Hälsa och samhälle
Socionomprogrammet; Verksamhetsutveckling Matilda Jägerdén och Rebecka Wallin
Handledare: Birgitta Wanek Ht november, 2009
FÖRANKRING AV
FÖRÄNDRINGSARBETE
EN FALLSTUDIE AV SVENSKA
POLISMYNDIGHETENS ARBETSPROCESS MED
FRAMTAGANDET AV EN NATIONELLT
GEMENSAM VÄRDEGRUND
MATILDA JÄGERDÉN
REBECKA WALLIN
Magisteruppsats Malmö högskola
Socionomprogrammet, VU Hälsa och samhälle
205 06 Malmö November 2009-11-06 E-post: info@hs.mah.se
FÖRANKRING AV
FÖRÄNDRINGSARBETE
EN FALLSTUDIE AV SVENSKA POLISMYNDIGHETENS ARBETSPROCESS MED FRAMTAGANDET AV EN NATIONELLT GEMENSAM VÄRDEGRUND
ANCHOR THE PROCESS OF
STRUKTURAL CHANGE
A CASE STUDY VIEWING THE PROCESS OF CREATING COMMON ETHICS WITHIN THE SWEDISH POLICE FORCE
Jägerdén, Matilda, Wallin, Rebecka. Förankring av förändringsarbete. En
fallstudie av svenska polismyndighetens arbetsprocess med framtagandet av en nationellt gemensam värdegrund. D-uppsats i socialt arbete och
verksamhetsutveckling. Malmö högskola: Hälsa och samhälle, enheten för socialt arbete, 2009.
Förändringsarbete sker ständigt inom organisationer med syfte att förändra, förbättra samt utveckla verksamheten. Syftet med denna fallstudie är att se på den förankring av förändringsarbete som skett under den svenska Polismyndighetens arbetsprocess med framtagandet av en nationellt gemensam värdegrund.
Uppsatsens empiriska material består av kvalitativa intervjuer med personer på olika positioner inom organisationen samt en enkätundersökning som gått ut till medarbetare inom ett län. Det empiriska materialet problematiseras sedan utifrån valda teorier. Det för att besvara uppsatsen huvudfrågeställning: Hur uppfattar medarbetarna på samtliga nivåer att förankring och delaktighet under ett
förändringsarbetes beredningsfas har betydelse för implementeringen? Samt två delfrågeställningar: delfrågeställning 1: Hur upplever medarbetarna på samtliga tre nivåer i organisationen att förankringen sett ut? Samt när har det skett? Delfrågeställning 2: Hur har medarbetarna på lokal- samt distriktsnivå upplevt sin delaktighet under värdegrundsprocessen?
Av undersökningen framkommer att förankring skett genom olika
kommunikationskanaler samt via direkta delaktighetsövningar. Medarbetare på lokal- samt distriktsnivå har dock i varierad grad tagit del av informationen. Samtliga informanter anser delaktighet under förändringsarbetets beredningsfas har betydelse för den vidare implementeringen.
Nyckelord: Beredningsfas, implementering, förändringsarbete, förankring,
FÖRORD
Vi ämnar med denna uppsats se på hur de arbetat med förankring av
förändringsarbete utifrån Polisens värdegrundsprojekt. Syftet är att se på varför, när och hur de har förankrat ut i organisationen samt utvärdera hur medarbetarna har upplevt sin delaktighet. Förändringsarbete är idag vanligt förekommande inom organisationer. Vår intention/ vår förhoppning är att synliggöra hur en sådan process kan se ut inom en av vårt samhälles största statliga myndigheter för att dra lärdom om hur sådana processer kan gå till samt vad medarbetare i organisationen anser om sin delaktighet.
Vi vill rikta ett stort tack till samtliga informanter för er medverkan i denna studie. Vi vill även tacka Malmö högskola och de personer som på olika sätt hjälpt oss under arbetets gång. Ett extra stort tack vill vi rikta till vår handledare Birgitta Wanek som varit ett enormt stöd under hela denna process.
Matilda Jägerdén och Rebecka Wallin
November 2009
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
FÖRORD ... 3
INNEHÅLLSFÖRTECKNING ... 4
1 INLEDNING ... 6
1.1 Projektbeskrivning: Polisens värdegrundsprojekt ... 7
1.2 Medarbetare i organisationen ... 7
1.3 Syfte och frågeställningar ... 8
1.3.1 Begränsningar med uppsatsen ... 8
1.3.2 Nyckelord och begrepp ... 8
2 METOD ... 9
2.1 Utvärderingsansats ... 10
2.1.1 Fallstudie ... 10
2.2 Forskningsintresse och ansats ... 10
2.3 Undersökningsavgränsning ... 11 2.4 Val av informanter ... 11 2.5 Datainsamling ... 12 2.5.1 Förberedelser ... 13 2.5.2 Intervjuer ... 13 2.5.3 Enkäter ... 14 2.5.4 Bearbetning av material ... 15 2.6 Generaliserbarhet ... 15
2.7 Validitet och reliabilitet ... 16
2.8 Metodreflektion ... 16
2.9 Etikdiskussion ... 17
2.9.1 Vetenskapsrådets fyra huvudkrav: ... 17
3 TIDIGARE FORSKNING ... 19
4 TEORIER OCH MODELLER ... 20
4.1 Policyprocessen - Implementering Top-down ... 21
4.1.2 Förstå, kunna, vilja ... 21
4.2 Förändringsprocess i människobehandlande organisation ... 21
4.3 Organisationsutveckling ... 22
4.3.1 Förutsättningar för lyckade OU – projekt ... 22
4.4 Kotters teori ... 23
4.5 Modell för förändringsarbete och kommunikation ... 23
4.5.1 Kommunikation i organisation och förändring ... 24
4.5.2 Chefens och ansvarigas roll i förändringsprocesser ... 25
4.5.3 Medarbetarmodell om delaktighet ... 26
5 RESULTAT OCH ANALYS ... 27
5.1 Första delen ... 28
5.1.1 Initiering och inledning av värdegrundsprojektet ... 28
5.1.1.1 Analys ... 29
5.1.2 Förankring av värdegrunden - Kommunikationskanaler under beredningsprocessen ... 30
5.1.2.1 Intrapolis och tidningen Polis- masskommunikativa strategier ... 30
5.1.2.1.1 Analys ... 31
5.1.2.2 Nyckelperson: Värdegrundssamordnare ... 31
5.1.2.2.1 Analys ... 32
5.1.2.3 Närmsta chefen - en nyckelperson ... 33
5.1.2.3.1 Analys ... 34
5.1.2.4 Dialogkartan- medarbetarna görs delaktiga ... 35
5.1.2.4.1 Analys ... 36
5.2 Andra delen ... 38
5.2.1 Medarbetarnas delaktighet ... 38
5.2.1.1 Analys ... 41
5.2.2 Sammanfattning av andra delen ... 42
5.3 Tredje delen ... 43
5.3.1 Tredje delen: Beredningsfasens roll för implementeringen? ... 43
5.3.1.1 Analys ... 44
5.3.2 Vad medför värdegrunden för Polisen som organisation? – nuvarande fas i processen ... 45
5.3.2.1 Analys ... 48
5.3.3 Vad medför värdegrunden för Polisen som organisation? - Värdegrunden i framtiden ... 49
5.3.3.1 Analys ... 50
5.4 Sammanfattning av tredje delen ... 51
6 SLUTDISKUSSION OCH SLUTSATSER ... 52
7 AVSLUTANDE REFLEKTIONER ... 54
8 REFERENSER ... 55
8.1 Övriga källor ... 56
1 INLEDNING
Förändringsarbete sker kontinuerligt inom en rad verksamheter i syfte att förändra och förnya befintliga strukturer. Krav på förändring och förnyande kan ske såväl från internt som externt håll eftersom organisationer inte utgör separata enheter utan ingår i en social kontext. Under de senaste åren har intresset för
värderingsfrågor i arbetslivet ökat och allt oftare uttrycks viljan att skapa en gemensam värdegrund i såväl offentliga, privata som ideella verksamheter1. Syftet med denna typ av styrdokument är att markera och tydliggöra de gemensamma och centrala värderingar som organisationens arbete utgår från. Styrdokumentet riktar sig till organisationsmedlemmarna, externa aktörer, den breda allmänheten, samt beslutsfattare och uppdragsgivare2.
Under 2006 inledde den Svenska Polismyndigheten sitt arbete med att ta fram en nationellt gemensam värdegrund. Polismyndigheten är en av Sveriges största myndigheter. Myndigheten har till syfte att skydda medborgares liv och egendom samt att lagföra de medborgare som överträder rikets lagar. Således har
polismyndigheten en komplex roll jämte medborgarna. Likt många andra
människobehandlande organisationer ställs det därmed höga krav på Polisen. Krav på förändring kommer såväl från internt som externt håll för att bland annat uppnå effektivisering och positionering utav verksamheten3.
Uppsatsen är en fallstudie inom Polismyndigheten. Som blivande socionomer med inriktning mot verksamhetsutveckling ser vi människorna i organisationen som bärande utav den. Likt många teorier anser vi att delaktighet är en viktig och central förutsättning för implementering. Det leder till att vi ser förankring hos medarbetarna som en grundförutsättning för verksamhetsutveckling. Därav kommer fokus i detta arbete ligga på förankringen utav det förändringsarbete som värdegrundsprocessen inneburit och innebär.
Uppsatsens empiriska material utgår dels från kvalitativa intervjuer genomförda med totalt 8 personer på olika nivåer inom Polisen samt en kvantitativ
enkätundersökning som gått ut till 50 medarbetare inom ett län i Mellansverige. Uppsatsen består av tre delar, den första delen är en beskrivande del hur
medarbetarna upplever att förankringen utav värdegrunden sett ut. Uppsatsens andra del utgörs av en mindre utvärdering av hur medarbetarna upplevt sin delaktighet under värdegrundsprojektet.
Utifrån de två delfrågeställningarna är sedan syftet i huvudfrågeställningen, att se om anställda på olika nivåer inom organisationen uppfattar att förankring och delaktighet under förändringsarbetet har betydelse för den vidare
implementeringen utav värdegrunden.
1 Trollestad, C (2000) Etik och organisationskulturer, att skapa en gemensam värdegrund,
Stockholm: Svenska förlaget liv & ledarskap s 13
2 Ibid s 13
1.1 Projektbeskrivning: Polisens värdegrundsprojekt
Den svenska Polismyndighetens värdegrundsprojekt påbörjades under 2006. Projektet i sin helhet innebär att Polisen skall arbeta fram och implementera en gemensam, nationell värdegrund. Projektet är indelat i tre arbetssteg. Steg 1 påbörjades under år 2007 och innebar att Polisen skulle ta fram en gemensam, nationell värdegrund.
Idén om en gemensam värdegrund är inte ny inom Polisen, däremot tanken om att samtliga medarbetare i organisationen ska vara delaktiga i utformandet utav den. Under året 2008 inleddes även steg 2. Steg 2 innebar en implementering där värdegrunden skulle arbetas in i samtliga strukturer, styrande dokument, och övriga medel som används för att fullgöra Polisens uppdrag. Steg 2 beräknas pågå till och med år 2010. Under åren 2009/2010 påbörjas parallellt med steg 2 även projektets tredje steg. Det tredje steget innebär att värdegrundsfrågor skall vara ett naturligt inslag i vardagen för såväl medarbetare som chefer4.
Den 27 januari 2009 presenterades det fastställda resultatet av polisens nationellt gemensamma värdegrund, vilket var följande;
”Polisens uppdrag är att öka tryggheten och minska brottsligheten. Vi genomför vårt uppdrag professionellt och skapar förtroende genom att vara:
Engagerade – med ansvar och respekt.
Vi tar ansvar för vår uppgift och värnar om allas lika värde5.
Effektiva – för resultat och utveckling.
Vi är fokuserade på resultat, samarbete och ständig utveckling6 .
Tillgängliga – för allmänheten och för varandra.
Vi är hjälpsamma, flexibla och stödjande7.”
Projektet har nu skrivits om till process för att markera dels angelägenheten för hela organisationen samt att det inte är tidsbegränsat utan den ska utgöra en del i den dagliga verksamheten8.
Det övergripande målet är att värdegrunden ska vara en ledstjärna i arbete och bemötande både externt och internt för samtliga anställda vid utgången av år 20109.
1.2 Medarbetare i organisationen
Då fallstudien handlar om att synliggöra samtliga anställda och för att förtydliga samtliga led inom organisationen kommer medarbetarna i uppsatsen tillskrivas nivåbeteckning, detta för att förtydliga vilka medarbetare som åsyftas.
Medarbetare centralnivå: RPS (Rikspolisstyrelsen) anställda
Medarbetare distriktsnivå: Enhetschefer samt Värdegrundssamordnaren 4 Projektdirektiv för värdegrund 5 http://www.polisen.se/Global/www%20och%20Intrapolis/Informationsmaterial/01%20Polisen%2 0nationellt/Polisens_vardegrund_final_blad.pdf 6 ibid 7 ibid
8 informant från RPS, intervju genomförd 2009-03-25 9 Projektdirektiv för värdegrund
Medarbetare lokalnivå: Medarbetarna på golvet, både polis- och civilanställda 1.3 Syfte och frågeställningar
Uppsatsens syfte är att, utifrån Polismyndighetens arbetsprocess med
framtagandet av en nationellt gemensam värdegrund, se på hur en organisation går tillväga för att förankra förändringsarbete. Syftet är även att genomföra en mindre utvärdering av medarbetarna på lokalnivå i organisationen upplevda delaktighet under processen.
Uppsatsens syfte är inte att innehållsmässigt utvärdera värdegrunden utan att undersöka vad en värdegrund kan medföra för organisationen samt hur processen sett ut från ”sändarens” syfte till ”mottagarens” tolkning.
Uppsatsen kommer att utgå från de nedan preciserade frågeställningarna: Huvudfrågeställning: Hur uppfattar medarbetarna på samtliga nivåer att förankring och delaktighet under ett förändringsarbetes beredningsfas har betydelse för implementeringen?
Delfrågeställning 1: Hur upplever medarbetarna på samtliga tre nivåer i organisationen att förankringen sett ut? Samt när har det skett?
Delfrågeställning 2: Hur har medarbetarna på lokal- samt distriktsnivå upplevt sin delaktighet under värdegrundsprocessen?
1.3.1 Begränsningar med uppsatsen
Polismyndigheten är en av samhällets största myndigheter. Polisens
värdegrundsprocess är en nationell satsning och är således omfattande. Uppsatsen är en fallstudie och att utifrån uppsatsen dra generella slutsatser för hela
Polismyndigheten är således varken möjligt eller intentionen med denna uppsats. Polisen består utav olika distrikt och är därefter uppdelad i olika enheter. En stor del av det faktiska förankringsarbetet är förlagt på distrikts och enhetsnivå, vilka är präglade av sin specifika kontext och tradition. Därav är varje enhet till sin karaktär unik. Det leder till att denna undersökning inte kan ses som representativ för hela myndigheten.
Vidare ska det betonas att värdegrundsarbetet inte är avslutat, utan det är en pågående process. Självfallet skulle det vara intressant att se på hela
händelseförloppet från initiering – beredning till implementering och utfall. På grund av begränsningarna i form av uppsatsens storlek och genom att processen är pågående, är ambitionen med denna uppsats att göra en utvärdering av vad som hittills skett. För att få en förståelse för de steg som tagits då vi ser det som hittills gjorts som centralt för ett framtida utfall och som en intressant del i sig.
1.3.2 Nyckelord och begrepp
Berednings fas: Med berednings fas åsyftas i detta arbete den fas som varit fram till fastställandet av värdegrundsdokumentet.
Implementering: Implementering är en statsvetenskaplig term. Implementering handlar om att verkställa och arbeta in exempelvis fattade beslut om arbetssätt, lagändring och policy, i detta fall värdegrunden, i organisationen.
Förändringsarbete: Förändringar sker ständigt inom organisationer. Medan förändringsarbete syftar till av organisationen aktivt antagna och genomförda förändringar med en tydlig beställare av uppdraget, i detta fall Rikspolischefen. Förankring: Förankring är den avgörande faktorn till om det blir en faktisk förändring. Förankring handlar om hur väl organisationens medlemmar är införstådda, i detta fall medarbetarna.
Delaktighet: Utifrån medarbetarnas perspektiv handlar delaktighet generellt sett om att kunna påverka.10 Likt Angelika Dilschmann med flera poängterar, finns det olika grader av delaktighet. De beskriver att med delaktighet allmänt, menas att de som är berörda av en fråga eller en förändring får möjlighet till inblick i processen samt att de kan ge synpunkter som beaktas i samband med processen11.
Organisationskultur: Med organisationskultur menas den uppsättning av gemensamma normer, värderingar och verklighetsuppfattningar som utvecklas i en organisation när medlemmar samverkar med varandra och omvärlden12.
2 METOD
För att besvara uppsatsens frågeställningar används en metodtriangulering. Det innebär att olika metoder har kombinerats för att tillvarata det bästa och
neutralisera det sämsta med den enskilda metoden. De källor som används för trianguleringen är skriftliga källor, utförda intervjuer samt en enkätundersökning. Med skriftliga källor avses litteraturstudier av både dokument och annat material som rör värdegrundsarbetet samt studier av redan etablerade teorier. Genom en kombination av teorier och metoder eftersträvas, utifrån utvärderingens syfte, en djupare och bredare analys 13.
Uppsatsens resultat och analysdel är tematiserat uppbyggd. Den första delen är en beskrivande del av hur medarbetare på olika nivåer i organisationen upplever att värdegrunden förankrats ut i organisationen. Den första delen har ett kvalitativt fokus och utgår från intervjuer som genomförts med medarbetare på olika
positioner. Intervjuer har genomförts med anställda på RPS som är initiativtagare och ansvariga för värdegrundsprocessen samt chefer, värdegrundssamordnare och medarbetare anställda ute i organisationen. Anledningen till att intervjuer
genomförts med anställda på olika nivåer i organisationen är för att på så sätt belysa den kedja som finns i processen.
Uppsatsens andra del består av intervjuer med medarbetare på lokal- samt distriktsnivå samt en enkätundersökning bland medarbetare på lokalnivå. Syftet med uppsatsens andra del är att utvärdera medarbetarnas uppfattning om deras delaktighet under värdegrundsprocessen.
Syftet är sedan att utifrån uppsatsens olika delar undersöka om medarbetarna på olika nivåer inom organisationen uppfattar att förankring och delaktighet under förändringsarbetet har betydelse för den vidare implementeringen utav
värdegrunden.
10
Dilschmann, A Falck, E Krafft, C (2000) Lärandebok – Delaktighet, lärande och
förändringsarbete, Malmö: Liber s 43-45
11 Ibid s 47-51 12
Stenmark, H (2005) Polisens organisationskultur- en explorativ studie, s 23
13 Svensson P-G Starrin B (1996) Kvalitativa studier i teori och praktik. Lund; Studentlitteratur s
2.1 Utvärderingsansats
Uppsatsen är en fallstudie utifrån olika nivåer inom polisen. Anledningen till att fallstudie valts som utvärderingsansats är för att få en helhetsbild av den pågående processen av förankringen av den nationellt gemensamma värdegrunden inom polisen. För att skapa denna helhetsbild och för att få en djupare kunskap ville vi se på hela ledet i organisationen från RPS, värdegrundssamordnare, enhetschefer till medarbetarna på lokalnivå. En intervju (två informanter närvarade) har skett på RPS, fem intervjuer har genomförts inom en polismyndighet i mellersta Sverige, samt har en intervju skett på en polismyndighet i södra Sverige. Enkätundersökningen har genomförts vid ytterligare en polismyndighet i mellersta Sverige och har skickats ut inom det län som myndigheten tillhör.
2.1.1 Fallstudie
Det som utmärker fallstudien är dess inriktning på bara en eller som i detta fallet några få undersökningsenheter14. I denna uppsats genomförs fallstudien, som argumenterats för under föregående stycke, på flera olika nivåer.
Genom att koncentrera sig på ett eller ett par fall, menar Martyn Denscombe, att fenomenet kan studeras i detalj. Det leder till att fallstudien ger möjlighet att gå på djupet och upptäcka saker som kanske inte hade blivit synliga vid en mer ytlig undersökning. Med fallstudien finns möjligheten att gå tillräckligt på djupet och ta itu med fallet i dess helhet och upptäcka hur de olika delarna påverkar varandra. Fallstudiens verkliga värde är att den erbjuder en möjlighet att förklara varför vissa resultat kan uppstå, mer än att ta reda på vilka dessa resultat är15.
2.2 Forskningsintresse och ansats
Syftet med uppsatsen är som tidigare nämnts att undersöka hur medarbetarna upplevt förankring och delaktighet under värdegrundsprocessen. Det är faktorer som vi från början hade väldigt lite kunskap om. Utgångspunkten för denna undersökning blir därigenom utifrån det utforskande forskningsintresset16. Uppsatsen utgår från en abduktiv ansats, vilket innebär en kombination av en deduktiv och en induktiv ansats. Den deduktiva forskningsansatsen utgår från teorier som skall styrkas eller falsifieras medan den induktiva ansatsen har sin utgångspunkt i empirin. Under processens gång utvecklas dels det empiriska tillämpningsområdet successivt, dels justeras och förfinas även teorin17. Adduktionen utgår i enlighet med den induktiva ansatsen från empiriska fakta men avvisar inte teoretiska föreställningar och ligger i så måtto närmare
deduktionen. Parallellt med den empiriska insamlingen har information om teorier inhämtats och bearbetats för att upptäcka eventuella mönster och på så sätt få en djupare förståelse för forskningsområdet. En styrka med kvalitativ forskning är att den på ett induktivt sätt studerar ett visst fenomen utan förutfattade hypoteser och där begrepp och teori väsentligen växer fram ur det observations- och
intervjuarbete som genomförs18.
Arbetet med uppsatsen påbörjades genom att ta del av det material som fanns tillgängligt om processen kring polisens nationellt gemensamma värdegrund. Därigenom skapades en förförståelse för hur utformningen av processen såg ut.
14
Denscombe, M (2000) Forskningshandboken – för småskaliga forskningsprojekt inom
samhällsvetenskaperna. Lund: Studentlitteratur s 42-43
15 ibid s 42-43 16
Rosengren, K E Arvidson, P (2002) Sociologisk metodik. Malmö: Liber, s 25
17 Alvesson, M Sköldberg, K (1994) Tolkning och reflektion. Lund: Studentlitteratur, s 42 18 Ibid s 94-95
Det tillsammans med den organisatoriska kunskap som införskaffats under utbildningen har utgjort den bakgrundinformation som låg till grund vid
formulerade av undersökningens intervjufrågor. Efter att ha utfört de första fyra intervjuerna hade vi inhämtat muntlig information direkt från medarbetare på central- samt distriktsnivå inom organisationen, samt även fått mer skriftligt material. Informationen bidrog till att ytterliggare tankar om vilka teorier som kunde kopplas till materialet växte fram. Inhämtandet av information och teori ledde sedan vidare till precisering och konkretisering av vilka frågor medarbetarna skulle tillfrågas, både i den kvalitativa och kvantitativa undersökningen19.
2.3 Undersökningsavgränsning
Polisen är en av våra största myndigheter, således har undersökningen för att kunna hålla tidsram och ramen för uppsatsens storlek utförts via två myndigheter.
Avgränsningen var tänkt att ske utifrån geografiskt närområde, men på grund av massmediala skriverier ansågs undersökningen vara för känslig, på grund av den situation som myndigheten befann sig i. Känsligheten hänvisades till att
medarbetarna på grund av den mediala stormen skulle kunna ställa sig mer kritiska till värdegrundsarbetets beredningsprocess, än vad de annars hade gjort. Intervjuerna med enhetschef, värdegrundssamordnare och medarbetare genomfördes med
anledning av detta inom en annan myndighet, än vad som var bestämt från början. För att få en större spridning har enkätundersökningen genomförts i ett annat län i mellersta Sverige. Beslut om medverkande myndigheter har skett efter kontakt från vår sida och valet av myndighet har fattats utifrån var vi erhållit tillåtelse att
genomföra undersökningen. 2.4 Val av informanter
I den kvalitativa undersökningen har valet av informanter, som tidigare nämnts, skett genom ett aktivt val. Valet har skett utifrån deras skilda befattningar, för att på så sätt få representativitet från olika delar och nivåer inom organisationen. Anledningen till att det genomförts intervjuer med initiativtagare på centralnivå inom organisationen är för att dels få information om värdegrundsprocessen samt få information om vad de anser om medarbetarna på lokal- samt distriktsnivås delaktighet i sådana skeenden. Intervjuer med medarbetare på chefsposition har genomförts för att få deras bild samt belysa det steget i arbetskedjan.
Värdegrundssamordnaren har intervjuats för att den innehar en nyckelroll i värdegrundsarbetet genom dennes särskilda inblick i processen.
Värdegrundssamordnaren utgör även en nyckelroll i relationen mellan medarbetarna på lokal- samt distriktsnivå och organisationens centrala nivå. Vidare har kvalitativa samtalsintervjuer genomförts med tre medarbetare samt kompletterat dessa med en kvantitativ enkätstudie. För att på så sätt både få ett djup i svaren samt kunskap om en bredare uppfattning om arbetet med den nationellt gemensamma värdegrunden.
När det gäller urvalsförfarandet kring de informanter som intervjuats så har den första kontakten skett via telefon eller e-post. E-post skickades till en av cheferna på RPS och denne förmedlade namn som vi kunde kontakta vidare. Med informanterna på RPS hade vi e-post korrespondens då vi skickade en presentation av oss, vår uppsatsidé (se bilaga 1) samt informationsbilaga (se bilaga 2).Därefter skedde växelvis kontakt per telefon och via e-post, fram tills beskedet kom att vi fick
19 (Red) Larsson, S Lilja, J Mannheimer, K (2005) Forskningsmetoder i socialt arbete, Lund:
genomföra undersökningen. Med värdegrundssamordnaren hade vi kontakt via e-post och det var värdegrundssamordnaren som sedan skötte hanteringen och valet av övriga informanter dvs. en enhetschef och tre medarbetare. Vi har intervjuat
ytterliggare en enhetschef i södra delen av Sverige och med denne tog vi kontakt via e-post.
Motivering till valet av informanter: RPS (Centralnivå)
Initiativtagare.
Tankar om varför de agerat som de gjort, motiveringen till varför, vad,
när och hur förankring ut i organisationen har skett.
Har den totala överblicken över projektet. Värdegrundssamordnare (Distriktsnivå)
Central länk ut i organisationen.
Ge oss information om specifika övningar och eventuellt hur de mottagits
ute i organisationen.
Chef (Distriktsnivå)
Ingår i kedjan top – down, bottom – up.
Närmast medarbetare. => central roll, måste entusiasmeras (från högre
instans) och i sin tur entusiasmera (medarbetare).
Medarbetare (Lokalnivå) ”Delaktighetsmål”.
Deras delaktighet är central för att det ska kunna få tillstånd en reell
förändring.
När det gäller enkätundersökningen skickades via e-post, en förfrågan ut till tre polismyndigheter i mellersta och södra Sverige. Valet var slumpartat då
undersökningen genomfördes inom den polismyndighet som först besvarade förfrågan. Vi har haft en kontaktperson i det länet som har skött urvalet kring vilka informanter som skall tillfrågas. Det har varit medarbetare på lokalnivå på tre platser inom länet och det har då gjorts en bedömning efter hur många anställda det varit inom varje myndighet och en procentandel har då räknats ut. Det har sedan skickats ut flest enkäter till den myndighet med flest antal anställda och så vidare.
Kontaktpersonen har även försökt att ha i åtanke att det ska bli en spridning vad gäller kön, ålder samt polis – och civilanställda.
2.5 Datainsamling
Det som eftersträvats i uppsatsen har varit att besvara syftet och frågeställningarna. Tillvägagångssättet som valts för att göra detta är genom semistrukturerade
kvalitativa intervjuer samt en till karaktär mer kvantitativ enkätundersökning.
Processen kring polisens nationellt gemensamma värdegrund är en pågående process som inte anses vara färdig implementerad fören utgången av 2010 och detta är något som vi måste överväga och ställa mot de svar som vi får in från informanterna. Samtidigt så är det den process som varit från processens initiering och fram till nu som vi vill belysa.
Likt Allan Bryman anser påbörjade vi arbetet med undersökningen genom att först läsa in oss på det material som vi hade tillgång till rörande processen kring polisens nationella värdegrund. Därefter formulerade vi våra frågeställningar och tog sedan kontakt med individer inom organisationen för att få tag på eventuella informanter. När vi knutit kontakter genomförde vi först under en begränsad period fyra intervjuer och därefter transkriberade vi det insamlade materialet och fördjupade oss i relevant litteratur. Efter det utförde vi de resterande fyra
intervjuerna och därefter skickade vi ut enkätundersökningen. I väntan på att enkäterna skulle sändas tillbaka fortsatte vi att bearbeta det transkriberade
materialet samt påbörjade att göra kopplingar till teori. I enighet med vad Bryman förespråkar har vi under arbetsprocessen kontinuerligt återvänt till vårt syfte och våra frågeställningar för att hela tiden aktualisera vårt fokus 20.
2.5.1 Förberedelser
Inför de kvalitativa intervjuerna skickades information om uppsatsens syfte, i form av arbetets informationsbilaga (se bilaga 2), en utförligare presentation av vår
uppsatsidé (se bilaga 1), samt uppskattning av intervjutid ut via e-post i god tid innan vårt möte, antingen direkt till den berörda informanten eller till
värdegrundssamordnaren.
Som tidigare nämnts har intervjuerna till sin karaktär varit semistrukturerade. Anledningen till det är för att säkerställa att frågorna blir besvarade, samtidigt som det är upp till informanten att bestämma hur frågorna ska besvaras.Det förekommer därför en diversifiering i hur utförligt frågorna har besvarats. En intervjuguide användes för att vi skulle kunna stämma av vad som tagits upp och inte. I enighet med Bryman strukturerades frågorna efter olika tema och
rubrikerna var ett stöd för att de aktuella frågorna skulle följa på varandra på ett bra sätt21.
Vid intervjutillfället gavs information om att den ene av oss skulle föra intervjun, det vill säga, ställa frågor medan den andra kunde följa upp med eventuella följdfrågor samt föra stödanteckningar. Informanterna tillfrågades om de accepterade detta utförande samt om de godkände att intervjun spelades in med hjälp av en diktafon. Att intervjuerna uppfördes med hjälp av diktafon godkändes av samtliga informanter.
2.5.2 Intervjuer
I kvalitativ forskning är flexibilitet en förutsättning när det gäller urvalet av teman och frågor i själva intervjusituationen. Intervjun ska genomföras på ett öppet och nyfiket sätt. Genomförs intervjuerna på sådant sätt tillgodogörs informantens egna reflektioner och svaren blir sannolikt mer uttömmande genom att informanten inte begränsas utan lämnas utrymme att själv få formulera och reflektera över ämnet. Det innebär att samspelet mellan den som intervjuar och informanterna är viktigt för att kommunikationen ska fungera22. Det som eftersträvats med intervjuerna har varit att upptäcka händelser, egenskaper, upplevelser och känslor kring
värdegrundsprocessens förankring ut till medarbetarna.
20 Bryman ,A (2007) Samhällsvetenskapliga metoder. Malmö: Liber, s 305-308 21
Ibid s 305-308
22Svensson, P-G Starrin, B (1996) Kvalitativa studier i teori och praktik. Lund: Studentlitteratur, s
Under intervjutillfällena formades hypoteser som i det fortsatta datainsamlandet stegvis kunde bekräftas och stärkas eller justeras23.
Under intervjun eftersträvades att få information om alla de punkter som var upptagna i intervjuguiden (se bilaga 7). Direkta frågor varvades med vidare frågor som vi önskade få besvarade, men det var av vikt för oss att informanterna fick prata fritt och inte bli styrda i någon riktning hur de ska svara24. Intervjuguiden var inte synlig för respondenten. Vid intervjutillfället noterades även informanternas ålder, kön och position i organisationen för att kunna sätta in svaren i ett sammanhang25. Eftersom det sker en interaktion mellan intervjuare och intervjuad vid
intervjutillfället finns risken för så kallad intervjuareffekt. Detta innebär att genom ömsesidiga förväntningar på motpartens beteende och reaktioner, kan intervjuare och den som blir intervjuad gemensamt åstadkomma att svaren på en intervju eller delar av den blir snedvridna26
. Som intervjuare är vi medvetna om denna risk. Likaså finns det en fara med selektiv perception, vilket innebär att vad man uppfattar av ett budskap bestäms bland annat av de förväntningar som finns på budskapet – och på avsändaren av budskapet27.
Intervjuerna med RPS, värdegrundssamordnaren samt enhetschefen i södra Sverige tog 1,5 – 2 timmar per intervju. De resterande intervjuerna med enhetschef samt de tre medarbetarna på lokalnivå i mellersta Sverige,
genomfördes under cirka 30 minuter per intervju. Anledningen till att de fyra sist utförda intervjuerna gjordes under kortare tid var av hänsyn till den enskilda myndigheten, men även ur den aspekt att vi befann oss i ett annat utgångsläge där vi hade mer kunskap än vid de första intervjutillfällena och kunde därför vara mer effektiva och tydligare i vilka frågor som skulle ställas.
Efter genomförd intervju fick informanten godkänna intervjun genom att skriva på samtyckesbilagan (se bilaga 3).
Under de fyra första intervjuerna har båda två närvarat medan de resterande fyra intervjuerna har genomförts av den ene av oss, detta av praktiska skäl. Under intervjun med RPS intervjuades de två informanterna vid ett och samma tillfälle, vilket var ett önskemål från informanternas sida. Anledningen till att intervjun skedde med de båda informanterna samtidigt var för att tillmötesgå deras önskning om det.
2.5.3 Enkäter
Enkäten bestod av 10 frågor (se bilaga 8), några av dessa med följdfrågor, varav de flesta var kryssfrågor med fem stycken svarsalternativ. Efter varje fråga fanns utrymme att motivera och kommentera det ifyllda svaret. Enkäten hade en standardiserad utformning och frågorna som ställdes var desamma för alla individer. Frågornas utformning grundade sig i riktlinjerna; att en fråga ska vara begriplig för alla respondenterna, den ska vara ganska kort, den bör inte innehålla svåra ord, den bör inte innehålla två negationer och den bör inte fråga mer än en sak i sänder. När det gäller enkäterna bör svarsalternativen utesluta varandra och
23
Svensson, P-G Starrin, B (1996) Kvalitativa studier i teori och praktik. Lund: Studentlitteratur, s 52-66
24 ibid s 52-66
25 Bryman ,A (2007) Samhällsvetenskapliga metoder. Malmö: Liber, s 305-308 26
Svensson, P-G Starrin, B (1996) Kvalitativa studier i teori och praktik. Lund: Studentlitteratur, s 52-56
täcka alla tänkbara svarsmöjligheter28. Likt Denscombe förespråkar eftersträvades vid utformningen av enkätundersökningen en tydlighet i formulering samt att formuläret skulle kännas luftigt och lättöverskådligt29.
Till skillnad från den kvalitativa intervjun har de individer som besvarat enkäten inte påverkats av intervjuaren, samt att de har haft eget inflytande över
svarssituationen30. Däremot vet inte vi som utformat enkäten vem som egentligen har besvarat formuläret.
Motiveringen till att vi genomförde enkätundersökningen efter att alla intervjuer var gjorda var att bredda underlaget samt att enkäterna kunde möjliggöra verifiering eller falsifiering av vissa aspekter som framkommit vid den kvalitativa undersökningen. Totalt skickades 50 enkäter ut och av dessa kom 24 stycken tillbaka. En av enkäterna som skickades tillbaka var ofullständigt ifylld, det vill säga att det bara var de
inledande frågorna om kön, ålder och befattning som var besvarade. På grund av det har vi valt att bortse från denna enkät och resultatet från enkätundersökningen baserades därför på 23 stycken enkäter. När senaste inlämningsdatum hade passerat sändes, via kontaktpersonen, en påminnelse om enkäten ut i organisationen.
2.5.4 Bearbetning av material
Bearbetning av enkäterna har skett genom SPSS (se bilaga 9).
De kvalitativa intervjuerna har efter avslutad intervju transkriberats. När transkriberingen slutförts bearbetades materialet ytterligare genom
meningskoncentrering. Meningskoncentrering syftar till att på ett mer kortfattat sätt uttrycka den mening som intervjupersonen uttalat vid intervjutillfället och har till syfte att göra materialet mer lättöverskådligt för den som läser materialet31.
Anledningen till att meningskoncentrering av informanternas utsago genomförts är för att underlätta läsningen för utomstående samt för att förtydliga kärnbudskapet och att det för läsaren inte ska gå förlorat genom att fokus istället kunde komma att läggas på talspråksformuleringar.
2.6 Generaliserbarhet
Bryman beskriver att det i kvalitativ forskning finns en betoning på det generella när det gäller formuleringen av de inledande frågeställningarna och en tyngd på intervjupersonernas egna uppfattningar och synsätt. Det är önskvärt att låta intervjun röra sig i olika riktningar, eftersom detta ger kunskap om vad intervjupersonen upplever vara relevant och viktigt. Intervjuerna kan avvika i ganska stor utsträckning från varje form av intervjuguide eller frågeschema som har formulerats. Nya frågor kan ställas som en uppföljning av det som
intervjupersonerna svarat, och ordningsföljden kan variera i frågorna32.
Intervjuerna med medarbetarna på lokal- samt distriktsnivå har genomförts på en myndighet i mellersta Sverige, samt en myndighet i södra Sverige och
enkätundersökningen har genomförts på ytterligare en myndighet i mellersta Sverige. Antalet anställda på myndigheterna i mellersta Sverige är ungefär det samma. Om svaren som inhämtas stämmer överens, det vill säga att enkätsvaren styrker det som kommit fram under intervjuerna så ökar generaliserbarheten något. Även om varje
28 Svensson, P-G Starrin, B (1996) Kvalitativa studier i teori och praktik. Lund: Studentlitteratur, s
52-66
29
Denscombe, M (2000) Forskningshandboken – för småskaliga forskningsprojekt inom
samhällsvetenskaperna. Lund: Studentlitteratur s 118
30 Rosengren, K E Arvidson, P (2002) Sociologisk metodik. Malmö: Liber, s 146 31
Larsson, S Lilja, J Mannheimer, K (2005) Forskningsmetoder i socialt arbete, Lund: Studentlitteratur, s 106
enskilt fall i vissa avseenden är unikt, så är det också ett exempel som ingår i en bredare kategori. Möjligheten att generalisera resultaten från fallstudien till andra exempel i kategorin beror på i hur hög grad fallstudiens exempel liknar andra av samma typ.
2.7 Validitet och reliabilitet
I det utforskande forskningsintresset är kraven och värderingsaspekterna
annorlunda än när det gäller det beskrivande och förklarande forskningsintresset. Detta på grund av att det utforskande forskningsintresset lägger sin tyngdpunkt på kvalitativ forskning, vilket innebär att det finns fler levande och öppna aspekter som påverkar undersökningen, vilket kan komplicera det hela. I de sistnämnda forskningsintressena ska forskaren för att uppnå en god validitet under
forskningsprocessen, ständigt återvända till det ursprungliga fokus på vad det är forskaren vill ha svar på33. För att uppnå det kan forskaren som istället utgår från det utforskande forskningsintresset genomföra en triangulering av metoder. Det innebär att forskaren genom att kombinera olika metoder kan ta tillvara det bästa och neutralisera det sämsta med den enskilda metoden. Det kan då genom en kombination av teorier och metoder utifrån utvärderingens syfte uppnås en djupare och bredare analys. Trianguleringen kan ses som en lämplig strategi för att visa att resultaten är trovärdiga, snarare än till att finna en objektiv sanning34. När det handlar om kvalitativ forskning och det utforskande forskningsintresset gäller det att vara öppen och flexibel inför de förändringar som kan ske. Samtidigt som fokus, i den mån det går att hålla, ska bibehållas på det som ligger till grund för utvärderingen så att den inte flyter ut för mycket35. Genom att utforma intervjufrågor och enkätfrågor kan vi i viss mån styra vad vi vill ha svar på, dvs. vad det är vi undersöker. Däremot kan vi inte bestämma hur våra frågor besvaras. De bundna svaren i enkäten kan vara en fara för validiteten eftersom det erbjudna svaret är formulerat av oss och det är inte säkert att informanten av sig själv hade tänkt i de banorna. För att kunna uppnå en god reliabilitet måste vi vara
noggranna både i mätprocessen och när vi studerar det resultat som vi kommit fram till, för att se om resultaten är tillförlitliga. Det är lättare när det gäller enkätundersökningen eftersom tillförlitligheten och jämförbarheten ökar med bundna svarsalternativ. När det rör sig om intervjuerna, påverkas dessa av interaktionen mellan intervjuare och den som intervjuas36.
Eftersom en fallstudie består av en eller några få enheter kan det därför inte vara representativt för en hel organisation37. Att se saken ur olika perspektiv och möjligheten att bekräfta resultat, kan öka validiteten i data. Det ger en möjlighet att visa att innebörden i data i viss mån överensstämmer mellan metoderna, och att resultaten inte är alltför hårt knutna till en speciell metod för datainsamlingen38. 2.8 Metodreflektion
Den metod som valts vid uppsatsskrivande leder till konsekvenser för uppsatsen. Det leder till att det alltid är viktigt att reflektera över arbetets tillvägagångssätt.
33 Rosengren, K E Arvidson, P (2002) Sociologisk metodik. Malmö: Liber, s 144-149 34
Svensson, P-G Starrin, B (1996) Kvalitativa studier i teori och praktik. Lund. Studentlitteratur, s 218
35 Rosengren, K E Arvidson, P (2002) Sociologisk metodik. Malmö: Liber, s 198 36 Ibid s 198
37
Bryman A (2007) Samhällsvetenskapliga metoder. Malmö, Liber, s 67
38 Denscombe M (2000) Forskningshandboken – för småskaliga forskningsprojekt inom
Vad gäller den kvalitativa undersökningen skedde de fyra sista intervjuerna utav den ene av oss. Dock har dessa intervjuer både varit kortare, då de tidigare intervjuerna samt studier av dokument har lett till förståelse för
värdegrundsprocessen och istället har fokus helt legat på den enskilde
informantens upplevelse av processen. Vidare har frågorna på förhand gemensamt konstruerats. För att sedan hålla den tid som var avsatt för varje intervju har intervjuerna varit styrda av frågeformulären. Informationen från dessa intervjuer torde därför inte påverkas av att inte båda närvarat.
De båda informanterna från RPS intervjuades vid samma intervjutillfälle. Att informanterna intervjuades tillsammans kan leda till att informanterna påverkar varandra och kommer att fylla ut varandras resonemang. Skulle informanterna däremot ha intervjuats var för sig skulle det möjligtvis kunna leda till att annan information kommit fram. Att informanterna ändå har intervjuats tillsammans har varit för att tillmötesgå deras önskemål.
Den kvantitativa undersökningens besvarades av 23 utav 50. Svarsfrekvensen skulle antagligen vara högre om undersökningen genomförts och insamlats vid exempelvis en arbetsplatsträff ute i organisationen. Anledningen till att ett sådant förfarande ej gjorts är på grund av faktorer så som tid och logistik. Dock har vi och den kontaktperson som varit oss behjälplig gått ut med påminnelse. Att insamling av enkäterna skett internt borde inte ha påverkat svaren nämnvärt då kuvert skickats med enkäterna för att på så sätt möjliggöra för informanterna att vara anonyma.
2.9 Etikdiskussion
Vid uppsatsskrivande är det alltid viktigt att beakta etiska aspekter både vid inhämtning av material från informanter som vid redovisning utav det. Forskning behövs för att driva samhället framåt men måste alltid vägas mot att de
medverkade individerna inte på något sätt far illa av sin medverkan. Den ansvarige forskaren ska således inför varje vetenskaplig undersökning göra en vägning av värdet av det förväntade kunskapstillskottet mot möjliga risker i form av negativa konsekvenser för berörda undersökningsdeltagare samt eventuellt för tredje person. Såväl kortsiktiga som långsiktiga följder skall därvid beaktas39. Detta krav, individskyddskravet, är den självklara utgångspunkten för
forskningsetiska överväganden. Dessa överväganden har skett utifrån de direktiv i humanistisk-samhällsvetenskaplig forskning, antagna av
Humanistisksamhällsvetenskapliga Forskningsrådets etiska principer40.
2.9.1 Vetenskapsrådets fyra huvudkrav:
Informationskravet innebär att forskaren skall informera de deltagande
informanterna om den information som behövs för att kunna ta ställning till deltagande41. Uppsatsens empiriska material bygger både på kvalitativa och kvantitativa undersökningar. Inför undersökningarna i form av intervjutillfälle och utlämning av enkät, är det viktigt att informanterna måste få tillräcklig
information om syfte och tillvägagångssätt, samt hur och var forskningsresultaten kommer att redovisas, för att kunna ta ställning till om de vill medverka eller inte. Likaså har de upplysts om att deltagandet är frivilligt och att de kan välja att
39 Vetenskapsrådet, Forskningsetiska principer inom humanistisk-samhällsvetenskaplig forskning.
Elanders Gotab, s 6
40 Ibid s 6 41ibid s 7
avbryta sin medverkan när som helst, utan några negativa påföljder. Deltagarna får inte påverkas i utförandet när det gäller att fatta beslut om att delta i
undersökningen.
Vad gäller den kvalitativa undersökningen har de flesta av informanterna på förhand fått ut en beskrivning av uppsatsen både i form av en informationsbilaga
(se bilaga 2) samt en vidare presentation av uppsatsen (se bilaga 1). Dock var det
några som, på grund av organisatoriska anledningar, inte fått ut denna
information. Samtliga av dessa har därför istället fått en muntlig presentation av informationen för att kunna ta ställning till sitt medverkande.
Vad gäller den kvantitativa undersökningen har deltagarna erbjudits en presentation på enkätundersökningen förstasida (se bilaga 8).
Vid informationsinhämtningen från informanterna har intervjuguiden (se bilaga 7) endast fungerat som stöd för att kunna kontrollera det vi behöver få svar på. Syftet har varit att låta informanterna prata fritt och att samtalet varit det centrala, detta för att belysa informanternas egna åsikter och reflektioner. Vidare har samtliga intervjuer utförts på informanternas ”hemmaplan”.
Samtyckeskravet innebär att forskaren i samband med informationsinhämtningen
erhåller samtycke från informanterna. Samtliga informanter som deltagit i den kvalitativa undersökningen har i samband med genomförd intervju lämnat ett skriftligt intyg (se bilaga 3) för sitt samtycke till att delta. Vid medarbetarnas deltagande har även tillstånd från överordnad inhämtats så att datainsamlingen fått ske på informantens arbetstid. Samtycke för enkätundersökningen har skett genom att informanten valt att fylla i enkäten.
Konfidentialitetskravet innebär att;
”uppgifter om alla i en undersökning ingående personer skall ges största möjliga konfidentialitet och personuppgifterna skall förvaras på ett sådant sätt att obehöriga inte kan ta del av dem” 42.
På grund av deras olika relationer till uppsatsämnet kan det för en i ämnet insatt läsare i viss utsträckning gå att läsa sig till vem informanterna gissningsvis kan tänkas vara. Dock garanteras att samtliga informanter i materialet kommer att vara avidentifierade. I uppsatsen är informanterna avpersonifierade i den mån att försvåra för utomstående att kunna identifiera den enskilda individen. Detta kommer framförallt att vara i form av att namn inte skrivs ut men beroende på materialets karaktär kan det även bli aktuellt att avidentifiera information av annan karaktär så som geografisk plats, befattningsgrad eller kön. All form av information som inte anses vara relevant för analysen kommer direkt plockas bort från materialet. Vad gäller befattningsgrad kan denna variabel vara relevant för undersökningen och spegla de svar som fås. Dock kommer befattningsgrad att beskrivas i mer generella och inte specifika termer.
Viss typ av identifierbar information är ofrånkomligt eftersom denna information rör deras åsikter. Dessa åsikter samt befattning anser vi vara relevanta för
uppsatsens frågeställning. Detta är något som inte berör majoriteten av
informanterna. Trots viss risk för identifiering anser vi oss kunna ha med sådant material där deras åsikter framkommer tydligt. För att stärka arbetets etiska aspekt har samtliga informanter som deltagit i den kvalitativa undersökningen fått ut sin
42 Vetenskapsrådet, Forskningsetiska principer inom humanistisk-samhällsvetenskaplig forskning.
enskilda intervju efter den transkriberats. Informanterna har även fått ut arbetet i sin slutversion innan inlämnande för att de även då ska ha möjlighet att poängtera om det innehåller viss typ av information som de specifikt önskar ska
avidentifieras ytterligare. Samtliga intervjuer har spelats in, efter transkribering har dessa filer raderats. Transkriberingarna kommer efter uppsatsens opponering även de att förstöras.
Vad gäller den kvantitativa undersökningen skickades kuvert med till varje enkät. Efter att informanten fyllt i enkäten skulle den läggas direkt i det bifogade
kuvertet för att det ej skulle vara möjligt för andra att ta reda på svaren, då de sedan skickades med internpost till en kontaktperson, innan de kom oss tillhanda.
Nyttjandekravet innebär att
”uppgifter insamlade om enskilda personer får endast användas för forskningsändamål”43
.
Det inhämtade materialet i denna uppsats, kommer således endast användas i vetenskapligt syfte.
3 TIDIGARE FORSKNING
För att positionera samt skapa en förståelse för denna uppsats studieobjekt har utgångspunkter sökts genom olika forskares arbeten som kompletterar varandra, för att kunna sätta denna uppsats specifika undersökning i sitt rätta sammanhang. Det eftersom det inte finns någon tidigare forskning om den process som utgör forskningsobjektet för denna uppsats. Anledningen till att forskning ännu inte finns är säkerligen att fastställandet av värdegrunden skedde i januari i år (2009). Däremot finns en hel del interna dokument om tillvägagångssätt samt
projektbeskrivningar.
Henric Stenmark definierar polisens organisationskultur som byråkratisk vilket baseras på en Weberiansk modell44. Teorin om den byråkratiska organisationen utvecklades av den tyske sociologen Max Weber (1864-1920). Weber utvecklade sin teori i början av 1900- talet, vilken var som modell av idealtypisk karaktär och existerade inte i verkligheten. Modellen kännetecknas av att vara exakt,
förutsägbar, kontinuerlig och konfliktbefriad. Samtidigt kan dess förutsägbarhet och regelstyrning komma att övergå i ineffektivitet och självorganiserade system som har svårt att fungera i förhållande till omvärlden 45. Utifrån kriterier som noggrannhet, kontinuitet, diskretion, enhetlighet och entydighet menade Weber att den byråkratiska organisationen i teknisk bemärkelse var överordnad all annan form av förvaltning. Kännetecken i en byråkratisk organisation är att
arbetsfördelning är formaliserad med motsvarande och klart avgränsade
ansvarsområden, samt att den har en hierarkisk maktstruktur. Byråkratin uppnår en effektivitet genom att specialister arbetar inom sina avgränsade arbetsområden. Det finns en förutsägbarhet i att besluten fattas utifrån bestämda och kända
kriterier. Byråkratin är opersonlig eftersom besluten fattas på objektiva grunder.
43Vetenskapsrådet, Forskningsetiska principer inom humanistisk-samhällsvetenskaplig forskning.
Elanders Gotab, s 15
44
Stenmark H, (2005) Polisens organisationskultur- en explorativ studie, sid 134
45 Eriksson-Zetterquist, U Kalling, T Styhre, A. (2006) Organisation och organisering, Malmö:
Inom den byråkratiska organisationen behandlas sakfrågor skriftligt utifrån nedskrivna regler och instruktioner46.
Anställning och tjänster i en byråkrati förutsätter erfarenhet och formell
utbildning. Byråkratin som organisationsform utgår från arbetssättet att alla ska behandlas lika. Nackdelarna med denna organisationsform är att den är
svårpåverkad för förändringar i omgivningen och därmed oflexibel47. Studier av organisationskultur ger kunskap om viktiga faktorer vid
förändringsarbete och ger en inblick i de mikropolitiska spel som ständigt pågår inom organisationen48. Med organisationskultur menas det speciella klimat som finns i en organisation. Klimatet avspeglas i den fysiska strukturen, genom de rutiner och vanor som finns i organisationen och får medlemmarnas handlingar att framstå som självklara och naturliga för dem49. Delaktighet och förankring knyter an till den organisationskultur som råder inom verksamheten. Kultur skapas minst lika mycket nerifrån som uppifrån50. Enligt Mats Alvesson betraktas
organisationsförändringar som initiativ uppifrån och utan samband med de anställdas specifika arbetsuppgifter. Alvesson menar att det inom organisationer görs skillnad mellan dem som planerar och de som verkställer och att anställda inom organisationer definierar sig till roller som tas för givna. Uppdelningen leder till att det i allmänhet finns en stor skepsis inom företag mot ”HR- grejor”51
. Därmed är det vid förändrande av rådande kultur av yttersta vikt att inte se förändrandet som något explicit utan i högsta grad som något inkluderande av samtliga organisationsmedlemmar52. För att organisationer ska bli hållbara krävs en stark samhörighet inom organisationen och värdegrunder skapas inom
organisationer för att hålla ihop organisationen och försäkra sig om att
medarbetarna är lojala53. Att skapa en för organisationen gemensam värdegrund, anser Claes Trollestad, är moraliskt försvarbart för att organisationen på så sätt skall kunna fullgöra sitt syfte på bästa sätt54.
Den tidigare forskningen kommer tillsammans med teorier och modeller utgöra analysredskapen för arbetets resultat.
4 TEORIER OCH MODELLER
I nedanstående avsnitt presenteras de valda teorier och modeller som kommer att användas för analys av arbetets empiriska material. För att uppsatsens
forskningsfrågor ska kunna besvaras tar vissa av teorierna upp olika ansatser medan andra kan upplevas som mer överlappande.
46 Öyvind Bastöe, P Dahl, K (1996) Organisationsutveckling i offentlig verksamhet – teori och
kunskap för skola, hälso- och sjukvård samt socialtjänst, Lund: studentlitteratur s 123
47 Ibid s 123
48 Stenmark, H (2005) Polisens organisationskultur: en explorativ studie.
Umeå: Pedagogiska institutionen, Umeå universitet s 72
49 Lima, C (2007) Kommunikation, organisation och ledarskarp, Malmö: Liber, s 97
50Alvesson M. & Svenningsson S (2008) Förändringsarbete i organisationer- om att utveckla
företagskulturer, Liber, s 147
51
Alvesson M. & Svenningsson S (2008) Förändringsarbete i organisationer- om att utveckla
företagskulturer, Liber, s 190-191
52 Ibid s 228 53
Trollestad, C (2000) Etik och organisationskulturer, att skapa en gemensam värdegrund, Stockholm: Svenska förlaget liv & ledarskap s 14
4.1 Policyprocessen - Implementering Top-down
Lennart Lundquist behandlar top-down perspektivet och redogör för att det tar sin utgångspunkt i det auktoritativa politiska beslut som tagits i organisationens topp och urskiljer sedan en styrningskedja, t.ex. skollag –skolförordning - styrning och kontroll från statlig skoladministration - beslut i kommunal skolstyrelse – åtgärder på den enskilda skolan – undervisning i klassrummet. Varje led i denna kedja, från allt precisare riktlinjer till genomförande av i detta fall närbyråkrater, ses som en styrning av de följande leden, låt vara en styrning vars reliabilitet är begränsad. I detta perspektivet är det lagen som bildar utgångspunkten för analysen.
Forskningsproblemet är att beskriva och förklara hur lagen implementeras. Uppifrån -perspektivet tar sin utgångspunkt i beslutsfattarnas avsikter55.
4.1.2 Förstå, kunna, vilja
Lundquist redogör för att beslutsfattare antas, i en implementeringsprocess, ha goda möjligheter att påverka; beslutsinnehållet, styrningen och kontrollen av tillämparen. Dock menar Lundquist att målen för olika politiska reformer emellertid är ganska vaga. Vilket innebär att för att implementering ska vara möjlig ställs krav på tre faktorer.
Nämligen att:
Tillämparen skall förstå beslutet.
Tillämparen skall kunna genomföra beslutet. Tillämparen skall vilja genomföra beslutet56.
För att tillämparen ska kunna förstå beslutet ställs krav på att den direkta styrningen skall vara entydig. Därefter poängterar Lundquist vikten av att
tillämparen har de resurser som krävs för att kunna genomföra beslutet i form av lokaler, utrustning, teknik, personal, pengar och tid. Till sist måste tillämparen även vilja genomföra beslutet för att implementeringen ska leda till en faktisk förändring57.
4.2 Förändringsprocess i människobehandlande organisation Många människobehandlande organisationer (MBO) bygger på en byråkratisk organisering. Yeheskel Hasenfeld, presenterar ett flertal faktorer som hämmar förändring inom människobehandlande organisationer (MBO). Hasenfeld menar att det inom offentliga byråkratier finns starka intressenter som vill bibehålla ”status quo” samt att MBOs byråkratiska struktur är O-flexibel och stel vilket gör förändringsprocesser kostsamma. Trots det är förändring inom MBO, enligt Hasenfeld, möjlig58.
Vidare betonar Hasenfeld vikten av ideologier inom MBO. Vilket har en stabiliserande effekt och fungerar som en normativ bas för att rättfärdiga och rationalisera tillhandahållandet av tjänster. Ideologier fastställer hur man inom organisationen bör agera och bidrar därigenom till rådande maktstruktur.
Ideologier leder även till att minska skillnader i förväntat och faktiskt arbete och har med andra ord en legitimerande effekt. Samtidigt kan ideologier utgöra hinder för innovation och förändring, eftersom de minskar medarbetarnas lyhördhet och mottaglighet för nya arbetssätt.59
55 Lundquist, L (1992) Förvaltning, stat och samhälle, Lund: Studentlitteratur s 24-25 56 Ibid s 29
57
Ibid s 29
58 Hasenfeld, Y (1983) Human Service Organisations, Englewood Cliffs: Prentice-Hall, s 218-219 59 Ibid s. 224
Hasenfeld framhåller vidare att implementeringsfasen utav förändringsarbete inte är självklar för att förändringsbeslutet är taget. Eftersom en förändring kan leda till oväntade och ej beräknade konsekvenser. Förändringens mål kan därigenom behöva finjusteras på vägen för att tillfredställa de många olika intressenter som kännetecknar människobehandlande organisationer. Måluppfyllelse enligt förändringsarbetets första syften är därför inte alltid möjliga60.
4.3 Organisationsutveckling
Dag Ingvar Jacobsen och Jan Thorsvik redogör för att organisationsutveckling (OU) som teori kan spåras tillbaks till human relations- riktningen inom
organisationsteorin. Teorin koncentrerade sig på hur man utvecklar mer humana och demokratiska organisationer och medförde även att man försökte hitta alternativ till den traditionella uppifrånstyrningen av förändringar, där ledningen dominerar hela förändringsprocessen och de anställda har minimalt inflytande61. Teorin betonar medinflytande, personlig utveckling och samarbete, dessa tankar har sedan vidareutvecklats inom organisationspsykologi och det sociotekniska perspektivet. Inom OU hävdas att alla människor vill utveckla sig och lära, att alla anställda vill bidra till att organisationen gör en bra insats, att informella grupper är viktigare än formella, att det finns en önskan om frivilligt samarbete för det gemensamma bästa, att egalitära grupper fungerar effektivast och att känslor är lika viktiga som rationella argument62.
En röd tråd i all OU är den vikt som läggs vid brett deltagande från organisationens alla grupper och nivåer i en förändringsprocess. Ett brett
deltagande ökar möjligheten att många synpunkter kommer fram, vilket bidrar till god kvalitet på de beslut som fattas. Dessutom uppnår man genom deltagandet ett ”ägarförhållande” till ändringsförslagen. Det leder till ökad möjlighet att
genomföra förändringen när den väl beslutats63.
4.3.1 Förutsättningar för lyckade OU – projekt
Wendell L. French & Cecil H. Bell Jr sammanfattar centrala förutsättningar för att OU - projekt ska lyckas väl. Först måste centrala aktörer i eller utanför
organisationen uppleva att det finns problem som man måste lösa. Om dessa inte upplever en viss ”kris” blir förändringen svår. Därnäst kännetecknas, enligt French & Bell, lyckade OU – projekt av att de ofta använder sig av externa specialister (konsulter) för att genomföra förändringen. För det tredje måste ledningen, eller i varje fall en dominerande koalition, ge förändringen sitt stöd. Vidare präglas lyckade förändringar av ett brett deltagande av både anställda och chefer på mellannivå. Lyckade projekt är de som understryker att förändring ofta inte skiljer sig så starkt från det som man gör dagligen. Ofta finns det en
överrensstämmelse mellan det som en förändringskonsult säger och det som anställda och ledning sysslat med under en längre tid. Förändring representerar inte alltid något helt nytt utan är ofta en justering av tidigare aktiviteter. Detta förhållande måste påpekas och understrykas. Slutligen är det viktigt att OU är en styrd process som organisationen avsätter tid och resurser för att driva fram.
60
Hasenfeld, Y (1983) Human Service Organisations, Englewood Cliffs: Prentice-Hall, s. 239
61 Jacobsen, D I & Thorsvik, J (2002) Hur moderna organisationer fungerar, Lund,
Studentlitteratur, s 457-460
62
Ibid s 457-460
63 Jacobsen, D I & Thorsvik, J (2002) Hur moderna organisationer fungerar, Lund,
Därtill tycks det vara betydelsefullt att man utvecklar kompetenser internt inom organisationen64.
4.4 Kotters teori
John P. Kotter utgår från att kärnan för om en förändring lyckas ligger i förmågan att ändra människors beteenden. Kotters centrala “fynd” när det gäller
förändringar är inte strategi, struktur, kultur eller system trots att alla dessa element är viktiga. Utan det centrala är att förändra människors beteende, vilket oftast sker genom att appellera till människors känslor65. Det åstadkoms genom att
se, känna, förändra. Dessa nyckelord måste genomsyra varje steg i
förändringsprocessen.
Kotter menar att människor ändrar på vad de gör mindre för att de ges en analys som ändrar deras tänkande, än om de visas en sanning som influerar deras känslor och detta särskilt i storskaliga organisationsförändringar66.
4.5 Modell för förändringsarbete och kommunikation
Otto Granbergs modell för förändringsarbete utgår från samspelet mellan struktur eller process. De båda komponenterna är lika viktiga och är beroende av varandra. Med struktur menar Granberg organisatoriska förutsättningar, såsom: planer, organisation, administrativa regler, personer, pengar, dokumentation etc.
Medan process handlar om de sociala förutsättningarna inom organisationen: att tillvarata kunnande och förändringsvilja samt möjliggöra medinflytande. Ett sätt att möjliggöra medinflytande är genom att informera. Informationen bör ske via flera kanaler, till exempel avdelningsmöten, personaltidning och väggtidningar eller genom att öppna en chat på Internet67.
Med process menar Granberg ett konsekvent arbetande efter
arbetslivspedagogiska – sociala -psykologiska förutsättningar. Genom att arbeta på detta sätt vill man:
- tillvarata kunnande, erfarenheter och synpunkter hos de anställda. Eftersom de anställda innehar en särskild kompetens vad gäller organisationen.
- Tillvarata den förberedskap som finns hos de anställda - Möjliggöra medinflytande i själva förändringsarbetet. Samt underlätta och skapa lärprocesser i organisationen
Komponenterna process och struktur måste ges lika mycket utrymme. Ges variabeln struktur störst vikt finns risken att missa förändringskapacitet hos de anställda. Eller ännu värre, få de anställda att bli motståndare till förändringarna. Om man ger variabeln process störst vikt, löper man risken att förändringsarbetet inte går framåt och att målet förloras ur sikte68.
Davén och Nilsson redogör för tre komponenter i en förändringsprocess som är särskilt viktiga:
64 French, W & Bell, C H (1999) Organization Development – Behavioral science interventions
for organization improvement. New Jersey: Prentice- Hall, s 118
65
Kotter, J P & Cohen D S (2002) The heart of change: real-life stories of how people change
their organizations, Boston Mass: Harvad Business School Presss x, förordet
66 Ibid s 1 67
Granberg, O (2001) PA, OU, personaladministration och organisationsutveckling, Stockholm: Natur & Kultur, s 516
”Att den centrala ledningen på ett entydigt sätt står bakom och driver förändringsarbetet - ur ett helhetsperspektiv och med ett
omvärldsperspektiv så att man löser ”rätt saker”.”
”Att förändringsarbetet drivs i processform så att arbetet redan från början involverar alla berörda. Det handlar om att informera, men också om att i förändringsarbetet ge stora möjligheter för människor att påverka – så att man blir ”medskapare”.”
”Att ge stort utrymme för lärande under hela förändringsarbetets gång. Detta är den bästa garantin för att tillvarata den kunskap som finns i organisationen så att man ”kommer rätt med förändringen”69
.”
4.5.1 Kommunikation i organisation och förändring
Kommunikationen är viktig för att samtliga organisationsmedlemmar ska få kunskap om, förstå och acceptera organisationens mål och för att därefter kunna översätta mål till handling. Mats Heide menar att medarbetarna genom
kommunikation får en överblick och helhetssyn på organisationen.
Kommunikationen formar medarbetarnas perception, det vill säga vad de ser, hur de uppfattar det de ser och hur de ser på vad som kan hända i framtiden.
Kommunikation i förändringsprocesser har ofta den paradoxala uppgiften att skapa såväl innovation som stabilitet. Samtidigt som kommunikationen ska driva förändringsprocessen framåt ska den också bidra till att skapa trygghet och en känsla av att ingå i ett ordnat sammanhang70.
Heide menar att en av de främsta anledningarna till att förändringsinitiativ inte kommer till stånd har emellertid visat sig vara att den interna kommunikationen brister71.
Den interna kommunikationen kan ibland begränsas till ett antal enkelriktade informationsaktiviteter. Dessa syftar till att erhålla en så god överensstämmelse som möjligt mellan en ”objektiv” organisatorisk verklighet och medarbetarnas uppfattningar om denna. Dock visar det sig ofta att mottagare av
förändringsrelaterad information formulerar sina egna uppfattningar om vad olika förändringar innebär och varför de görs72.
Heide redogör för att förståelse är centralt vid förändringar eftersom de anställda handlar i enlighet med hur de uppfattar en situation eller ett föremål. De sätt på vilka medarbetarna i en organisation uppfattar förändringar har därför betydelse för hur förändringsarbetet utfaller och för hur verksamheten fungerar. Nya
uppfattningar infinner sig inte bara för att ännu en organisationsstruktur har visats på OH-apparaten. En annorlunda förståelse för arbetet och organisationen uppstår genom olika kommunikationsprocesser och den interna kommunikationen är ett led i att skapa denna förståelse73.
Heide anser att om inte medarbetarna förstår, kan en förändringsprocess aldrig bli framgångsrik. Det är den enskilda individen som gör jobbet. Därför måste varenda medarbetare förstå vad som måste göras, hur det ska göras, när det ska göras och varför det måste göras74.
69
Davén, B & Nilsson, H (1996) Kommunerna och decentraliseringen – Tre fallstudier, Stockholm: Regeringskansliets offsetcentral s 27
70 Heide, M (2005) Kommunikation och organisation, Liber: Kristianstad, s 19-27 71 Ibid s 151
72
Ibid, s 155
73 Ibid, s 156
