EN STUDIE AV HUR EN ORGANISATIONSMODELL KAN FUNGERA I PRAKTIKEN
Hej!
Jag heter Hanna Nyberg och läser en masterutbildning i ledarskap vid pedagogiska institutionen vid Stockholms universitet. I mitt examensarbete undersöker jag hur en organisationsmodell kan fungera i praktiken. Den modell jag valt att undersöka finns i Sveriges största medlemsorganisation, Svenska kyrkan, och kallas ”Den gemensamma ansvarslinjen”.
Därför söker jag personer som har erfarenhet av att verka inom den gemensamma ansvarslinjen. Med det här brevet kontaktas ett antal personer med uppdrag i lokala styrelsers, det vill säga kyrkorådens, beredande organ.
Inom ramen för studien kommer en observation av styrelsens beredande arbete göras och en
gemensam intervju hållas. Observation och gemensam intervju sker förslagsvis vid ett ordinarie möte (arbetsutskottsmöte eller motsvarande) och vid samma tillfälle. Efter att den gemensamma intervjun har genomförts kommer deltagarna att få svara individuellt på ett frågeformulär med frågor som rör bakgrundsinformation om dig som deltagare (såsom namn, födelseår, utbildning, antal år i uppdraget och så vidare). Det finns också möjlighet att via en nätbaserad enkät ge individuella svar på de frågeställningar som berörts i den gemensamma intervjun. Observationen och den gemensamma intervjun filmas, spelas in och transkriberas. Allt material som samlas in kommer endast att användas i vetenskapligt syfte och samtliga deltagare och organisationer kommer att anonymiseras.
Du som tackar ja kan när som helst och utan att motivera ditt val avbryta ditt deltagande. Om du har frågor angående studien, är du välkommen att vända dig till mig (Tel nr xxx-xxxxxxx,
hany7885@student.su.se) eller till Robert Thorp, som är min handledare vid Stockholms universitet (Tel nr xxx-xxxxxxx, robert.thorp@edu.su.se).
Du har fått två identiska exemplar av detta informationsbrev. På baksidan av varje exemplar finns en blankett med vilken ditt medgivande kan bekräftas. Om du godkänner att studien genomförs i enlighet med beskrivningen ovan, ber jag dig behålla ett exemplar och underteckna och returnera det andra i bifogat svarskuvert.
Vänligen, Hanna Nyberg
Masterstudent i ledarskap vid pedagogiska institutionen, Stockholms universitet Telefon: xxx-xxxxxxx
Mail: hany7885@student.su.se
107
Jag har tagit del av informationen om undersökningen som beskrivs på föregående sida och medger deltagande i studien enligt den beskrivning som görs här.
_________________________________ _______________________________
Ort Datum
_________________________________
Signatur
_________________________________
Namnförtydligande
Uppdrag (Sätt kryss vid aktuell funktion):
( ) Kyrkorådets ordförande
( ) Kyrkorådets första vice ordförande ( ) Kyrkorådets andra vice ordförande ( ) Kyrkoherde
( ) Ledamot i församlingens/pastoratets beredande organ ( ) Inget av ovanstående, utan _____________________
108 Bilaga 2: Deltagarmall
DELTAGARMALL, BAKGRUNDSINFORMATION:
Namn:
Födelseår:
Uppdrag:
Antal år i nuvarande uppdrag:
Andra nuvarande uppdrag i Svenska kyrkan på lokal, regional och/eller nationell nivå:
Andra tidigare uppdrag i Svenska kyrkan på lokal, regional och/eller nationell nivå:
Nuvarande styrelse- eller förtroendeuppdrag i andra organisationer:
Tidigare styrelse- eller förtroendeuppdrag i andra organisationer:
Jag tillhör Svenska kyrkan sedan:
Jag tillhör en nomineringsgrupp sedan:
Jag är aktiv i ett politiskt parti:
Om ja, jag har varit det sedan:
Min profession är/har varit:
Jag finns tillgänglig för ytterligare frågor och nås i så fall bäst på:
Jag godkänner att dessa uppgifter sparas under tiden för undersökningen. Uppgifterna hanteras enbart i vetenskapligt syfte.
Ort och datum: Underskrift:
109 Bilaga 3: Frågor, gruppintervju
(Huvudfrågor och exempel på möjliga följdfrågor)
1. Hur tänker ni om Svenska kyrkans organisationsmodell, hur den fungerar i praktiken för er?
(- för och nackdelar?)
(- syfte, varför ser den ut som den gör?)
2. I kyrkoordningen beskrivs det som ”Gemensamt uppdrag – delat ansvar”. Hur ser uppdraget ut?
(-Vad är det viktigaste för att ert uppdrag ska fungera?)
3. Och det gemensamma, hur förstår ni det gemensamma i organisationsmodellen?
(- vad är det som är gemensamt?)
(- hur är det gemensamt, hur gör ni i praktiken?) (- vad är poängen med det gemensamma?) (- vad är inte gemensamt?)
(- vad händer om ni inte lyckats med det gemensamma, vad har ni för strategier då?) 4. Hur ser då ansvaret ut?
(- vad innebär ansvaret?) (- hur tar ni ansvar i praktiken?)
(- när kan det bli otydligheter kring ansvaret?)
5. Vill ni avslutningsvis säga något om vad ni tycker om den här organisationsmodellen?
(- dilemman?) (- tips till andra?)
(- önskemål, om den skulle utvecklas eller förändras?)
Introduktion:
• Dokumentation för transkribering (film + ljud)
• Underskrifter för deltagande samt deltagarmall
• Frivillighet och vetenskaplighet
• Möjlighet att fylla i individuell enkät efteråt
110 Bilaga 4: Enkätsvar
Enkäten har besvarats av 17 styrelseledamöter. Den besvarades även av 3 kanslichefer/sekreterare och en adjungerad tjänsteman. Jag har plockat bort dem från resultatet nedan, för ett tydligare styrelse-perspektiv. Tjänstemännen jag har plockat bort har generellt ett lite annat synsätt, vilket jag inte såg som fokus i denna studie. De kommentarer som har getts av kanslichefer/sekreterare finns dock med, och i löpande text har jag angett vilka citat det är. Alla frågor har inte besvarats av alla 17 ledamöter. Då underlaget är litet har jag använt enkätsvaren mer för att få en allmän bild. För tydlighetens skull följer den med studien som bilaga.
Nr. Frågeställning, uppdrag: Alltid Ofta Sällan Aldrig
A1 Jag upplever att vårt uppdrag är tydligt 40 % 60 % A2 Jag upplever att vi agerar i enlighet med vårt
uppdrag
53 % 47 %
A3 Jag upplever att vårt arbete i AU ligger i linje med Svenska kyrkans syfte
65 % 35 %
Eventuella kommentarer till de fasta svarsalternativen ovan:
”En del av ledamöterna blandar in andra motiv än den grundläggande uppgiften.”
”Ibland har vi en tendens till att börja ”lösa”
frågor vid sittande bord istället för att ge ett uppdrag tillbaka”.
A4 Så här tänker jag om mitt och vårt uppdrag: ”Roligt och stimulerande att få arbeta med ledning och styrningsfrågor.”
”I AU är det alltid lätt att ställa frågor, och det är alltid någon som vet svaret. Det känns som en trygghet för mig som "ny" ”
”Vi förvaltar ett historiskt arv med en tydlig tudelning där kyrkorådet har det ekonomiska och förvaltande ansvaret medan kyrkoherde och annan personal vårda det kristna ansvaret.”
”Att i samtal, analyser, planering och beslut arbeta för möjliggörandet att vara kyrka på denna geografiska platsen.”
”Ny på stället.”
”AU bereder ärenden till kyrkorådet och verkställer kyrkorådets beslut. AU är också personalutskott som bland innebär att sätta upp riktlinjer och ta fram förslag till policys för personal och arbetsgivarfrågor. AU avgör också hur riktlinjer och policys ska tillämpas. Kan ibland vara grannlaga.”
”Styra kyrkan och ge förutsättningar för ledningen att arbeta för att fler människor ska komma till tro/ växa i tron.”
”Definierat i Kyrkoordningen, vi har också arbetat med Församlingsinstruktion och utvecklingsområden för de kommande åren”
A5 Så här tänker jag om hur vi utför vårt uppdrag: ”Vi har öppna diskussioner och når oftast en bred enighet.”
"Vi borde ge mer uppdrag och ställa högre krav på att ärenden är genomarbetade och att de återrapporteras, uppföljning. Formulera ett antal mål för året och mandatperioden vore bra både
111
med vad AU/Kyrkorådet ska åstadkomma/arbeta med och för hela pastoratet."
”Vi har en tydlig organisation med ett folkvalt kyrkofullmäktige som sedan utser olika
verkställande råd som sköter det dagliga arbetet.”
”Oftast sker samtalen utifrån detta uppdrag.
Mänskligt att då och då "flyga" iväg och tappa den tråden ibland.”
”Jag upplever att arbetet i AU ofta bara bekräftar det arbete som redan gjorts i ledningsgruppen.
Frågorna vi har att ta ställning till är oftast väl genomarbetade och väl motiverade, och vi har mestadels en samsyn i vägvalet.”
”Ny på stället”
”Sett i stort sköter vi uppdraget att bereda och verkställa ärenden bra. Kyrkorådet får bra underlag med förslag till beslut i rimlig tid innan sammanträdet samt återkoppling när och hur ärendet fortsatt har hanterats.”
”Vi behöver utveckla målstyrningen, sätta tydliga mål för verksamheten och följa upp resultaten.”
”Vi arbetar ofta i dialog och vill en god
”Det är svårt att greppa det stora och spretande uppdraget. Hoppas på en utbildningsdag som förtydligar.”
"- Vissa församlingar består av en kyrka på landet med kanske 3-400 medlemmar andra
församlingar har 6-7 kyrkor med upp till 35000 medlemmar vilket ställer olika krav på ledning, regelverket stödjer inte detta riktigt :-)
- Utmanande med medlemsminskningen och alla dessa byggnader och kyrkor på landsbygden."
”Den har fortfarande ett arv från att ha varit ett offentligt organ till att vara en privat
organisation. Politiskt aktiva är också ofta företräda i kyrkan och avgiften betraktas vanligen som normal beskattning.”
”Inte alltid lätt att förstå sig på, inte minst för nya förtroendevalda. Viktigt att undervisa om hur det fungerar för att göra skillnad gentemot den kommunala styrningen där flera också är engagerade.”
”Svenska kyrkans organisation kan fungera bra för kyrkans uppdrag men det finns vissa risker.
Det finns utrymme för att gruppintressen kan påverka beslutsfattande på ett sätt som inte sätter kyrkans uppdrag i centrum. Det finns också risk för en obalans eller sammanblandning mellan
112 enheten för att kyrkan ska kunna genomföra sitt uppdrag. Såväl nationell nivå som stiften behöver än mer utveckla sitt arbete med att stödja och främja församlingarnas/pastoratens arbete.”
”Organisationen kan tyckas snårig, men den ger möjlighet till att dela olika perspektiv”
Nr. Frågeställning: Samverkan Alltid Ofta Sällan Aldrig
B1 Jag upplever att det demokratiska perspektivet tar mer plats i vårt arbete i AU:
28 % 57 % 15 %
B2 Jag upplever att det episkopala perspektivet tar mer plats i vårt arbete i AU:
7,5 % 7,5 % 77,5 % 7,5 %
B3 Jag upplever att våra perspektiv är lika varandra: 21,5 % 64,5 % 14,5 % B5 Jag upplever att en syntes av våra perspektiv är
möjlig:
25 % 65 % 10 %
Eventuella kommentarer till de fasta svarsalternativen ovan:
”Jag upplever den demokratiska processen som viktig. Att alla vet vad de tar beslut om.”
”tolkar frågan som att det ska vara det pastorala perspektivet eller prästerliga”
”I grunden finns det en samsyn på hur kyrkan behöver utvecklas. Vi har arbetat med och fört samtal om våra olika roller i styrnings- och ledningssammanhang. Men visst, det är viktigt att alltid fundera över våra olika roller och hur de kan utvecklas.”
”Förstår nog inte frågeställningen. Eftersom vi har ett gemensamt uppdrag så är det inga motsättningar mellan perspektiven. Det är ju ansvaret som är delat och kommer från den demokratiska respektive episkopala perspektivet men inte heller det är renodlat delat eftersom förtroendevalda enligt KO också ska verka utifrån avser att kyrkoherden är ledamot i kyrkorådet så är det en bra lösning. VD i bolag är ju ofta med i styrelsen så lösningen finns även där.”
”I grunden är det ju det episkopala som är grunden för vår existens men de vanligaste frågorna i AU handlar om fastigheter, personal och ekonomi.”
”Viktig. Kyrkoherden har biskopens uppdrag att
"bevaka" att kyrkans tro, bekännelse och lära inte lämnas eller genom beslut motarbetas, och se till att ärenden som inte har här att göra inte får ta plats.”
113
”Det är bra att vigningstjänstens och "lekmanna”-perspektivet finns med, bryts mot varandra och samverkar. Det är uttryck för att kyrkan är Guds folk och att hela folket har en kallelse att ta ansvar utifrån olika uppdrag. Däremot behöver tillsammans. För att kunna göra detta på bästa sätt, behöver de förtroendevalda utbildning i
”Det finns en stor respekt för allas åsikter.”
”Vi har en mycket god samverkan och ett öppet klimat tycker jag.”
”Vi har en bra kommunikation inom organisationen”
”Det sker på ett öppet och bra sätt. Prestigelöst.”
”För det mesta går det bra i praktiska frågor.
Ibland i principiella frågor talar vi förbi varandra.
Och det är inte alltid lätt att få en ömsesidig förståelse även när man förklarar olika perspektiv.”
”De formella mötena handlar ofta av naturliga skäl om att hantera ärenden av många olika slag.
Det kan också (…) handla om att föra principiella samtal om frågor som senare blir ärenden. Utöver de formella mötena finns det också ett stort antal informella kontakter inom både majoritet och
”Det finns en positiv grundhållning och en vilja att acceptera att vi vill främja kyrkans uppdrag fast vi har olika ingångar till detta.”
”Det handlar om att ha gemensamma värderingar, människosyn, att kunna reflektera tillsammans både förtroendevalda och personal.”
”Sett i stort har vi ett bra samtalsklimat i AU där vi möter varandra med respekt och i en god samtalston. Gäller även kyrkorådet.”
”Genom vårt gemensamma uppdrag och vår gemensamma omsorg om kyrkan.”
114 B9 Så här tänker jag om det gemensamma i vårt
arbete:
”Alla i AU är väldigt engagerade vilket skapar en god "arbetsanda"”
”Vi behöver ta tag i de svåra frågorna såsom prioriteringar, neddragning och omfördelning av resurser och verksamhet. Säsongsstänga kyrkor mm. Vi har inte riktigt kraft i kyrkorådets arbete för att ta tag, viljan saknas lite känns det som.”
”Vi har nog hittat en bra balans.”
”Viktigt att båda sidor finns med i samtal, analys och beslut.”
”För det mesta funkar det bra.”
”Omsorg om kyrkan både nu och i framtiden är tydligt gemensam. Ibland kan vi som
förtroendevalda förespråka olika lösningar och vägar för att för hur målen ska nås. Det är bra eftersom olika infallsvinklar prövas. Huvudregeln är ändå att vi i (x) försöker hitta gemensamma nämnare som i sin tur gör det möjligt att komma fram till gemensamma beslut.”
”Tillsammans ska vi skapa de bästa förutsättningarna för kyrkan att utföra sitt uppdrag och syfte - få människor att komma till tro och kunna växa i tron.”
Nr Frågeställning, ansvar: Alltid Ofta Sällan Aldrig
C1 Jag upplever att det är tydligt vilket ansvar jag har:
60 % 40 %
C2 Jag upplever att det är tydligt vilket ansvar vi har:
Måste vi fatta svåra beslut så fattar vi svåra beslut. Ingen smiter undan.”
”Upplever att alla känner sitt uppdrag, det gemensamma, väl.”
”För att ta ansvar strävar vi gemensamt efter att få fram bästa och mest allsidiga underlag i de ärenden som vi ska hantera och besluta om. Fram till att beslut är fattat finns det alltid möjlighet att provtänka med alternativ lösningar. Men när beslut är fattat är det beslutet som gäller, och det upplever jag också att AU normalt håller sig till.”
Nr Frågeställning, styrelsefunktion/samverkan: Alltid Ofta Sällan Aldrig D1 Jag upplever att organisationsmodellen och
praktiken stämmer överens:
6,5 % 87 % 6,5 %
115 D2 Jag upplever att vi jobbar aktivt med strategiska
frågor:
13 % 61 % 26 %
D3 Jag upplever att vi jobbar aktivt med operativa frågor:
13 % 54 % 33 %
D4 Jag upplever att vi arbetar med interna frågor: 93,5 % 6,5 % D5 Jag upplever att vi arbetar med externa frågor: 69 % 31 % D6 Jag upplever att vi arbetar med tydliga mål: 12,5 % 62,5 % 25 % D7 Jag upplever att relationen mellan styra och leda
fungerar:
19 % 81 %
D8 Jag upplever att kyrkoherdens rapporteringar fungerar:
47 % 53 %
D9 Jag upplever att kyrkoherden får adekvata förutsättningar att utföra sitt uppdrag:
44 % 56 %
D10 Jag upplever att vi har tillräckliga kunskaper om församlingens/pastoratets verksamhet:
6 % 94 %
D11 Jag upplever att vi gör tillräckliga analyser av de utmaningar som väntar oss i framtiden:
63,5 % 37,5 %
D12 Jag upplever att vi aktivt använder våra styrande dokument: D18 Jag ändrar mig under ett möte, när jag lyssnat in
de andra:
87 % 13 %
D19 Jag upplever att någon har prestige och vill vinna i vissa frågor:
6,5 % 81 % 12,5 %
D20 Jag upplever att någon styr och tar över för mycket:
12,5 % 81 % 6,5 %
D21 Jag upplever att någon sitter tyst och inte deltar i samtalet:
18,5 % 69 % 12,5 %
D22 Jag avstår från att dela med mig av mina erfarenheter:
44 % 56 %
D23 Jag upplever att det är tillåtet att visa mig osäker:
25 % 60 % 7,5 % 7,5 %
D24 Jag upplever att det är tillåtet att ifrågasätta: 20 % 73 % 7 % D25 Jag upplever att jag har de andra med mig, efter
att vi berett en fråga, även om jag hamnar i en situation där jag ensam ställs till svars:
14 % 72 % 14 %
D26 Jag kommer från mötet med nya insikter: 75 % 25 %
116 D31 Jag upplever att de andra ifrågasätter mina
argument: D38 Jag upplever att vissa har mer inflytande i AU
på grund av formell makt och position:
13 % 33 % 47 % 7 %
D39 Jag upplever att vissa har mer inflytande i AU på grund av social status:
20 % 47 % 33 %
D40 Jag upplever att vissa har mer inflytande i AU på grund av socialt kön:
50 % 50 %
D41 Jag upplever att visa har mer inflytande i AU på grund av kunskap i demokratisk formalia:
12,5 % 12,5 % 62,5 % 12,5 %
D42 Jag upplever att vissa har mer inflytande på grund av teologisk kunskap:
19 % 81 %
D43 Jag upplever att vissa har mer inflytande på grund av nomineringsgruppstillhörighet:
19 % 50 % 31 %
D44 Jag upplever att utanförstående personer och faktorer i för hög grad påverkar vårt arbete i AU:
14 % 67 % 19 %
D45 Jag upplever att vi för ett öppet samtal innan vi bestämmer oss:
D48 Jag upplever att vi blir klokare tillsammans än var och en för sig:
33,3 % 66,6 %
Eventuella kommentarer kring frågorna ovan om hur Svenska kyrkans organisationsmodell fungerar i praktiken:
”För MIG känns det lite snårigt, men det finns alltid någon som vet!”
”Mycket handlar om relationer och respekt för varandra och varandras roller. I mycket stor utsträckning tycker jag att vi har det.”
"D 38: Som ordförande har man nog alltid mera inflytande i olika frågor. Det är ju ordföranden som sätter dagordningarna och bereder ärendena
117
tillsammans med berörda tjänstemän till AU, och det ger alltid ett försteg i sig. Till kyrkorådet är det däremot AU som bereder ärenden kollektivt.
Inga beslutsärenden kommer till kyrkorådet med mindre än att de har passerat AU eller de båda andra utskotten för kyrkogårds- respektive fastighetsfrågor.
D 43: Givetvis har majoriteten större inflytande och ansvar än minoriteten. Men det viktiga är att majoriteten lyssnar till minoriteten och tar hänsyn till detta när besluten formuleras och fattas."
”Jag avstår från att svara här”
Det här vill jag tillägga: ”Jag tycker arbetet känns stimulerande och vi är en grupp som känt varandra länge som personer, men inte tidigare samarbetat som grupp. Vi kommer från väldigt olika miljöer och vanor, med respekterar varandra trots det.”
”Kyrkorådet bör vara aktivare med prioriteringar, mål och uppföljning.”
”Trevligt att du valde att komma till oss i XX!”
118
Stockholms universitet/Stockholm University SE-106 91 Stockholm
Telefon/Phone: 08 – 16 20 00 www.su.se