Riksarkivet var dock inte i det välorganiserade skick som ordning-arna föreskrev, vilket 1626 markerades genom att ett helt rum av-sattes för oordnade handlingar. Redan under det tidiga 1600-talet diskuterade Oxenstierna och Utter möjliga åtgärder för att skapa en bättre och hållbar ordning i arkivet. När sekreteraren organi-serade Riksarkivets handlingar efter 1618 års kansliordning place-rades de viktigaste och mest värdefulla handlingarna i ”det gröna skåpet”. Det bestod av 35 lådor och var placerat i det innersta valvet.
I ett brev till rikskanslern samma år klagade Utter över att oord-ningen i arkivet hindrade honom från att utföra de arbetsuppgifter som kansliordningen föreskrev. Han klagade på att arkivet var i dåligt skick: handlingar var sammanblandade och ”vart om annat kastade”.228 Med tanke på oordningen menade Utter att arkivet bor-de (om)organiseras från grunbor-den. Handlingarna borbor-de ordnas efter respektive kung, från Gustav Vasa till Gustav II Adolf och inom varje Vasakungs samling skulle akterna organiseras kronologiskt.
Vidare skulle svenska, finska, livländska, danska, ryska och andra ut-ländska brev från riken och städer sorteras utifrån typ av handling:
kontrakt, freds-, krigs-, gruv- eller bergshandlingar och allt annat, såväl betydande som gemena saker, skulle inventeras. De olika grup-perna av handlingar borde förses med bokstavsbeteckningar som sekreterarna kunde hänvisa till. Med hjälp av bokstäverna menade Utter att man sedan snabbt skulle kunna hitta handlingar, både i arkivet och i registraturet, när man ville arbeta med dessa.
Enligt Utter skulle de ”förnämligaste saker och handlingar” re-227. Styffe 1856, s. 306.
228. Per Månsson Utter till Axel Oxenstierna 1618 (odaterat), E 746, Oxen-stiernska samlingen, RA Marieberg.
gistreras från varje kungs regeringstid. Förnäma handlingar definie-rade Utter som de akter vilka berörde händelser mellan fäder, söner, bröder och undersåtar i riket och med utländska herrar och furstar i samband med förbund, giftermål, krig, stillestånd och fred. Utter refererade här till den nya kungaätten Vasa: Gustav Vasa, hans sö-ner Erik XIV, Johan III och Karl IX, Johans son Sigismund III samt Karls son Gustav II Adolf. Likaså var det angeläget att skriva av handlingar som rörde ”religions saker” och andra värdefulla händel-ser, så att de kungakrönikor som ännu inte var skrivna kunde för-fattas. Och om handlingarna sorterades, menade Utter, kunde man kanske hitta nya uppgifter som fattades i de redan befintliga kröni-korna, och som därpå kunde läggas till.229 Att skapa ordning i arkivet var därmed ett sätt att bearbeta och upptäcka det förflutna. Utters arkivordning förespråkade en kronologisk och hierarkisk ordning baserad på vasarnas genealogi, där sammanfattningar av centrala politiska handlingar skulle tjäna krönikan om varje regent. Möjlig-heten att det i arkivets oreda fanns ditintills okända handlingar att upptäcka tycks ha motiverat arkivsekreteraren.
Handlingarna från Mitau kom därmed till ett riksarkiv som pre-cis hade börjat materialiseras på en särskild plats och i specifika skåp, samtidigt som arkivet nyligen hade skilts organisatoriskt från det dagliga kansliets verksamhet. År 1622 fanns förutom det gröna gamla skåpet ytterligare ett skåp i det innersta valvet som kallades för ”det nya”, eller ”det nya vita skåpet”. Det var i det här skåpet som Utter sorterade in handlingarna från Mitau. Det nya vita skå-pet hade hela 47 lådor. Enligt en förteckning från 1622 använde Ut-ter lådorna 20–42 och låda 45 för handlingarna från Mitau. Resten av skåpet upptogs av medeltidshandlingar i de första 11 lådorna, från Magnus Erikssons tid till unionskungen Kristian II, och ef-ter det kom handlingar angående Danmark, Lübeck och Danzig 1523–1619. I den 43:e lådan placerade Utter akter rörande freden i 229. Per Månsson Utter till Axel Oxenstierna 1618 (odaterat), E 746,
Oxen-stiernska samlingen, RA Marieberg.
Stettin 1570–1571.230 De livländska handlingarna från Mitau fogades in i ett geografiskt, historiskt och politiskt sammanhang. Handling-arna markerades genom att de gavs en geografisk proveniens, men väl lagda i det vita skåpet blev de otvivelaktigt en del av Vasakung-arnas krönikor. Den samling som hade tagits och därmed skapats i Mitau var nu upptagen i vasarnas genealogi.
Enligt 1618 års kansliordning hade en särskild sekreterare, An-dreas Erici, det dagliga ansvaret för inkommande livländska hand-lingar till kansliet.231 Att handlingarna från Mitau ändå hanterades av Utter tyder inte bara på hur värdefulla de ansågs vara, utan fram-förallt på att de kopplades ihop med det förflutna och därmed det gamla arkivet. Eftersom Utter placerade Mitauhandlingarna i ett av det innersta valvets skåp måste han ha uppfattat dessa som bland de mest förnäma handlingarna i Riksarkivet. Han höll på så sätt ihop den samling som hade skapats i Mitau genom att lägga handlingarna i ett och samma skåp. Det finns ett tydligt undantag från detta. I en renskriven förteckning av det gamla gröna skåpet som Utter gjorde kring 1622–1623 finns ett tillägg om en handling i den 18:e lådan:
”Om kungavalet i Polen efter Sigismund Augustus tagen i Mitau”.232 Därmed tog Utter ut en särskilt betydelsefull handling ur dess geo-grafiska sammanhang i det nya vita skåpet, och lade istället in den i det gamla gröna bland Johans III:s akter. I det nya sammanhanget var Utter noga med att understryka handlingens geografiska prove-niens. Om Utter hade planer på att sortera in fler av handlingarna från Mitau i det gröna skåpet går inte att veta. I april 1623 kom pes-ten till Stockholm. Han skickade därför iväg sin familj tillsammans med den siste av hans medhjälpare som fanns kvar i arkivet. Själv 230. Nya skåpet, förteckning A:1 och A:2 1622, Uppställningsförteckningar och inventarier 1618–1627, D II b a vol. 1, Huvudarkiv byrå, Riksarkivets äm-betsarkiv, RA Marieberg; jfr Bergh 1916, s. 267, som menar att Utter lade handlingarna i låda 22–37.
231. Styffe 1856, s. 301.
232. Gröna skåpet, Förteckning E, Uppställningsförteckningar och inventarier 1618–1627, D II b a vol. 1, Huvudarkiv byrå, Riksarkivets ämbetsarkiv, RA Marieberg.
Första sidan ur Utters förteckning från 1622 över handlingarna från Mitau i det nya skåpet.
Foto: Riksarkivet.
stannade sekreteraren kvar i arkivet, bara för att lägga några sista saker till rätta, som han skrev i ett brev till Axel Oxenstierna. Per Månsson Utter avled i pesten i september samma år.233