Annette administratör

4.5.1 Uppgifter och verksamhetskunskap

Annette har under tre år arbetat som miljö-, kvalitets- och informationsansvarig på myndigheten, med tonvikt på de senare två uppgifterna. Var tidigare bygglovsadmi- nistratör, dock ej med handläggning som huvuduppgift, utan "…pappersexercis" - hantering.

Annettes personliga förhållningssätt till datoranvändning utmärks av motivation, en- vishet och att hon tycker att det är roligt att arbeta med datorer och prova nya sätt att lösa uppgifter.

4.5.2 Mål

Målen för Annettes verksamhet är de som gäller för myndigheten, vilka beskrivs i in- ledningen av kapitlet.

4.5.3 Anveckling, frekvens och typ

Annette har använt kalkylprogram vid två tillfällen, dels för att lämna bygglovsstatistik till Statistiska Centralbyrån (SCB) och dels för att sammanställa en personalenkät på myndigheten. Viktiga allmänna egenskaper för ett utvecklingsverktyg i detta samman- hang var, förutom att det skulle innehålla nödvändig funktionalitet, att det fanns lätt tillgängligt och var lättlärt. Skälet till att detta var viktigt var att det inte var aktuellt

Snabb om- räkning Analys kan underlättas Effektiv hantering (rationaliserande syfte) Kalkylprogram- anveckling Kan återan- vändas Struktur kan tvingas fram Kan omfor- materas Tydligare Missförstånd kan undvikas Kan anpassas till målgrupp Presentation kan förenklas Kan integre-

ras som del- system

Informationsöverföring i enlighet med avsändarens intentioner kan underlättas (beslutsstödjande syfte)

Kan distribu- eras

vare sig att införskaffa något annat verktyg än de som redan fanns på myndigheten eller att anlita extern kompetens för att utveckla system. Utvecklingsverktyget skulle kunna fungera som ett verktyg för verksamhetsföreträdare som behövde datorstöd för att utföra sina arbetsuppgifter (se Figur 60 nedan).

Figur 60 Motiv för användning av kalkylprogram.

4.5.4 Anveckling, exempel och analys

Det första systemet som Annette gjort med kalkylprogram är ett system för samman- ställning av en personalenkät. Enkäten sammanställdes först på kalkylblad fråga för fråga. Utifrån sammanställningen skapades sedan ett cirkeldiagram för varje fråga (se Figur 61 nedan).

Figur 61 Del av system för presentation av resultat av personalenkät.

Systemet för personalenkät gjordes utan tidigare kunskaper i kalkylprogram. Annette gjorde trots detta systemet utan hjälp, vilket inte var utan problem. Speciellt upplevdes problem när det gällde att formatera diagram. Efter en hel del målmedvetet experi- menterande blev resultatet ungefär som Annette avsett från början. Skäl till att kalkyl- programvaldes var bl.a. att det fanns behov av ett verktyg med funktioner för samma n- ställning och presentation (se Figur 62 nedan).

Kalkylprogram är lätt tillgängligt Kalkylprogram är lättlärt Kalkylprogram kan användas för utförande av arbetsuppgifter Kalkylprogram inne- håller nödvändig funktionalitet

Myndighet

Figur 62 Motiv för verktygsval för system för personalenkät.

Det andra systemet som Annette har gjort, hade till syfte att skapa statistik över bygglovsärenden. En bygglovsdatabas innehåller alla bygglovsärenden. Det kan gälla allt från stora byggen till skyltar på polishuset. Alla handlingar finns registrerade, in- klusive avslag, ej beviljade, information om byggherre, fastighet, ärende, besiktning. Syftet med systemet är att skapa en rapport, som skalle skickas till Statistiska Central- byrån (SCB), eftersom Sveriges kommuner är skyldiga att förse SCB med uppgifter av denna typ. Kalkylsystemet utnyttjar ett frågeverktyg, som är integrerat i kalkylpro- grammet,6 och ersatte ett tidigare system i minidatormiljö där man fick konstruera SQL-frågor mot en minidatorbaserad databas. Då databasen konverterades till PC- miljö uppstod möjligheter att ställa frågor mot databasen på ett enklare sätt. I stället för att skriva SQL-frågorna kunde man klicka, peka och dra för att formulera frågorna.

Figur 63 Del av system för analys av bygglov.

Systemet fungerar som så att man från kalkylprogrammet aktiverar frågeverktyget och formulerar frågor mot bygglovsdatabasen. När frågan formulerats, exekveras frågan och svaret returneras till ett kalkylblad (se Figur 63 ovan). Då svaret matats in på kal- kylbladet utförs viss formatering, varefter bladet skrivs ut och skickas till SCB. Ett problem som upplevts med systemet gäller prestanda. Systemet var lite väl lång- samt. Vissa oklarheter i hanteringen av frågorna fanns också. Gamla frågor kunde ibland vara förstörda, vilket kunde bero på att frågan avbrutits då den exekverats den senaste gången. Ett annat problem var att formatering tidigare inte sparades i kalkyl- bladet.7 Skäl till att kalkylprogram valdes var bl.a. att det fanns behov av ett verktyg med funktioner för databasfrågor och formatering samt att traditionella system ej var tillräckliga (se Figur 64 nedan).

6

MS Query som är integrerat i MS Excel. 7

Detta problem är åtgärdat i och med version 97 av Excel, som var utvecklingsverktyget. Behov av funktion

för sammanställning

Behov av funktion för grafisk presenta- tion

Kalkylprogram kan använ- das för presentation av enkät

Figur 64 Motiv för verktygsval för system för bygglovsstatistik.

4.5.5 Arbetssätt

Annette gjorde sina system utan tidigare kunskaper om kalkylprogram. Hennes arbets- sätt kan klassificeras som hands-on eller trial-and-error. Eftersom hon hela tiden stötte på problem, krävdes en hel del envishet för att lösa dessa. Ibland fick hon gå omvägar om det inte gick att göra som hon tänkt sig från början.

4.5.6 Sammanfattning - Annette

Annette har använt kalkylprogram som ett verktyg för att utföra specifika arbetsupp- gifter i sitt arbete. De främsta motiven är att kalkylprogram varit tillgängligt, ansetts lättlärt och ansetts ha nödvändig funktionalitet. Med nödvändig funktionalitet avses möjlighet att ställa frågor, möjlighet till formatering, möjlighet till sammanställning och möjlighet till grafisk presentation.