Hans IT-chef

Hans arbetar som IT-chef för region Sverige, vid Dyno Nobel, vars affärsidé är ”att lossgöra berg”. Företaget sysslar med att tillverka sprängämnen och tändmedel, till- handahålla konsulttjänster, bedriva anläggningsförsäljning och joint venture (försälj- ning av halvfabrikat).

Som IT-chef Sverige arbetar Hans med att driva IT-sidan Sverige, vilket innebär drift, utveckling och förvaltning. "Numera är det mycket standardlösningar, mindre utveck- ling. Inte så mycket skräddarsydda lösningar." På koncernnivå finns en avdelning, som sysslar med standardisering. Bl.a. har man beslutat att gå över till Lotus SmartSuite i sin PC-miljö från att tidigare ha haft MS Office. Hans fungerar också som IT-chef på det företag där han är stationerad och där han mestadels arbetar. Det är från detta fö- retag som uppgifterna i detta avsnitt är hämtade.

Hans uppfattar att det övergripande målet med hans arbete är att stödja företagets af- färsidé och företagsövergripande strategi. IT-avdelningens egna mål på företaget där Hans arbetar formuleras:

IT-specialister

• Att prioritera områden för IT-verksamheten

• Att förbättra dialogen med användarna

• Fånga upp behov i verksamheten

För att uppfylla målen har IT-avdelningen gjort en enkät på om hur avdelningen upp- fattas i avsikt att hitta något område att fokusera. Resultatet av undersökningen blev att kommunikation med internanvändarna i företaget skulle prioriteras.

Hans är själv kalkylprogramanvändare. Han har utvecklat några kalkylsystem för egen del, bl.a. ett budgetsystem. För en IT-chef är det inte så vanligt att bli användare av det system som han själv utvecklar. Hans använder inte kalkylprogram dagligen. Mest används kalkylprogram under budgetarbetet.

5.2.1 IT-miljö

På företaget finns en Windows-PC-miljö där kalkylprogram är standard för alla PC- användare (ca 200). Hans vet inte hur många av användarna som verkligen använder kalkylprogram. Många använder endast ordbehandling. Avdelningarna för ekonomi, produktion och marknad har de flesta kalkylprogramanvändarna.

På företaget används två kalkylprogramfabrikat, Lotus och MS Excel. Egentligen är det meningen att alla skall gå över till och enbart använda Lotus kalkylprogram. En del avancerade användare har dock haft svårt att konvertera såväl mentalt som tekniskt. T.ex. kommer budgetsystemet att bli kvar i MS Excel eftersom makron i systemet inte kan konverteras automatiskt. De måste skrivas om, vilket det inte finns tid till.

5.2.2 Åtkomst till centrala data

Problem med kalkylprogramanvändning kan uppstå när användare behöver data från centrala system, vilket är ett vanligt förekommande önskemål. Användare kan nå data via rapportgeneratorer i ekonomisystemet eller i produktionssystemet. I dessa fall hämtas data från ett dictionary, som ekonomisystemets databas och produktionssyste- mets databas är moduler i. På detta sätt kan man få upp rapporter på skärmen eller på papper. Vill användaren vidarebearbeta data måste han "klippa och klistra från skär- men". Ett annat sätt att få åtkomst till data är via ett fjärdegenerationsverktyg, t.ex. Powerhouse, som finns på företaget. Då måste dock användaren först göra en beställ- ning till dataavdelningen, som genererar filer med önskade data. I ett pågående projekt planerar man att skapa ett Data Warehouse. Med hjälp av Data Warehouse räknar man med att användare ska kunna få direkt åtkomst till en databas med centrala företags- data. Denna databas måste dock först läggas upp av dataavdelningen. Ytterligare en möjlighet till databearbetning för användare är Data Mining, som nyligen börjat dis- kuterats på företaget. Hans tror inte att de nya verktygen kommer att ersätta kalkylpro- gram, utan snarare överlappa.

Det finns enligt Hans flera skäl till att data måste läggas till rätta innan användare ges åtkomst till centrala data. Om det skulle vara fri åtkomst till de centrala databaserna

skulle det bl.a. innebära att användare måste ha vetskap om status i databasen för att förstå vilken information som data representerar. Om användare t.ex. håller på med lönekostnader så bör han veta att den uppdateras en gång per månad, och om han tar ut uppgifter strax före månadsslutet så bör han veta att de inte är helt aktuella. Använda- ren kan missbruka eller misstolka information om han inte känner status. Det kan vara svårt att veta vad allt betyder. Datamodellen som ligger till grund för den omfattande databasen inte alltid entydig. ”Man drunknar i tabeller”. Det finns, enligt Hans, ett be- hov av att aggregera information för att göra den tillgänglig för användare.

För att skapa en katalog- och nätverksstruktur som stödjer möjligheterna för användare att nå data. I nätverket finns t.ex. en företagsgemensam och en avdelningsgemensam nivå. Den övervägande delen av informationen är enkelriktad, dvs dataavdelningen ansvarar för lagring och uppdatering av data. Användare ansvarar dock för att viss in- formation finns i nätverket. T.ex. uppdaterar ekonomiavdelningen kontoplanen på den företagsgemensamma nivån. Kontoplanen ligger för övrigt på kalkylblad, en miljö som man är van vid på ekonomiavdelningen. Ett annat system, som inte dataavdelningen ansvarar för, är ett mallsystem, som innehåller mallar för t.ex. brevskrivning. Systemet ligger i en databas, konstruerad med databashanteringsprogrammet Approach.

Följande aspekter om åtkomst till centrala data presenteras av Hans:

• Hur användare når centrala företagsdata är inte självklart.

• Data måste sammanställas

• Verktyg för access måste tillhandahållas

• Nya tekniker kommer fram

• Utformningen av nätverksstrukturen är viktig för möjligheter till dataåtkomst

• Användare kan ha ansvar för viss uppdatering av data

5.2.3 Användningsområden för kalkylprogram

Ett viktigt användningsområde för kalkylprogram är, enligt Hans, grafisk presentation. "Det är det vi använder kalkylprogram till. Centrala system byts inte så ofta. De är inte up-to-date vad gäller presentation. Det är värdefullt att kunna göra pre- sentationer med data från centrala system. Att läsa tabeller är inget bra sätt att presentera uppgifter. Handritade OH-bilder går inte, trovärdigheten minskar." En nackdel med grafisk presentation menar Hans är att det ger möjligheter att lättare

manipulera data. "Det gäller att kunna läsa skalorna så man vet vad diagrammen vi-

sar." En annan nackdel är att det kan bli för tidsödande att göra diagrammen. "Det kan bli för mycket kosmetika."

Användningsområden med kalkylprogram enligt Hans:

IT-specialister

5.2.4 Problem med kalkylprogramanveckling

Hans ser såväl fördelar som nackdelar med kalkylprogramanveckling på företaget. På ekonomiavdelningen, där det finns frekventa kalkylprogramanvändare, upplever Hans att användarna inte gör optimala lösningar. Anledningen till detta är att slutanvändar- na inte är skolade på samma sätt som programmerare och därför gör misstag. Ett ex- empel på sådana fel är att modellerna som byggs blir statiska och inte klarar föränd- ringar.

"Nästa månad behöver man flera rader. Man får trixa, skjuta in rader, det tar tid. Det blir inte flexibla lösningar. Det är en nackdel att användaren inte är pro- grammerare, men det är en fördel att felen upptäcks. Användaren vet ju när det är fel och när det är rätt."

En annan form av anveckling kan uppstå när användare engagerar konsulter som bygg-

er för avancerade kalkylsystem, eventuellt med makron. Problem med dessa system är

att de varit för komplicerade. Användarna vågar ibland inte tro på systemet då man inte kunnat utvärdera logiken i den komplicerade modellen.

Dålig eller obefintlig dokumentation av användares system är ett problem då personer

byter jobb.

"Kompetensöverföring är svår. Dataavdelningen får ibland ta över system som slutanvändare gjort."

Användning av kalkylprogram utmärks i vissa fall av begränsad prestanda. Ett exem- pel på det är då stora datamängder skall bearbetas. Databasens begränsning i kalkyl- program har gjort att man inte kunnat använda kalkylprogram till vissa applikationer.

Nya versioner av anvecklarverktyg är ett problem för dataavdelningen, eftersom man

strävar efter att alla skall ligga på samma nivå i hela organisationen. Om inte alla har samma version kan kompatibilitetsproblem uppstå. Vissa användargrupper (tekniker och personal på dataavdelningen) vill ofta ha senaste versionen. Eftersom versionsby- ten är kostsamt, vad gäller programvara, maskinvara och utbildning, försöker man att "ta större kliv" och inte uppgradera vid varje versionsbyte.

Ytterligare ett problem är att dataavdelningen inte hinner hålla sig uppdaterad på

slutanvändarverktygen.

"Vi försöker hänga med. Vi kan också slutanvändarverktygen lite grann men vi får inte så djup kunskap och det kan vara svårt att upprätthålla den förvärvade kunskapen."

Problem med kalkylprogram enligt Hans:

• Användarutvecklare utvecklar kalkylsystem som är svåra att ändra

• Kalkylsystem gjorda av konsulter kan bli för komplicerade

• Dålig dokumentation är problematisk vid byte av personal

• Kalkylprogram har begränsningar bl.a. vad gäller databasstorlek

• Nya versioner kan leda till ekonomiska, administrativa och kompetensmässiga pro- blem

• Dataavdelningen hinner inte hålla sig uppdaterad på användarverktyg

Konsekvensen av problem med användare som utvecklar är enligt Hans att användarna själva blir lidande. Hans tror att lite mer avancerade makron skulle kunna eliminera en del av de problem, som finns med statiska kalkylsystem idag. Användarna skulle be- höva ha viss programmeringskunskap.

Lösningar på problem enligt Hans:

• Mer programmeringskunskaper hos anvecklare skulle minska problemen med kal- kylprogramanvändning

5.2.5 IT-avdelningen och verksamhetskunskap

På dataavdelningen arbetar man kontinuerligt med utveckling, förvaltning och drift av verksamhetsstödjande informationssystem, som t.ex. ekonomisystem eller produk- tionssystem. Detta arbete ger god verksamhetsinsikt. Hans menar att det ibland har funnits mer verksamhetskunskap på dataavdelningen än på t.ex. avdelningen för pro- duktionsplanering. Då ny personal har rekryterats, har inte dessa varit så insatta i fö- retagets specifika verksamhet. De har varit experter på sitt yrke och för att få kunska- per om företagets verksamhet har man ibland fått fråga dataavdelningen.

"Eftersom dataavdelningen har jobbat så intimt med verksamheten så att vi får mycket kunskapsöverföring till oss. Om man kan systemet vet man vad som krävs i verksamheten."

• IT-avdelningen kan ha kunskap om affärsverksamheten som inte specialister på olika verksamhetsrelaterade områden, (t.ex. produktionsteknik) har.