrättsprojekt inom om den kommande 12-månaders perioden verkar bli få. Detta kommer
att bevakas och monitoreras framöver via den vanliga bostadsprognosen.
1.3 Nya data och resultat
Administrativa avdelningen
Kommunens revisorer har granskat kommunens krisberedskapsarbete och gör bedömningen att det finns en tillfredställande krisberedskap i enlighet med lagstiftning och myndigheters riktlinjer. Vidare gör revisorerna bedömningen att organisationen övar och erhåller utbildning i enlighet med lagstiftningens ändamål samt samverkar med berörda aktörer. Kommunen har styrande dokumentation i enlighet med lagstiftning och i huvudsak i enlighet med förordningar.
Däremot noteras ett antal brister i den styrande dokumentationen.
Kommunens revisorer har granskat verkställighet av beslut och gör bedömningen att det finns fungerande rutiner och system för verkställighet av fattade beslut. Revisorerna gör vidare bedömningen att kommunstyrelsen uppfyller sin uppsiktsplikt gällande verkställighet av beslut och att den rapportering som sker till kommunfullmäktige bedöms som tillfredsställande.
Däremot gör revisorerna bedömningen att rutinerna inte är tillräckligt dokumenterade, att rutinerna är av informell karaktär och i hög utsträckning personbundna, synpunkter som kommunstyrelsen bemött i ett yttrande.
Avdelningen för Näringsliv och kommunikation:
Nöjd-kund-indexmätning för 2017
Sollentuna kommuns totala NKI har sjunkit från 70 till 67. Det är främst bygglov och miljö- och hälsoskydd som får låga betyg. Området markupplåtsele får högt betyg och redovisar en
markant ökning jämfört 2016. Ett arbete vidtar nu att analysera resultaten mer i detalj och sedan påbörja ett arbete med insatser för de områden där kommunen backat.
Enkät om Solsidan 2017
Drygt 400 personer på kommunens alla förvaltningar besvarade enkäten om Solsidan. Det sammanlagda resultatet visar att nästan alla som besvarat enkäten kommer in på Solsidan från den dator de använder på sin arbetsplats och majoriteten av de svarande är inne varje dag. Mest populärt är att läsa nyheter och att ta del av information från sin arbetsplats eller sitt kontor.
Solsidans sociala funktioner, till exempel möjlighet att diskutera i grupper och att kommentera innehåll, används sparsamt.
De flesta menar att språket på Solsidan är bra och instämmer helt eller delvis i att Solsidan erbjuder fakta och har ett trovärdigt innehåll. Upplevelsen av att informationen är aktuell och uppdaterad har sjunkit något jämfört med förra året och det är inte så lätt att snabbt hitta den information man behöver. Många av de svarande har lämnat synpunkter om sökfunktionen och 38 procent instämmer inte alls i påståendet att de får bra sökresultat när de söker. Andelen som är nöjda eller mycket nöjda med den samlade bedömningen av Solsidan blev för 2107 84 %.
Resultatet 2016 var 81 %.
Personalavdelningen:
Kommunens revisorer har genomfört en förstudie gällande ”Granskning av löner och ersättningar”. Granskningen syftar till att besvara följande revisionsfråga: Är den interna kontrollen avseenden löner, lönrelaterade avgifter och pensioner tillräckliga?
Efter genomförd granskning gör revisorerna bedömningen att den interna kontrollen avseende löner och ersättningar är tillräcklig. Granskningen har gjorts utifrån nio kontrollmål där samtliga kontrollmål har nått kriteriet ”uppfyllt”. Detta visar att kommunen har en god intern kontroll avseende löner, lönrelaterade avgifter och pensioner.
Ekonomiavdelningen:
Kommunens revisorer har granskat generella IT-kontroller. Slutsatsen är att kontrollerna är
godkända men att det finns områden att förbättra och utveckla.
, Tertialrapport April 11 ( 132 )
årsredovisning 2017. Rapporten var mycket positiv.
Stadsbyggnadsavdelningen:
Markanvi sningstävlingen för det nya kvarteret i gamla mässområdet i Sollentuna är avgjord. Sju anbud inkom och det vinnande förslaget kommer från AB Borätt och Seniorgården AB.
Utvärderingen baserades på i första hand gestaltning och i andra hand prisnivå. Återige n bekräftades att en väl genomtänkt och påkostad gestaltning går hand i hand med en hög betalningsvilja för marken.
SCB har publicerat Nybyggnad av bostäder - I Sollentuna färdigställdes 307 bostäder under 2017 vara 235 i flerbostadshus och 72 i småhus.
1.4 St yrdokument för särskild uppföljning
Styrdokument:
1.4.1 Trygghets - och säkerhetsstrategin
Kommunens olika kontor bidrar aktivt till det trygghetsskapande arbetet i kommunen. En central del i detta arbete är samordning av kommunens resurser. Det sker bland anna t genom Projekt
Tureberg/Edsberg där arbetet förlöper enligt plan. Det sk EST - projektet som avslutades 2017 och som handlar om att införa en nationellt utvecklad informationsdelningsmetod i trygghetsarbetet håller nu på att implementeras. Ett systemstöd ka llat Embrace är inhandlat för detta. Genom Embrace kommer fältarbetare, fritidsgårdar, polis, skola, socialtjänst, nattvandrare, vaktbolag, säkerhetsenhet, Sollentunahem med flera aktörer kunna rapportera in lokala lägesbilder som i aggregerad form ger en bild av var gemensamma och enskilda trygghetsskapande insatser behöver sättas in i kommunen.
Samverkansöverenskommelsen med polisen är ytterligare en del i uppfyllandet av strategin. En uppföljning av överenskommelse gjordes i slutet av 2017 och visade att vissa områden i
överenskommelsen inte hade kommit igång som planerat. Arbete med att få igång dessa delar pågår.
Inga indikatorer och aktiviteter finns beslutade på kommunstyrelsenivå.
Styrdokument:
1.4.2 Integrationspolicy/integrationsplan
Nyanlänt Företagande är ett sexmånaders utvecklingsprogram i Sollentuna för nyanlända som vill starta och driva företag. Programmet kommer att genomföras i två omgångar och den första omgången avslutades under vintern 2018. Under våren planeras det för omgång två s om beräknas påbörjas efter sommaren och pågå under hösten 2018.
De som slutförde programmet var alla välmotiverade och uppgav vid utvärderingen att programmet gett dem mycket av kunskaper idéer samt motivation att vilja starta eget företag. Inte minst stär ktes motivationen till att lära sig prata svenska. Målet att starta företag blev mycket tydligt relaterat till förmågan att förstå och göra sig förstådd på svenska.
Mentorsprogrammet pågår och deltagarna har träffat sina mentorer minst två gånger. Mentorer na kommer via Företagarnas lokala nätverk. Det sista planerade mentorsmötet genomförs i april månad.
Indikatorer Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall T1 2018
Målvärde 2018 Antal praktik - eller subventionerade
arbetsplatser för nyanlända 13 3 3
Indikatorer Utfall 2016
Utfall 2017
Utfall T1 2018
Målvärde 2018 Kommentar Tertial 1 2018
Nyanlänt Företagande: I den första omgången var det sju medverkande vid start och det var fyra som avslutade programmet. Rekrytering av deltagare förväntades i huvudsak ske via Arbetsförmedlingen i Upplands Väsby. Ett informations möte för handläggarna genomfördes sommaren 2017. Men därifrån anvisades väldigt få (två deltagare) varför Företagarna vände sig till SFI – utbildningen hos Eductus för att presentera NF – programmet. Där genomfördes två informationsmöten, det första i slut et av augusti med 22 deltagare och det andra i september med 5 deltagare.
Under programmet genomfördes en serie workshops vid 11 tillfällen á 3 timmar/ggr genomfördes under perioden 12 oktober 2017 – 7 mars 2018.
Vid ett tillfälle deltog I FS - rådgivare från ALMI för att ge deltagarna kontakt med en av de aktörer som efter fullgjort NF - program kan ge individuell affärs – och finansieringsrådgivning.
Språknivån har varierat mellan deltagarna men deras förmåga och vilja att prata svenska har visat en påtaglig f örbättring.
Tre personer lämnade programmet, en av dem med anledning att personen fick anställning.
Styrdokument:
1.4.3 Näringslivsstrategi
Arbetet kommer att fokusera på det som avser Medveten kommunikation i skrift och det kommer att ske under hösten 2018. Det som beskrivs kring fokusgrupper kommer inte äga rum då det gjorts en gemensam bedömning i kommunens ledningsgrupp att kommunen har kunskap kring det som fokusgrupperna syftade till, dels utifrån löpande dialog med företagen, resultatet av NKI - mätningar och Svenskt Näringslivs enkät. Fokus under 2018 blir därför att genomföra workshops för samtliga kontor för att stärka handläggarnas kunskap om hur den skriftliga kommunikationen påverkar upplevelsen av service och bemötande. En upphandling pågår under ap ril och maj för att anlita externt stöd i utformning och genomförande av dessa workshops. Detaljplaneringen beräknas starta i slutet av maj och workshopsen planeras till hösten.
Styrdokument:
1.4.4 Personalpolicy
Kommunledningskontoret har tagit fram handling splaner från medarbetarenkäten på både nämndnivå och avdelningsnivå som kommer genomföras under året. En workshop där arbetet med aktiva åtgärder enligt diskrimineringsalgen är planerad under våren. Som en aktivitet för att minska skillnaden i uttag av för äldradagar ska samtliga chefer genomföra strukturerade samtal med medarbetare som går på föräldraledighet. En arbetsgivarstrategi som syftar till att ha en direkt påverkan på hur vi arbetar vidare med att stärka arbetsgivarmärket är framtagen. En övergrip ande kompetensförsörjningsplan på kommunledningskontoret är framtagen utifrån identifierade utmaningar.
Sjukfrånvaron har ökat jämfört med samma period föregående år, vid längre sjukfrånvaro ska en dokumenterad rehabiliteringsplan upprättas. Personalomsätt ningen har minskat jämfört med samma period föregående år. Mål för personalomsättningen för året beräknas bli uppfyllt, mål för sjukfrånvaro för året beräknas bli delvis uppfyllt,.
Indikatorer Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall T1 2018
Målvärde 2018
Sjukfrånvaro i % 3,82 % 3,86 % 6,38 % 3,8 %
Kommentar Tertial 1 2018
Målvärdet för 2018 ligger något högre än utfallet de senaste åren. Kommunledningskontoret ligger på samma nivå gällande sjukfrånvaro som kommunen som helhet. Några långtidssjukskrivningar finns som påverkar det genomsnittliga nyckeltalet för sjukfrånvaro.
Personalomsättning, extern (%) 17,8 % 10,9 % 13,74 % 15 %
, Tertialrapport April 13 ( 132 )
Indikatorer Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall T1 2018
Målvärde 2018 Kommentar Tertial 1 2018
Kommunledningskontoret strävar efter en personalomsättning mellan 10 - 15 procent.
Personalomsättningen för första tertialen uppgår till 13,74 vilket är en minskning jämfört med samma period föregående år (14,63 procent).
H ME (hållbart medarbetarengagemang) - 82,8 82
Kommentar Tertial 1 2018 Inget resultat för denna period.
1.5 Mål
Övergripande mål:
1.5.1 Trygghet och välfärd genom livet Nämndmål:
1.5.1.1 Service, tillgänglighet och dialog för nöjda invånare
Ett projekt för att skaffa ett kommungemensamt kundärendehanteringssystem pågår. Syftet med detta är att få en effektiv återkoppling till kund i ärenden som rör framför allt felanmälan och klagomål.
Systemet ska kunna hantera den vanliga relationen kontaktcenter – kontor – entreprenör – kontor – kontaktcenter – kund. Kontaktcenter har under våren tillsammans med trafik - och fastighetskontoret arbetat särskilt kring frågan hur kundåterkopplingen inom den verksamheten ska förbättras.
Kontaktcenter arbetar för att minska samtalen till handläggare och för att kunderna som ringer bara ska behöva ringa ett samtal för att få sitt ä rende löst. En del är att personalen inte ska be kunden att ringa tillbaka om kontaktcenter inte ska hjälpa till i just det ärendet och rätt handläggare inte är tillgänglig. Då ska meddelande till handläggaren lämnas.
Kontaktcenter entré har invigt Dialoge n som ger besökare möjligheten att nyttja datorer samt att kunder tas emot i en mer avskild yta.
Avdelningen för näringsliv och kommunikation har två avdelningsmål som arbetar gentemot detta KS - mål. Det är att Sollentuna kommun ska erbjuda en moderna, an vändarvänlig och tillgänglig webbplats som underlättar och effektiviserar kontakten med kommunen och Förbereda för extern
varumärkeskommunikation. Det första målet löper enligt plan och det andra ska påbörjas enligt plan efter sommaren.
Indikatorer Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall T1 2018
Målvärde 2018 Engagerat, kunnigt och serviceinriktat
bemötande på kontaktcenter 4,2 4,1 4,2
Kommentar
De som kontaktar kontaktcenter ska vara nöjda med den service kontaktcenter ger.
Mål : Kunderna ska ge ett genomsnittligt betyg på 4,2 av 5 möjliga i kundundersökning angående
”generell nöjdhet”.
Mätning : Bright kundundersökning visade 4,2.
Under tertial 1 nådde kontaktcenter sitt mål med en generell kundnöjdhet med 4,2.
Tillgänglighet besök/telefoni på
kontaktcenter 4,1 4,1 4,2
Indikatorer Utfall 2016
Utfall 2017
Utfall T1 2018
Målvärde 2018 Kommentar
Mål : De som kontaktar kontaktcenter ska uppleva att de snabbt får hjälp med sitt ärende. Kunderna ska ge ett genomsnittligt betyg på 4 av 5 möjliga i kundundersökning på upplevelsen av svarstiden.
Mätning : ServiceNow visade 4,2
Lösningsgrad kontaktcenter 72 % 76 %
Kommentar
Mål : Kunderna ska bara behöva ringa ett samtal till kommunen för att få sitt ärende löst. Kontaktcenter ska i första hand svara på och lösa frågan själv, i andra hand skicka vidare ärendet till förvaltningen.
Mätning : ServiceNow visade 74,4 %
Tillgänglighet e - post på kontaktcenter 94,6 % 95 %
Kommentar
Mål : De som kontaktar kontaktcenter ska uppleva att de snabbt får hjälp med sitt ärende. 95 % av den e - post och andra skriftliga kontakter vi får in ska få en återkoppling inom 1 arbetsdag.
Mätning : ServiceNow visade 96 %
Webbesökarnas nöjdhet (index) 57 57 59
Kommentar
Mätning sker endast en gång per år.
Övergripande mål:
1.5.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt Nämndmål:
1.5.2.1 Miljö - och klimatpåverkan från kommunens verksamheter ska minska
Händelser att lyfta under första kvartalet 2018:
Kampanjer: klimatevenemang Earth hour, uppstart av skolprojektet Vårt Sollentuna 2040, skräpplockarkampanjen Håll Sollentuna rent.
Klimat oc h sårbarhetsanalysen har tagits fram.
Åtgärdsprogram buller har tagits fram.
Väsjöns hållbarhetsprogram har tagits fram.
Indikatorer Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall T1 2018
Målvärde 2018 Direkta utsläpp växthusgaser (ton CO2) 9 700 ton
CO2
9 450 ton CO2
9 000 ton CO2 Kommentar
Utsläppen av co2 har minskat med 3% mellan 2016 och 2017.
Andel åtgärder i "mål och handlingsplan" för miljö - och klimatfrågor som är färdigställda (%)
13 % 35 %
Kommentar
Åtgärderna är tidsatta på helårsbasis och bedömningen för 2018 kommer att göras i början av år 2019.
, Tertialrapport April 15 ( 132 )
Övergripande mål:
1.5.3 Attraktiv och effektiv organisation Nämndmål:
1.5.3.1 Det självklara valet av arbetsplats
Strategiskt arbete med kompetensförsörjning pågår löpande. Under 2018 fortsätter vi genomföran det av att arbeta med uppföljning av aktiviteteter och prognos per enhetschefsnivå i Stratsys, Under våren kommer utbildningar att genomföras för samtliga anställda i GDPR - utifrån nya
dataskyddsförordningen som träder ikraft den 25 maj 2018.
Arbete för ökad jämställdhet och mångfald pågår och beaktas i rekryteringar och interna sökande kallas till intervjuer. Frågan tas till exempel upp med medarbetare vid medarbetarsamtal, det tas i beaktande i rekryteringsprocesser samt vid sammansättning av olika sama rbetskonstellationer på avdelningen. Under våren kommer arbetsprocess över aktiva åtgärder för att förhindra diskriminering implementeras.
Arbetet med arbetsgivarmärket fortgår. I februari antogs en arbetsgivarstrategi som utgör grunden för hur kommunen sk a arbeta vidare med att stärka sitt arbetsgivarmärke och säkra
kompetensförsörjningen. Arbete med att ta fram en kommunikationsplan med aktiviteter pågår.
Workshops kommer genomföras i maj där också implementering av kärnvärden kommer ske. Utifrån dessa wo rkshops kommer nytt annonskoncept utarbetas.
Kompetensutveckling av chefer och medarbetare fortgår. Ytterligare en omgång av
ledarutvecklingsprogrammet för chefer pågår. Ledarskapsakademin och medarbetarakademin har genomförts under året och avslutas i maj . Utbildning i effektivt arbetssätt för både chefer och medarbetare har genomförts vid två tillfällen under våren.
Ekonomiavdelningen har två mål kopplade till nämndmålet, dels Stimulerande arbetsmiljö och dels Stärkt samarbete mellan enheterna . Målen följ er enligt plan. Ekonomiavdelningen driver många projekt för att stärka samarbetet och stimulera till utveckling där flera enheter ingår, bland annat att införa e - handel, utveckling av budget - och styrprocesser mm.
Personalavdelningen har ett mål kopplat ti ll nämndmålet, En trivsam arbetsmiljö för alla medarbetare . Målet följer enligt plan.
Stadsbyggnadsavdelningen har ett verksamhetsmål kopplat till detta nämndmål som lyder:
Medarbetare upplever organisationen som effektiv och attraktiv . Detta skall uppnås genom att jobba med realistiska tidplaner, utveckla mallar och rutiner samt utveckla samverkansformer med externa parter.
Avdelningen för näringsliv - och kommunikation har två avdelningsmål kopplade till detta KS - mål. Det är att Implementera varumärkesplat tformen och kärnvärden internt och Vi ska ha roligt på jobbet.
Arbete med båda målen löper på enligt plan.
Indikatorer Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall T1 2018
Målvärde 2018 Andelen som svarar positivt på frågorna
om styrning i
medarbetarundersökningen (HME - delen) (%)
- 81,1 % 80 %
Andelen som svarar positivt på frågorna om motivation i
medarbetarundersökningen (HME - delen) (%)
- 82,7 % 80 %
Andelen som svarar positivt på frågorna om ledarskap i medarbetarenkäten (HME - delen) (%)
- 90,3 % 85 %
Andelen som svarar positivt på frågan om "arbetet är organiserat på ett effektivt sätt så att jag vet vem som gör vad" i medarbetarenkäten (%)
- 63,3 % 70 %
Andelen som svarar positivt på frågan om "samarbetet fungerar bra mellan min arbetsplats och andra enheter" i medarbetarenkäten (%).
- 68,1 % 70 %
Nämndmål:
1.5.3.2 Ordning och reda för effektiv verksamhet med hög kvalitet
Administrativa avdelningen har ett mål som är kopplat till nämndmålet, Administrativa avdelningen håller ordning och reda för effektiv verksamhet med hög kvalitet. Under hösten genomfördes en enkät till samtliga samverkansgrupper på central och förvaltningsnivå. Utifrån resultatet har en
handlingsplan utarbetats. Under våren har ett årshjul för samverkan utarbetats där arbetsmiljöfrågor är en återkommande punkt.
Kommunens personalnyckeltal för 2017 är sammanställda och har skickats till samtliga förvaltningar.
De förtroendevalda revisorerna har genomfört en förstudie gällande ”Granskning av löner och ersättningar”. Granskningen syftade till att besvara följande revisionsfråga: Är den interna kontrollen avseenden löner, lönrelaterade avgifter och pensioner tillräckliga. Efter genomförd granskning gör revisorerna bedömningen att den interna kontrollen avseende löner och ersättningar är tillräcklig.
Den 25 maj träder dataskyddsförordningen GDPR i kraft och ersätter personuppgiftslagen. Under våren har medarbetare och förtroendevalda utbildats i regelverket, ett arbete med att kartl ägga kommunens personuppgiftshantering har inletts, en process för att tillsätta ett dataskyddsombud pågår och en organisation för registerutdrag är under formering.
Kommunens centrala krisledningsgrupp deltog i den regionala krisövningen Markus i april.
Ö vningsscenariot var en terroristattack mot ett pendeltåg i Rotebro. Sollentuna kommun kom därmed att få en central roll i övningen. Utväderingen av dagen var att krisledningsarbetet i Sollentuna fungerade bra, både internt och i relation till andra aktörer . En krisövningsplan är under framtagande för att säkerställa att kommunens krisberedskapsarbete upprätthålls och utvecklas.
En metod för risk - och sårbarhetsanalyser är under framtagande. Metoden, som ska vara enkel att följa utan externt konsultstöd, ska därefter implementeras på kommunens kontor. På detta sätt förväntas kontorens risk - och sårbarhetsanalyser förbättras. Den kommunala krishanteringsplan som kommunfullmäktige ska ta under 2019 ska sedan baseras på detta arbete.
Kommunens inpasseringssystem behöver bytas ut mot ett nytt. Föreberedelser för detta har gjorts under våren. I samband med detta kommer också utarbetas en tydlig rutin som säkerställer en god kontroll av korthanteringen och återkommande revisioner av behörigheter och tillgång.
Flera avdelningar inom kommunledningskontoret är involverade i Projekt Tureberg som handlar om att förbereda renovering och ombyggnation av Turebergshuset. Under våren har arbetet med att ta fram en behovsanalys pågått och olika aktiviteter i form av workshopar, föreläsningar och studiebesök kring aktivitetsbaserad sittning har genomförts.
Ekonomiavdelningen har två mål kopplat nämndmålet, Stärkt samverkan mellan förvaltningar och andra avdelningar och Skapa en ekonomisk långsiktig hållbar kommunkoncern . Målen fö ljer enligt plan. Utöver dessa arbetar avdelningen med nätverk, där uppsiktsplikten är en del av arbetet. Under målet Sveriges kvalitetskommun har kommunkompassen genomförts under maj månad. Ett stort arbete har genomförts i en projektgrupp med mycket goda resultat.
Personalavdelningen har två mål kopplade till nämndmålet, Samordning, stöd och uppföljning i dialog och Korrekt lön vid rätt tid för rätt medarbetare. Målen följer enligt plan.
Indikatorer Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall T1 2018
Målvärde 2018 Chefers/specialisters nöjdhet med
kommunledningskontorets stöd i centrala processer
- -
Det genomsnittliga betyget i
politikerenkäten avseende nöjdheten med beslutsunderlag för
kommunstyrelsen
4,3 4
Det genomsnittliga betyget i
politikerenkäten avseende nöjdheten med beslutsunderlag för
kommunfullmäktige
4,2 4
, Tertialrapport April 17 ( 132 )
Nämndmål:
1.5.3.3 Enklare vardag för medarbetare och chefer
Detta mål följs bland annat upp genom en årlig enkät. Den har ännu inte sänts ut. Nedan följer aktiviteter som avdelningarna genomfört under första tertialet:
Avdelningen för näringsliv och kommunikation har ett mål att utveckla Solsidan för att göra det enklare för chefer och medarbetare att använda intranätet som praktiskt stöd i det löpande arbetet. Arbetet med detta mål löper på enligt plan.
Inköpsenheten arbetar kontinuerligt med att uppdatera rutiner och tydliggöra roller för att servicen till våra verksamheter ska blir ännu bättre. Månatliga aktiviteter genomförs för att nå målet.
I T - arbetsplatsen är ett utve cklingsarbete pågår med förflyttning från Windows 7 till Windows 10 samt från Office 2010 till Office 2016. På sikt flyttas valda tjänster till molnbaserad leverans, Office 365.
Kontaktcenter har nu tagit över lokalen "Dialogen" nere på entréplan för att k unna ta emot kunderna i denna lokal. Nu är larmen på plats, och Dialogen används till kunderna i
dagsläget. Dock behöver kontaktcenter ha en plan för när det är personalbrist i kontaktcenter entré. Då kontaktcenter entré nu mer frontar två fronter istället för en, vilket blir skört när det är någon som är borta. Men denna punkt är pågående.
Serviceportalen är en portal på intranätet där de som arbetar i kommunen ska kunna göra sina beställningar i allt från mobiltelefoner, namnskyltar, proof - x - länkar, till fika eller mat till sina möten. Denna har under kvartal ett lanserats. Det som är kvar att lägga in i denna portal är beställningar till I T och fikabeställningar för konferensservice. Fikabeställningarna kommer in i portalen under kvartal 2. Denna punkt är pågående enligt plan.
Projekt pågår för att skapa ett bredare beslutsstöd som innehåller ekonomi, personal och verksamhet med möjlighet till en ingång. Syftet är att effektivisera planering och uppföljning genom att skapa ett sammanhållet beslutsstöd för Stratsys, BoP och BI BA. Som en del av projektet planeras nya servrar, nytt datalager och användargränssnitt för BI BA. Projektet har blivit 3 - 4 månader försenat på grund av lång leveranstid av nya servrar. Det kan leda till ökade kostnader för dubbel severd rift under året då inbokade konsulter ej kan arbeta som tidigare planerat utan under längre tid.
Medverkan i arbetet med att ta fram material och svara på frågor inför genomförandet av Kommunkompassen. Sammanställning och spridning av Sollentuna kommuns re sultat i Kommunens Kvalitet i Korthet (KKiK), t ex genom rapport på webben, tabell i
årsredovisningen, utskick internt, meddelande till KS och genomgång på kvalitetsnätverket.
Deltagande i SKL:s möten och nätverk avseende KKiK.
Avdelningen för näringsliv o ch kommunikation har ett avdelningsmål för detta KS - mål. Det är att Utveckla Solsidan för att göra det enklare för chefer och medarbetare att använda intranätet som praktiskt stöd i det löpande arbetet. Arbetet med detta mål löper på enligt plan.
Indikatorer Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall T1 2018
Målvärde 2018 Andel nöjda eller mycket nöjda med
kommunens teleservice (%) 91 % 74 % 80 %
Kommentar
Mätning genomförs under hösten 2018.
Andel nöjda eller mycket nöjda med sin
I T - arbetsplats (%) 60 % 45 % 65 %
Kommentar
Mätning genomförs under hösten 2018
Andelen som är nöjda eller mycket nöjda med den samlade bedömningen av Solsidan (%)
81 % 84,1 % 85 %
Kommentar
Mätning sker senare under året.
Andelen medarbetare som tycker de har tillräcklig kompetens att använda tillgängliga I T - verktyg i sitt dagliga arbete (%)
- 91,4 % -
1 .6 Kommunledningskontorets uppdrag
Kommunledningskontoret utför egna uppdrag åt kommunstyrelsen och kommunfullmäktige.
Dessutom bereder kommunledningskontoret övriga nämnders återrapporteringar av uppdrag från kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. I tabellen kommenteras både uppdrag för utförande och beredning.
Uppdrag Utförande Beredning
Budgetuppdrag om det
framtida Edsvik Ekonomiavdelningen
Uppdraget är återrapporterat från KFN till KS. KS bereder nu en långsiktig plan för Edsvik.
Uppdrag att ta fram en plan för gymnasieutbildning i Sollentuna kommun - ny utredning 2019
Uppdraget genomförs enligt plan under 2019.
Utvärdering av hyressystem
för skolor och förskolor Ekonomiavdelningen
Detta uppdrag är nu en del i arbetet med att överföra fastigheter från trafik - och fastighetskontoret till bolaget kommunfastigheter. Regler för inhyrning och hyressättning inom Sollentuna
kommunkoncern samt ändring av TFNs reglemente ska gå på remiss till Sollentuna
kommunfastigheter AB samt TFN med svar senast 2018 - 03 - 31.
Följduppdrag inventering MEX 2: KLK får i uppdrag att i samverkan med TFK ta fram en uthyrningsmodell för resterande fastigheter, såväl för bostäd er som för
verksamhetsfastigheter. I samband med översynen av vilka fastigheter som kan försäljas/omvandlas ska även inkluderas
verksamhetsfastigheter som idag hyrs ut för
bostadsändamål samt udda fastigheter med kommunal eller annan verksamhet.
Ekonomi avdelningen Uppdraget är en del i arbetet med att bygga upp en ny bolagsstruktur i Sollentuna.
Regler för inhyrning och hyressättning inom Sollentuna kommunkoncern samt ändring av TFNs reglemente ska gå på remiss till Sollentuna
kommunfastigheter AB samt T FN med svar senast 2018 - 03 - 31.
Följduppdrag inventering MEX 3: KLK får i uppdrag att i samverkan med TFK göra en översyn av hyresnivåerna. I samband med översynen av vilka fastigheter som kan försäljas/omvandlas ska även inkluderas
verksamhetsfastigheter som idag hyrs ut för
bostadsändamål samt udda fastigheter med kommunal eller annan verksamhet.
Ekonomiavdelningen Uppdraget är en del i arbetet med den nya bolagsstrukturen samt arbetet med ny
hyresmodell. Regler för inhyrning och hyressättning inom Sol lentuna
kommunkoncern samt ändring av TFNs reglemente ska gå på remiss till Sollentuna
kommunfastigheter AB samt TFN med svar senast 2018 - 03 -
, Tertialrapport April 19 ( 132 )
Uppdrag Utförande Beredning
Kommunledningskontoret får i uppdrag att ta fram en vattenplan i enlighet med projektdirektiv som bifogats tjä nsteutlåtande daterat 2016 - 06 - 29
Arbetet med vattenplanen pågår enligt plan.
Utredningsuppdrag för fler Sollentunabor i arbete Kommunstyrelsen uppdrar till KLK att ta fram en
markutvecklingsstrategi för utveckling av kommunens mark och att bedriva en aktiv fastighetsutveckling i syfte att frigöra byggrätter.
Återrapportering ska ske till kommunstyrelsen årligen i samband med tertialsrapport 2, med början 2017.
Rapporteras i samband med delårsbokslutet.
Kommunstyrelsen uppdrar till KLK at t i den kommande revideringen av
projektdirektivet för Väsjön lägga in att antal byggrätter för hyresrätt, vilka bör upplåtas med tomträtt, bör vara i spannet 250 - 500.
Återrapportering av
ovanstående ska ske till KS årligen i samband med tertialsrapport 2, med början 2017.
Rapporteras i samband med delårsbokslutet.
Fullmäktige uppdrar åt UAN att i samverkan med BUN och SN genomföra förslaget om lokalt anpassad introduktion för vuxna och
ensamkommande barn och unga. Uppdraget ska återrapporteras löpande i samband med
tertialsrapporterna.
Kommunledningskontoret får i uppdrag att vidare
undersöka olika möjligheter till samordning av
kommunens bilinnehav samt presentera ett förslag på hur samordningen ska
organiseras.
Synålen:
Kommunledningskontoret får i uppdrag att tillsammans med trafik - och fastighetskontoret utreda hur en
pendlarparkering på
fastigheterna Sykorgen 5 och del av Häggvik 2:3 kan finansieras, anläggas och förvaltas.
Utredningen avvaktar eventuell försäljning av kvarteret Synålen.
Uppdrag Utförande Beredning Uppdrag för att möjliggöra
ökad byggtakt av hyresrätter Detta uppdrag är slutrapporterat i samband med
slutrapporteringen av prioriteringsuppdraget.
Uppdrag angående kollektivtrafikförsörjning i Väsjön samt
parkeringsmöjligheter
Tidplanen för åtgärd svalsstudien har förlängts - slutrapportering sker i början av 2019.
Kommunstyrelsen ger kommunledningskontoret i uppdrag att utarbeta förslag till underlag för en försäljning eller upplåtelse i konkurrens av fastigheterna Tureberg 26:80 och Nocken 7 med syftet att ett LSS - boende uppförs. Återrapporteringen ska ske senast under första kvartalet 2018.
Kommunstyrelsen ger kommunledningskontoret i uppdrag att göra en kartläggning av hur kompetensen kring
hedersfrågorna ser ut inom relevanta förvaltningar i kommunen samt ta fram en handlingsplan för konkreta åtgärder för att säkerställa att Sollentuna kommun blir en kommun i vilken det finns en bred upplysning om
hedersproblematik och där en rad insatser görs för att motverka konsekvenser av hedersförtryck och
hedersvåld.
Grundutredningen är klar. Den remitteras till Socialnämnden då förslaget innebär ändring i nämndens reglemente.
Socialnämnden har fram till 1 september 2018 att yttra sig.
Beroende på nämndens remissvar går ärendet i sin helhet vidare ti ll KS.
Kommunstyrelsen ger kommunledningskontoret i uppdrag att genomföra nästa lönekartläggning efter avslutad löneöversyn 2018
Uppdraget genomförs enligt plan efter avslutad löneöversyn.
Kommunstyrelsen ger kommunledningskontoret i uppdrag att i sa mverkan med trafik - och fastighetskontoret lämna ett förslag till
revidering av
parkeringsplanen i syfte att komplettera planen med bestämmelser om parkering vid nyproduktion i Sollentuna kommun.
Pågår enligt plan.
Uppdrag att utreda de ekonomiska konsekvenserna av Grön IT inom
fastighetsområdet och att återredovisa dessa i tertialsrapport 2 (delårsrapport) 2018
Uppdraget ligger för utförande hos TFN och genomförs under 2018 enligt plan.
, Tertialrapport April 21 ( 132 )
Uppdrag Utförande Beredning
Kommunfullmäktige ger kultur - och fritidsnämnden i uppdrag att från och med 2018 återrapportera arbetet avseende Sollentuna Ungdomsråd löpande vid rapportering per tertial 2 (delårsrapport) och helår (verksamhetsberättelsen).
Uppdraget ligger hos Kultur - och fritidsnämnden att
återrapportera arbetet i samband med tertial 2.
Kommunledningskontoret får i uppdrag att närmare utreda de organisatoriska och ekonomiska konsekvenserna av förslagen i utredningen om ny tjänstemannaorganisation.
Kommunledningskontoret får i uppdrag att, i samarbete med miljö - och byggnadskontoret, utreda möjligheterna till samarbete med Södra Roslagens miljö - och hälsoskyddsnämnd huvudsakligen inom områdena livsmedelskontroll och miljö - och
hälsoskyddstillsyn Uppdrag att redovisa hur klottersaneringsarbetet organiserats och kva litetssäkrats till
kommunstyrelsen senast 1 oktober 2018
Uppdraget avrapporteras till tertial 2.
Kommunledningskontoret får i uppdrag att ta fram och genomföra en riktad informationskampanj med avsikt att höja valdeltagandet inom de valdistrikt och väljargrupper där
valdeltagande är lägre än riksgenomsnittet. Uppdraget ska återredovisas till kommunstyrelsen under november 2018.
Uppdrag att genomföra en evakueringsutredning inför ombyggnation av
Turebergshuset Uppdrag att inventera
kommunens s kyddsrum Pågående enligt plan.
Uppdrag om att införa IT - filter
i kommunal verksamhet Pågår enligt plan.
Uppdrag om att öka
incitament för nattvandring Pågår enligt plan.
1.7 Riskhantering - internkontroll
Samtliga kontrollmoment som tagits upp i den interna kontrollplanen har stämts av och
utvärderats. Några avvikelser har noterats och åtgärder vidtagits. Inga allvarliga brister har
identifierats.
1.7.1 Kvitton bifogade till fakturor från First Card
Status Åtgärder
Mindre avvikelse Kontroll av EnterCard - fakturor och bifogade underlag Kommentar Tertial 1 2018
Utförd kontroll per sista mars: en avvikelse av totalt 21 fakturor (5 % i avvikelseprocent).
Åtgärd: kontakt är tagen med berörd person för rättelse.
1.7.2 Rätt kompetens inom personalstrategiska frågor kan inte rekryteras Orsak
Medarbetare uppnår pensionsålder. Nyckelpersoner slutar och det dröjer innan en motsvarande resurs finns tillgänglig.
Status Åtgärder
Pågående För att inte förlora kunskap och kompetens krävs att komm unen arbetar förebyggande.
Kommentar Tertial 1 2018
En nyrekrytering sker under våren då en medarbetare avslutar sin anställning i juni. Rekrytering är påbörjad och intern kompetensöverföring pågår.
1.7.3 Information och kompetens förloras när medarbetare slutar Orsak
Rekrytering kan dröja och då finns inte tid för överlämning.
Status Åtgärder
Pågående Identifiera om det finns nedskriven information och beskrivningar.
Kommentar Tertial 1 2018
Mallar för kompetensöverföringssamtal och avslutningssamtal är framtagna av Personalavdelningen.
Efter genomförd uppföljning per enhetsnivå inom respektive avdelning finns det lite utrymme för utveckling. Avsaknad av rutiner hos en enhet beror främst på att enhetschefen är ny på jobbet och rutiner för detta arbete saknades sedan tidigare. I andra fall sker detta arbete strukturerat och följs upp på ledningsgruppsnivå för att ta hand om resultaten samt för att lära sig om det finns något på
avdelningen/enheten som måste förändras.
1.7.4 Medarbetare som avslutat sin anställning eller bytt arbetsplats inom kommunen ligger kvar som användare i olika system eller behåller sina behörigheter
Status Åtgärder
Pågående Enheter/avdelningar går igenom de system man förvaltar.
, Tertialrapport April 23 ( 132 ) Kommentar Tertial 1 2018
Det finns många olika typer av system som innehar behörighetsstyrda användare. En översyn av de mest väsentliga system har skett på alla avdelningar. Beroende på skillnaden mellan olika system finns differentierade lösningar för hur användare som avslutat sin anställning eller bytt arbetsplats inom kommunen hanteras. En del system hanterar detta per automatik, en del manuellt. Ett av systemen är på gång att ändra användargränssnitt varpå rensning av avslutad personal, inkl. konsulter kommer att ske i samband med detta.
Kontrolle r har genomförts och användare plockas bort, förutom per automatik, dels löpande och dels vid kontrollperioden.
1.7.5 Direktupphandling genomförs inte enligt beslutade handläggningsrutiner
Orsak
Kontrollen utfördes 2017 då 7 av 10 var fel. Nu kontrolleras att förbättringsåtgärder gett resultat.
Status Åtgärder
Mindre avvikelse Kontroll sker av 20 slumpmässigt utvalda leverantörer Kommentar Tertial 1 2018
Kontroll av köp från 20 leverantörer har genomförts som totalt uppgår till mellan 400 000 kr - 560 000 kr i relation till de redovisningsformulär som ska skickas till inköpsenheten vid genomförda
direktupphandlingar.
Resultatet avseende 2018 års första tertial uppgår till 75 %, 15 av 20 har översänt avtal enligt redovisningsformulär. Jämfört med 2016 är detta en stor förbättring då endast 3 av 10 hade översänt avtalen enligt redovisningsformulären.
2 Stadsbyggnadsnämnden
2.1 Styrdokument för särskild uppföljning
Styrdokument:
2.1.1 Trygghets - och säkerhetsstrategin
Stadsbyggnadsnämnden har i "Trygghets - och säkerhetsstrategin" fått ett uttalat ansvar för att arbeta med trygga utemiljöer.
Ett exempel på detta arbete är den pågående projekteringen av Malmparken. Malmparken ska utvecklas till en trygg, tillgänglig och multifunktionell stadspark. Kommuninvånarna har inbjudits till delaktighet i utvecklingen av parken genom medborgardialog. Via en närliggande fritidsgård har ungdomar involverats i den konstnärliga utsmyckningen. Parken kommer att få en helt ny belysning för att öka tryggheten och användbarheten av parken. Den översiktsplan som är under framtagande behöver belysa dessa frågor ytterligare.
Ett annat exempel på trygghetsarbete är Väsjö - projektets Sociala konsekvensanalys som resulterat i ett antal aktiviteter. Dessutom har ett belysningsprogram och rap porten "Barnperspektivet i
Väsjöområdet" tagits fram. Projektet har också sökt bidrag från stadsmiljöavtalet för säkra och trygga cykelvägar (söktes under 2017). Under utformningen av Southside - Edsbergs sportskog - har ungdomar från Edsberg varit involve rade från början.
Styrdokument:
2.1.2 Integrationspolicy/integrationsplan
Ett av de prioriterade områdena för integrationsplanen under 2018 är bostäder.
Stadsbyggnadsnämnden kan - med detaljplanering som verktyg - verka för ett ökat bostadsbyggande i blandade former, och genom långsiktig strategisk planering motverka att alltför homogena
bostadsområden skapas. Ett exempel på detta är sammanlänkningen av Väsjöområdet och Edsberg där sportfältet blir en sammanlänkning mellan två olika bostadsområden. Den översik tsplan som är under framtagande belyser detta ytterligare.
Hittills under årets första fyra månader har tre detaljplaner antagits som tillsammans omfattar ca 120 bostäder i både flerbostadshus och stadsradhus.
Indikatorer Utfall
2016
Utfall 2017
Utfa ll T1 2018
Målvärde 2018 Antal praktik - eller subventionerade
arbetsplatser för nyanlända 0 0 0
Stadsbyggnadsavdelningen har svårt att erbjuda arbetsuppgifter som är av enklare karaktär eller praktikplatser som inte kräve r kunskaper i svenska språket.
Styrdokument:
2.1.3 Näringslivsstrategi
Att skapa goda förutsättningar för näringslivet handlar bland annat om att hanteringen av planärenden och bygglov är effektiv och att processen för markhantering är transparent och effektiv.
Stadsbyggnadsavdelni ngen strävar efter ökad samverkan med bygglovsenheten för att effektivisera plan - och bygglovsprocessen. I februari hölls en byggherredag för att öka samarbetet med och mellan byggherrar inom Väsjöområdet.
Informationen på externa webben utvecklas för att underlätta för näringslivets kontakter under processens gång.
Djupintervjuer planeras med byggherrar för att lyfta NKI i byggherreenkäten.
, Tertialrapport April 25 ( 132 )
Styrdokument:
2.1.4 Personalpolicy
Stadsbyggnadsavdelningen har arbetat aktivt med resultaten av medarbetarenkäten på enhetsnivå.
Personalomsättningen har varit hög under årets första fyra månader, men det är inte ovanligt i den branch vi verkar i.
Fördelningen mellan kvinnor och män är för närvarande 59% kvinnor och 41% män (Fg år: 70/30).
Avdelningen är representerad bå de på medarbetarakademin och ledarskapsprogrammet.
Indikatorer Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall T1 2018
Målvärde 2018
Personalomsättning, extern (%) 19 % 12 % 24 % 12 %
Kommentar Tertial 1 2018
Värdet för T1 avser 12 - månadersperioden 201705 - 201804. 4 av 5 personer som har slutat under årets första fyra månader tillhörde exploateringsenheten. Efterfrågan på den typ av kompetens är hög i hela Stockholmregionen och rörligheten för denna grupp är stor hos alla arbetsgivare - både offentlig a och privata.
Sjukfrånvaro i % 4 % 5 % 3 % 4 %
Kommentar Tertial 1 2018
Sjukfrånvaron minskar framför allt i gruppen kvinnor 30 - 49 år.
2.2 Mål
Övergripande mål:
2.2.1 Trygghet och välfärd genom livet Nämndmål:
2.2.1.1 Närhet till skolor och fritid
Inga planbesked - varken negativa eller pos i tiva - ges med mindre än att tillgång till kommunal service har utretts av planeringsgruppen. Ett tätt samarbete med lokalstrategerna och långsiktighet i
planeringen ska borga för att kommunalservice säkras där den be hövs. Säkra skolvägar och ett gent cykelvägsnät är andra verktyg som används för att kommuninvånarna ska uppleva närhet och tillgänglighet till kommunal service.
Väsjöprojektet har tagit fram en målpunktskarta. Skolor och förskolor ingår i de målpunkter so m avstånds bedöms . Denna karta utgör ett analysunderlag för placering av kommunal service.
Indikatorer Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall T1 2018
Målvärde 2018 Andel planbesked där tillgång till
kommunal service är utredd ska öka 100 % 100 %
Övergripande mål:
2.2.2 Hållbar och konkurrenskraftig tillväxt Nämndmål:
2.2.2.1 Planera för bebyggelse som skapar attraktiv stadsbyggd
Markanvisningstävlingen i Mässan är slutförd och har gett ett gott resultat, både vad gäller gestaltning och värdet på marken.
Malmp arken går nu in i genomförandefas.
Tre detaljplaner har antagits hittills i år (varav en är överklagad) och omfattar totalt 120 bostäder.
Fokus ligger på detaljplaner enligt prioriteringsuppdragets prioriteringsordning.
Översiktsplanen från 2012 - 12 - 12 skall aktualitetsförklaras för denna mandatperiod och arbetet med en helt ny översiktsplan pågår med ambitionen antagande under 2019.
Väsjöprojektets hållbarhetsprogram har stark bäring på detta mål.
Indikatorer Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall T1 2018
Målvärde 2018
Antal inflyttningsklara bostäder 198 307 400 500
Kommentar
Utfallet för tidigare år kommer från SCB. Värdet för 2018 avser avdelningens bedömda prognos vid årets slut, dvs helårsvärdet.
Övergripande mål:
2.2.3 Attraktiv och effektiv organisation Nämndmål:
2.2.3.1 Plan - och exploateringsprocessen ska uppfattas som professionell och pålitlig
De fyra detaljplaner som antagits hittills i år har alla varit försenade minst ett år i förhållande till ursprunglig tidplan. Det rör sig om Träbjälken 8 - 10, Ruletten 4, Tumstocken 12 och Häggvik 4:1. Den vanligaste orsaken till tidsförskjutning är att inkomna synpunkter behöver bearbetas och utredas. Det rör sig också om att fastighetsägarna/sökande väljer att inta en ny inriktning i sitt projekt eller r esursbrist på kommunledningskontoret.
Indikatorer Utfall
2016
Utfall 2017
Utfall T1 2018
Målvärde 2018 Andel detaljplaner som antas enligt den
tidplan som anges i planbeskedet. 0 % 75 %
NKI byggherreenkät 43 50
Kommentar
En ny mätning planeras att genomföras hösten 2018.
2.3 Riskhantering - internkontroll
2.3.1 Översiktsplanen blir inte antagen enligt tidplan Orsak
- Tidplanen är snävt tilltagen - Remissvar från nyckelinstanser kommer inte in i tid - Remissvar kan vara av den art att vi inte hinner arbeta vidare med en lösning.
Status Åtgärder
Mindre avvikelse Förankring och dialog.
, Tertialrapport April 27 ( 132 ) Kommentar Tertial 1 2018
Förankring och dialog lyckades inte häva risken. Som befarades var inkomna synpunkter från nyckelinstanser av den karaktär att de behöver omhändertas noggrant. Den nya agendan innebär att översiktsplanen ska aktualitetsförklaras i år, och en helt ny ska antas under 2019.
2.3.2 Miljökrav ställs inte enligt styrdokument vid upphandlingar över direktupphandlingsgränsen
Orsak
Tidsbrist, okunskap om i nterna rutiner hos upphandlande förvaltning.
Status Åtgärder
Pågående Förankra rutin där KLK alltid finns representerad vid nya upphandlingsprojekt.
Kommentar Tertial 1 2018
Avdelningen har ett gott samarbete med upphandlingsenheten.
2.3.3 Missbruk av delegation inom fastighetsområdet (köp/sälj, andra rättigheter)
Orsak
Förhöjdrisk om det råder okunskap eller om det förekommer påtryckningar utifrån.
Status Åtgärder
Pågående Varje medarbetare ska utbildas i kommunens delegationsordning
3 Barn- och ungdomsnämnden
3.1 Ekonomisk uppföljning
3.1.1 Driftredovisning BUN
Prognosrapport 2018 BUN
Budget
2018
Period-
utfall Utfall % Prognos april
Budget- avvikelse
Prognos mars BARN- OCH
UNGDOMSNÄMNDEN
Intäkter -191 922 -53 620 28 -191 311 -611 -191 971
Kostnader 1 815 01
1 604 559 33 1 809 08
7 5 924 1 815 06 0
Netto (tkr) 1 623 08
9 550 939 34 1 617 77
6 5 313 1 623 08 9 PER VERKSAMHETSNIVÅ
Nämnd
Intäkter 0 0 0 0 0 0
Kostnader 2 553 838 33 2 553 0 2 553
Netto (tkr) 2 553 838 33 2 553 0 2 553
Kontor
Intäkter -2 351 -296 13 -2 351 0 -2 351
Kostnader 30 959 9 408 30 29 759 1 200 29 759
Netto (tkr) 28 608 9 112 32 27 408 1 200 27 408
Förskola
Intäkter -84 766 -23 770 28 -85 805 1 039 -86 209
Kostnader 552 642 178 707 32 546 014 6 628 552 369
Netto (tkr) 467 876 154 937 33 460 208 7 668 466 160
Skola
Intäkter -103 878 -29 275 28 -102 227 -1 651 -102 484
Kostnader 1 180 25
1 396 574 34 1 182 80
2 -2 551 1 181 52 0
Netto (tkr) 1 076 37
3 367 299 34 1 080 57
5 -4 202 1 079 03 6 Grundsärskola
Intäkter -927 -279 30 -927 0 -927
Kostnader 48 606 16 333 34 47 959 647 48 859
Netto (tkr) 47 679 16 054 34 47 032 647 47 932
Prel. kostnader-interna 0 2 699 0 0 0 0
Diff/felkonteringar 0 2 699 0 0 0 0
