KPAFörutsättning
3.4 Bosse controller
3.4.1 Uppgifter och verksamhetskunskap
Bosse har arbetat ca tjugo år på företaget som controller på ekonomiavdelningen. På företaget finns två controllerfunktioner13 en produktionsinriktad och en marknadsin- riktad. Bosse innehar den förstnämnda.
I Bosses arbetsuppgifter ingår "traditionella basuppgifter, vilka är dels externa basupp- gifter (rapporter uppåt till huvudkontoret och underlag till årsredovisning) och dels specialuppgifter (produktion av standardrapporter och uppdrag). Bosse är även ansva-
11
T.ex. då produktionen sker i flera led, se Figur 21 sid 57. 12
Gäller speciellt om produkter är av viss vikt och volym. 13
"controller = (eng.), befattningshavare inom företag och förvaltningar med uppgift att verka för att organis a- tionens ekonomiska möjligheter tillvaratas på ett effektivt sätt vad beträffar resurser, kostnader och intäkter." (Nationalencyklopedin)
rig för budgetarbetet. Han driver sina uppgifter självständigt med de riktlinjer som finns på företaget som ram. Han har möjlighet att ta hjälp av medarbetare och ekono- michef.
Såväl standardmässiga som speciella analyser och rapporter bygger på insamling av data från någon eller några delar av produktionen (se Figur 33 nedan). Informations- kedjan på företaget beskrivs översiktligt i Figur 22 sid 58.
Figur 33 Schematisk beskrivning av Bosses informationshantering.
Rapporterna som produceras på ekonomiavdelningen lagras (i allt högre utsträckning) i en databas i det lokala nätverket där företagets personal kan nå den.
Arbetsuppgifterna på ekonomiavdelningen har förändrats och kommer att förändras (se Figur 34 nedan). Man räknar med att minska rutinarbetet, framför allt i form av redovisning och budgetering till förmån för mer flexibla arbetsuppgifter, för att kunna motsvara förändringar i organisationen och i omvärlden. Tidigare har man på ekono- miavdelningen inte haft någon tid över till analys, men genom utveckling av ett bud- getsystem (se kap 6), förändring av rutiner samt genom implementering av ett nytt ekonomisystem har man frigjort och räknar man med att frigöra mer tid för analys (se Figur 34 nedan). Fördelning av arbetsuppgifter 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Tidigare Nu (1997) Framtid Redovisning Kalkylering Budgetering Kostnadsuppföljning Prognos löpande Övrigt
Figur 34 Fördelning av arbetsuppgifter på ekonomiavdelningen.
Databaser Annan in- formation Rutin- uppgifter Analys Standard rapporter Kalkylsyst. rapporter
Industri
3.4.2 Mål
Företagets övergripande mål är lönsamhet och ekonomiavdelningens mål är att bidra till detta, "…att få folk att jobba med saker som vi tjänar på". Som ekonom gör man "…redskap, så att cheferna kan följa upp. Man har ansvar så att saker uppmärksa m- mas." Ett medel för att uppnå lönsamhet är att förmedla lärande om ekonomiproces- sen. "En ekonom ser inte så djupt men istället brett." Viktiga mål för företaget är också hög produktionskvalitet och kundnytta.
Verksamhetsmål:
• Lönsamhet
• Produktionskvalitet
• Kundnytta
Som ekonom är det viktigt att ha integritet. "Såna frågor är det hela tiden. Man kan bli påverkad från flera håll, men man måste välja det man tycker är rätt. Det kan t.ex. gälla priser och hur man skall räkna på en kalkyl."
Ett annat mål som Bosse har är att minimera tidsåtgången för utförande av standard- uppgifter för att få mer tid till analys.
Många av de rapporter som produceras på ekonomiavdelningen konstrueras med andra rapporter som indata. Huruvida denna information är relevant och korrekt är en viktig uppgift för Bosse. Att reflektera över informationens relevans, värde och korrekthet kan ta sig många uttryck. T.ex. kan liknande information finnas på flera ställen, vilket gör det aktuellt att jämföra informationen och värdera de mätmetoder som använts för att producera denna. Dubbel förekomst kan ha för och nackdelar, såtillvida att den å ena sidan kan vara inkonsistent, vilket medför risk för felaktig information i analyser av verksamheten, det kan å andra sidan vara en fördel med dubbellagring då det ger möjligheter till kontroll och värdering av mätmetoder. Databasernas innehåll är bety- delsefull för möjligheterna att utföra analyser. Kontrollrutiner kring inmatning av data
i databaserna spelar roll för säkerheten i informationen. Det kan bli aktuellt att jämfö-
ra information för att värdera denna. Professionella mål:
• Öka tidsandelen för analys relativt rutinuppgifter
• Att producera korrekta och relevanta rapporter
• Integritet
• Att förse beslutsfattare med redskap för att uppfylla verksamhetsmål
• Att operationalisera strategiska mål
• Skapa mätmetoder för uppföljning av dessa
• Att skapa modeller för att föra ut strategiska mål i verksamheten
3.4.3 Anveckling, frekvens och typ
Bosse använder kalkylprogram varje dag och mer än halva sin arbetstid (ca 75%). Han började använda Lotus Symphony i slutet på 80-talet. Utbildningsbakgrund är bl.a. en kurs i makroprogrammering 1988. Efter denna kurs gjorde Bosse en del modeller ge- nom att spela in kommandosekvenser, som sedan modifierades. Modifieringen av des- sa makron blev dock komplicerade och tidsödande. Så småningom började Bosse fråga sig "Är jag programmerare eller ekonom?" De modeller som Bosse använder i sin verksamhet gör han till största delen själv. Han behöver mindre och mindre hjälp efter- som kalkylprogrammen blir mer och mer kraftfulla för varje version som kommer. De kalkylsystem som Bosse bygger är av alla typer: Ordbehandlarsystemet, Lilla kalkyl-
systemet och Stora kalkylsystemet (se kap 8.3 för klassificering av kalkylsystem). Han
har även initierat och deltagit i utvecklandet av ett antal kalkylsystem av typen Appli-
kationen.
Ordbehandlarsystem kan vara rena uppställningar av siffror. Små kalkylsystem kan innehålla beräkningar av mindre omfattande slag. Stora kalkylsystem är den vanligaste typen av Bosses kalkylsystem. Det är ofta dokument med flera flikar indelade efter produkter, råvaror, tidsperioder eller liknande. Dokumenten innehåller ofta många formler och är ofta länkade14 till andra dokument. Det finns mellan 30 och 50 grund- modeller som varieras på olika sätt med olika förutsättningar.
Bosse ser kalkylprogram framförallt som ett verktyg för kommunikation. Det innebär att han kan hämta och sprida information med hjälp av kalkylsystem av olika slag. Bosse har tillsammans med sin controllerkollega ansvar för underhåll av ekonomia v- delningens modul i företagets rapportsystem, där man regelbundet sparar ner rapporter. Andra avdelningar har liknande system som förser företagets medarbetare med infor- mation om priser, förbrukning, produktion etc.
3.4.4 Anveckling, exempel och analys
Bosses anvecklingsverksamhet är omfattande och varierad. Gränsen mellan olika an- vändningsområden kan formuleras på olika sätt. En indelning är efter storlek och komplexitet på kalkylsystemen. En annan indelning gäller målgrupp. Det påverkar utformningen om kalkylsystemet är till för eget bruk eller för någon annan. Målgrup- pens egenskaper kan också spela roll för utformningen. Om kalkylsystemet riktar sig till ledningen kan det innebära att urvalet av information skall ske på en högre nivå än om det riktar sig till produktionsavdelningen. En allt större del av Bosses tid åtgår för att, utifrån analyser av verksamheten och dess strategiska mål, utforma relevanta mä t- verktyg. Nedan redogörs för kalkylsystemens funktioner i termer av kommunikation, kontroll, formalisering och analys. Funktionskategorierna har genererats induktivt ut- ifrån upprepade bearbetningar av intervjumaterial och studier av kalkylsystem.
14
Bosse försöker numera att undvika länkning om han misstänker att det kan medföra problem (se även kap 3.4.4).
Industri Kommunikationsfunktion
I och med att företagets lokala nätverk började användas har informationshanteringen på företaget ändrats i grunden. Där tidigare rapporter skickades med internposten, lag- ras nu digitala dokument på servrar. Bosse ser kalkylprogrammets viktigaste uppgift som möjliggörare av kommunikation.
Ett exempel på kommunikationsfunktionen är följande. Bosse får aktuella priser från inköpsavdelningen via ett kalkylsystem i det lokala nätverket där inköpschefen varje månad matar in de aktuella priserna på råvaror och produkter. Förbrukning av kemi- kalieråvaror lagras också i nätverket via ett annat kalkylsystem, som utvecklats på den avdelning, som har ansvar för uppföljning av kemikalieförbrukning. Förbrukning av massaråvaror registreras i ett annat kalkylsystem på samma sätt. Löneuppgifter upp- dateras i ytterligare ett kalkylsystem. Kvalitetsdata för producerade produkter i ett kal- kylsystem, produktionsuppgifter av olika slag lagras också via kalkylsystem för att bli tillgängliga på det lokala nätet.
För ekonomiavdelningen innebär detta att data för analys är tillgängliga för bearbet- ning via det lokala nätverket. De data som ligger lagrade i nätverket kan relateras till nya kalkylsystem, antingen genom program som hämtar data med automatik eller ge- nom att användaren kopierar från dokument. Vidarebearbetning är sedan möjlig för den som önskar. Viss pappersdistribution har ersatts av digitala dokument. Den som vill kan givetvis skriva ut dokumenten på papper om det skulle vara ett önskvärt alter- nativ. Nätverket administreras av dataavdelningen som lägger upp kataloger och till- delar rättigheter till olika användargrupper. Några av de system som ligger till grund för ekonomiavdelningens arbete används inte direkt av honom men har tillkommit på Bosses initiativ. Det kan ses som ett uttryck för fadderanveckling (se Tabell 13 sid 217).
Bosse tillhandahåller i sin tur data för olika ändamål. Uppföljningsrapporter lagras på servern liksom aktuell kontoplan och olika nyckeltal. Nyckeltalen kan sedan användas
Figur 35 Ekonomiavdelningen och kalkylsystem i samverkan.
Ekonomi- avdelningen Råvaru- förbrukning Priser Produktions- statistik Utfalls- rapporter Kontoplan Nyckeltal Kvalitets- statistik Lönestatistik mm Analyser mm
i andra kalkylsystem. Marknadsavdelningen kan t.ex. använda nyckeltal för produk- tionskostnadsberäkning för att beräkna priser till kund (se Figur 35 ovan).
En effekt av att kalkylsystemen läggs ut på det lokala nätverket är att modellerna blir genomskinliga. Bosse ser kommunikation som ett sätt att överföra både information och kunskap om hur informationen kommit till. Ekonomiavdelningen och teknikav- delningen kan t.ex. byta modeller. "Då säger vi: 'Då kan Du se hur jag har räknat'. Folk vill ju hellre ha det på nätet än på papper. Då är det ju för att de kan se hur man har tänkt. Då slipper de ställa frågor som de ibland kanske upplever som genanta." (se Figur 36 nedan).
Figur 36 Effekter av lokalt nätverk och kalkylprogramanveckling.
Kontrollfunktion
Eftersom data används för att analysera verksamheten är det av helt avgörande vikt att den information som finns i rapporter av olika slag är korrekt. Då verksamheten är komplex och förutsättningar kan förändras, och då det inte är självklart hur olika vä r- den och nyckeltal skall beräknas, så är gransknings- och kontrolluppgifterna som Bos- se har centrala. Vissa standardrapporter som Bosse skapar görs i form av kalkylsystem. Ett exempel på detta, produktkalkyl , visas i Figur 38 nedan. Systemet vars syfte är att beräkna lönsamhet visar utfallsvärden som jämförs med budgetdata. Indatavärdena kommer från andra system. Det kan vara långt från rådata till rapport och vikten av olika kontroller är stor (se ovan). Alla indata och utdata utsätts för en manuell rimlig-
hetsbedömning (se Figur 37 nedan). Bosse kontrollerar regelmässigt såväl indata som
Figur 37 Förutsättningar för rimlighetsbedömningar
utdata genom att göra olika kontrollberäkningar. Dessa kontrollberäkningar kan göras i egna permanenta eller tillfälliga kalkylsystem eller direkt i dokumenten. Kalkylpro- grammet tillåter att rapporter används för kontrollräkning när det är tillgängligt i digi- tal form. Om t.ex. Bosse får en rapport om råvaruförbrukning kan kvoter (se Figur 128 sid 320) och nyckeltal i rapporten räknas ut direkt för en snabb rimlighetsbedömning. Om rapporten ligger i nätverket och är skrivskyddad kan beräkningarna ändå göras i
Lokalt nätverk och kalkyl- program- anveckling Digital lagring av kalkyls y- stem Bearbetning och granskning av dokument möjlig Modellerna genomskinliga och verifierbara Komplex och föränderlig verksamhet Behov av kon- troll Kalkylprogram innehåller kon- trollfunktioner Interaktiv kon- trollfunktion Rimlighets- bedömning Verksamhets- kunskap
Industri
det skyddade dokumentet. Om det finns behov av att spara dokumentet, kan detta gö- ras under annat namn på annan katalog. Denna interaktiva kontrollfunktion är alltid tillgänglig i ett kalkylprogram.
Figur 38 Del av produktkalkyl (OBS fiktiva värden).
Formaliseringsfunktion
De modeller som Bosse bygger innebär förenklingar. En ytterst komplex verksamhet som kan beskrivas på en oändlig massa sätt skall sammanfattas i några få mått. Bosses uppgift är att välja ut de intressantaste måtten.
"Jag måste göra förenklingar. Det är ju min uppgift i det här, översätta det här som alla vet och göra det begripligt och styrande. Det här är det som är min yr- keskunskap, att översätta det här. Produktionen, de kan ju sitt i detalj, mycket djupare än jag kan och ledningen de vet ju hur dom vill styra. Och sen sitter jag mitt emellan och skall välja ut de relevanta, viktigaste talen och göra det till nåt som man kan förstå. Om man har ett mål i form av tb/tim15 då skall man försöka översätta det till att reparatören som jobbar på elverkstaden, han skall veta, att om han reparerar den här grejen en timma långsammare så kostar det företaget 100.000 i timmen. Man ska kunna jobba från den här modellen. Det handlar om att man skall hitta ett företagsspråk som är enkelt. Som alla kan förstå. Sen är det chefernas sak att föra ner det här."
Ett kalkylsystem som Bosse jobbat mycket med är mätning av täckningsbidrag per timme (se Figur 39 nedan). Systemet syftar till att motsvara av ledningen formulerade
15
mål för hur verksamheten skall styras. Dessa mål kan sägas vara en effekt av analyser som utförts tidigare och som pekade på att dåvarande mätmetoder inte fångade upp alla önskvärda aspekter. Utarbetandet av systemet har inneburit en översyn av de data som finns i företagets system. Arbetet har lett till diskussioner kring olika mätvärden och hur de är konstruerade. Systemet kan sägas innebära resultatet av ett systematiskt ifrågasättande av hur verksamheten skall betraktas och mätas. Påverkande faktorer visas i Figur 40 nedan.
Figur 39 Förenklad beskrivning av del av kalkylsystem för beräkning av täckningsbidrag/timme.
Figur 40 Förutsättningar för formalisering.
Analysfunktion
Den funktion som Bosse poängterar mest och som han betraktar som mest prioriterad, och helst vill jobba med, är analysfunktionen. Till analysfunktionen hör att dels analy- sera befintliga data enligt etablerade modeller, dels att skapa verktyg/modeller för analys i enlighet med de strategiska mål som företagsledningen drar upp.
"Man vill ju gärna använda standardprogram, men man vill också kunna göra speciella analyser. Det är svårt att hitta standardprogram som täcker detta. Jag vill mycket hellre jobba med analysdelen. Jag vill hellre gå däråt, och då är kal- kylprogram mitt redskap."
I Bosses yrkeskunskap ingår att han känner och förstår processen på företaget. Yrkes- kunskapen omfattar både viss kunskap om produktionen och om ekonomiska model- ler.
"Vi ser inte träden, vi ser skogen. Det är det som är effektivt ur företagets syn- vinkel även om vi och teknikerna i produktionen behöver varandra. Ekonomer utan tekniker vore väl lite blodfattigt kanske. Det är roligt att jobba med tekniker. Man ser olika på samma saker. Man drar olika slutsatser från samma data. Det är det som är fruktbart, roligt."
Modeller krä- ver förenkling- ar Urval måste göras Verksamhets- kunskap krävs Utvecklings- verktyg bör till- låta interaktiv utveckling
Industri
Varje månad gör man på ekonomiavdelningen en analys av resultat. Utifrån den ställs frågor som: Varför är oljeförbrukningen så här hög? Varför har elförbrukningen änd- rats? De befintliga modellerna är instrument som säger att den förväntade resultatet vid viss produktionen skall vara ett visst. Då skall man bara kunna sätta in värden i mo- dellen och se hur det blir, för att sedan kunna fråga varför blev det så som det blev? Det försiggår ett ständigt omprövande av mätverktygen. Man strävar efter att utforma modeller som överensstämmer med de strategiska målen och som kan användas för kommunikation mot verksamheten. Då man skall hitta former för att styra mot strate- giska mål innebär det fördelning av ansvar, diskussion om hur man skall göra model- ler, vad modellerna skall fokusera, diskussion om vad är det som driver kostnaderna, vad är det som är rimligt och vad är det som påverkar vad.
Den önskade modellen skall beskriva verkligheten på ett sätt som gör att man kan ge ansvar längre ner så att det går att fastställa vem som har ansvar för vad och hur det skall följas upp. Traditionellt har produktionen ansvar för produktionen, men Bosse menar att det inte räcker. Det gäller att hitta relevanta mätmetoder för att kunna förstå varför hur resultatet blivit som det har blivit och sedan återföra detta till verksamheten.
"När man hittar redskapen för att analysera, då märker man hela tiden vad det är som är fel. På så sätt så förändras ju förutsättningarna. Och rätt som det är har man kommit till ett stadium, att nu kan vi inte bara köra det här med den organi- sation som vi har. Eftersom vi ser att det här inte är som vi trodde. Så då måste vi göra om organisationen. Det är ju så det blir hela tiden. Det glider hela tiden. Det nya är förändring. Det är det som är grejen. Man skall uppnå det optimala. Det hinner man aldrig till. Det är som att skjuta på rörligt mål hela tiden."
Analys av verksamhet med hjälp av modeller utformade i kalkylsystem kan innebära omvärdering av mätmetoder och utformande av nya sådana. Utformningen av nya mätmetoder kan tillsammans med förändringar i omvärlden innebära omvärdering av befintliga uppfattningar av verksamheten (se Figur 41 nedan).
Figur 41 Den kontinuerliga förändringscirkeln. Effekter av kontinuerliga förändringar.
Förändringar i omvärlden Analys av verksamhet Skapande av modeller för analys Omvärdering av verksam- het Omvärdering av mätmeto- der Omvärdering av mål Förändringar i verksamhet Anveckling
3.4.5 Arbetssätt
Bosses anveckling utmärks av en blandning av användning och ett ständigt utvecklan- de av befintliga och nya modeller. Kalkylsystem blir oftast inte helt färdiga. Förfining av kalkylsystem fortsätter tills de inte används längre. Bosses programmerar inte utan använder de icke-procedurella funktioner som kalkylprogrammet tillhandahåller. Då applikationer behöver utformas med makroprogram anlitar Bosse denna kompetens på annat sätt. Arbetssättet kan sägas överensstämma med Avdic (1995a:180ff) då det in- nebär stegvis förfining, sammanflätade aktiviteter, direktmanipulerande arbetssätt och avsaknad av standardiserat arbetssätt (se även sid 189).
Kunskapen om kalkylprogram är spridd på företaget. På avdelningen är kunskapen utbredd. Samtliga datorer på företaget är utrustade med ett programpaket innehållande ett kalkylprogram. Kalkylsystem kan därför utbytas via e-post eller via gemensamma minnesutrymmet (intranät).
Förutsättningar för KPA:
• Kunskap om kalkylprogram är spridd på företaget och avdelningen
• Tillgång till kalkylprogram på företaget
De kalkylsystem som Bosse jobbar med är i allmänhet av typerna Stora kalkylsystemet eller Applikationen. Dessa kalkylsystem kan bli ostrukturerade. En problem som kan uppstå med sådana kalkylsystem är ostrukturerade länkar. Om dokument länkas sa m- man finns flera risker. Dels finns risker att uppdatering inte sker om länkningen sker i flera led. Dels finns risk att strukturen blir ohanterlig och oöverskådlig, dels finns risk att dokument som är källdokument tas bort, vilket kan leda till felaktiga data. Ytterli- gare en risk med länkning är att länkarna kan bli statiska på så vis att verkligheten för- ändras så att länkningen inte stämmer. Bosse försöker numera att undvika att länka dokument om det finns risk för långa länkningskedjor eller ohanterliga strukturer. Sta- tiska länkar kan han ibland undvika med funktioner, t.ex. INDEX. Ett alternativ till långa länkningskedjor är att skriva ett makro, dvs att programmera, för som hämtar data för vidare bearbetning.
Vid utformning av kalkylsystem finns enligt Bosse en risk att ta med för mycket in- formation. En uppgift som anvecklaren har är att sovra bland möjliga uppgifter. Den färdiga layouten bör samla utdata på en bildskärm som kan skrivas ut på en A4. Tumregler för utformning:
• Undvik ostrukturerad länkning
• Hämta externa data med program
• Ta inte med för många variabler
• Utdata på ett A4
3.4.6 Sammanfattning - Bosse
Bosse ser kommunikationsfunktionen som viktigast för sin KPA. Anvecklingsaktivi- teterna kan delas in i kontroll, formalisering och analys.
Industri
Kommunikation
Lokalt nätverk och kalkylprogramanveckling gör det möjligt att kommunicera med genomskinliga och verifierbara modeller.
Kontroll
Komplex och föränderlig verksamhet medför behov av kontroll.
Kalkylprogram och verksamhetskunskap kan vara förutsättningar för interaktiv rimlig- hetsbedömning.
Formalisering
Utveckling av modeller bör ske interaktivt i en föränderlig verksamhet.
Förutsättning för interaktiv modellutveckling är utvecklingsverktyg som tillåter detta och verksamhetskunskap.
Analys
Den kontinuerliga förändringscirkeln (se Figur 41 sid 79) innebär att en föränderlig omvärld skapar behov av
kontinuerlig verksamhetsanalys som kan leda till omvärdering av verksamheten som kan leda till omvärdering av verksamhetens mål som kan leda till omvärdering av mätmetoder som kan leda till
analysmetoder som kan leda till…