KPAFörutsättning
4.4 Jan kamrer och stabschef
4.4.1 Uppgifter och verksamhetskunskap
Jan har arbetat i åtta år på myndigheten. Han är kamrer och tillförordnad stabschef. Han är utbildad ekonom och arbetar inom ramen för sina kamrersuppgifter med eko- nomistyrning, budgetering, budgetuppföljning, redovisning och bokslut. Det ekonomi- relaterade arbetet sönderfaller i :
1. Ekonomistyrning (att påverka framtiden)
2. Ekonomi administration (dokumentation av ekonomiska händelser)
Stabschefsuppgifterna innebär uppgifter som arbetsledare för staben, inklusive avdel- ningarna information, personal och ekonomi.
4.4.2 Mål
Den i årsredovisningen deklarerade målsättningen (se Bilaga 6) är det övergripande styrinstrumentet för myndigheten, och därmed också staben som Jan tillhör.
För kommunekonomer finns också tretton etiska regler formulerade (se Bilaga 6). Reglerna beskriver ett förhållningssätt gentemot kommunal ekonomi och är formule- rade av Föreningen Sveriges Kommunalekonomer. Bland reglerna märks t.ex. följande punkter: Överskådlighet Flexibilitet - ändring av parametrar Flexibilitet - redigering av modell Diskussion om och prövning av modell Anpassning till förändrade förutsättningar Bearbetnings- bar information
Myndighet
"1. Visa respekt för och uppträd så Du stärker förtroendet för kommunal verk- samhet
2. Verka för god ekonomisk hushållning och för att ekonomiska aspekter beaktas i verksamheten
6. Dölj aldrig relevanta fakta om kommunens ekonomi och ta de initiativ som krävs för att bevara en god ekonomisk hushållning
7. Verka för att beslut fattas efter saklig beredning och i medvetande om de eko- nomiska konsekvenserna
8. Var opartisk till alla kommunmedborgare och alla förtroendemän i kommunen 9. Värna om öppen och korrekt information
11. Tänk på att Du förvaltar allmänna medel. Spekulera inte, ta inga risker."
(Etik för kommunalekonomer. Tretton etiska regler inom Föreningen Sveriges Kommunalekonomer)
Jan kan, utifrån sina arbetsuppgifter, sägas ha följande mål med sitt arbete:
• att biträda myndigheten, kommunstyrelsen och kommuninnevånarna att använda pengarna på mest effektiva sätt
• att bedriva ekonomifunktionens verksamhet på ett resurseffektivt sätt
• att bedriva ekonomifunktionens verksamhet på ett sakligt, öppet och korrekt sätt
4.4.3 Anveckling, frekvens och typ
Jan har använt kalkylprogram i fem år och använder det knappt halva sin arbetstid. Första kalkylsystemet var utformningen av en personalbudget. Sedan har kalkylpro- gram framför allt använts för beräkningar av typerna Ordbehandlarsystemet och Lilla
kalkylsystemet. Jan har ett femtiotal kalkylsystem som han använder regelbundet under
året. I genomsnitt skapar han ett nytt kalkylsystem två gånger i veckan. En mindre del av dessa är tillfälliga beräkningar som inte sparas. Viktiga användningsområden är utformning av budget, årsredovisning och rapportering av olika slag. Enligt egen utsa- go arbetar Jan gammalmodigt och "…skulle vilja kunna fler finesser för att bli mer effektiv." Jan har gått en del internkurser i kalkylprogram samt en kurs i ekonomistyr- ning med orientering mot byggande av kalkylmodeller. Mellan kalkylsystemen som Jan gjorde när den första intervjun gjordes 1995 och kalkylsystemen som fanns då den senaste intervjun gjordes 1998 märktes en viss ökning av komplexitet.
Jan ser sin datoranvändning i ett helhetsperspektiv. Användning av kalkylprogram, ordbehandlingsprogram, databashanteringsprogram och centrala system är en del av hans utförandet av arbetsuppgifter.
4.4.4 Anveckling, exempel och analys
Rationalisering
Jan har framför allt ett rationaliserande syfte med sin anveckling. Han ser kalkylpro- grammet som ett hjälpmedel för att utföra arbetet snabbare och säkrare. Målet är att
myndigheten skall förbruka mindre resurser och använda mindre antal personer till rutinarbete. Ett exempel är budgetarbetet som "…går oerhört mycket snabbare nu, jag tror inte att jag hade klarat det utan kalkylprogram”. Den överblivna tiden sugs för hans del upp av annan verksamhet. Jan strävar efter att denna tid skall kunna användas till ekonomistyrning, som i sin tur syftar till att stödja en mer ändamålsenlig verksam- het. Det har under hans tid på myndigheten inte varit en statisk situation. Organisatio- nen har genomgått omfattande förändringar sedan början på 1990-talet. Effektiviteten i form av mer rationellt arbete har utnyttjats till verka inom utvidgade ansvarsområden. De nya ansvarsområdena har i sin tur medfört nya uppgifter som medfört behov av datorstöd, bl.a. med kalkylprogram.
Användning av kalkylprogram har fungerat, som ett sätt att rationalisera arbetet för att dels uppfylla målet med resurseffektiv verksamhet och dels kunna utföra nya uppgifter som förväntas utföras av myndigheten. En ökad rapportskyldighet har också ökat be- hovet av datorstöd (se Figur 55 nedan).
Figur 55 Förutsättningar för och effekter av kalkylprogramanveckling på myndigheten.
Ett första kalkylprogrambaserat budgetsystem byggdes 1993. Den bestod huvudsakli- gen av enkla summeringar och avstämningar. I den andra budgeten från 1994 introdu- cerades länkning, vilket möjliggjorde en mer avancerad form av simulering än vad som var möjligt i den första versionen. En ändring i en delbudget, t.ex. personalbud- geten, slog omedelbart igenom på hela budgeten om länkarna var riktigt utformade. Tidigare var det "…ett helvetiskt räknande". Problem som kunde uppstå vid budgete- ringsarbetet med kalkylsystemet var då budgetens struktur skulle förändras. Länkning- ar och formler var tvungna att utformas så att summorna blev rätt om man t.ex. info- gade en ny rad. Även s.k. namn i formler användes. Fördelen med s.k. namn i formler är att formlerna blir delvis självdokumenterande.5 Vid utarbetandet av kalkylsystemet fick Jan hjälp av en kollega med goda IT-kunskaper. Vid arbetet med 1996 års budget användes version 5.0 av MS Excel där det var möjligt att dela upp ett kalkylsystem på flera blad. Budgetsystemet fick då plats i en arbetsbok med ett blad per avdelning och ett sammanställningsblad. Mellan bladen finns länkar. Även här upplevde Jan en viss osäkerhet i att veta om länkarna var kompletta och pekade rätt.
De fördelar som Jan upplever med kalkylsystembudgetering är att det
"…blir tydligt dokumenterat, jämfört med kollegieblocket. Sen så räknar det automatiskt. Med jämförelse med innan jag fick Excel 1993, så blev det förbättring. Ett otroligt automatiseringshjälpmedel. Jag lägger ner mycket
5
En formel med namn kan t.ex. formuleras =Intäkt-Kostnad i stället för t.ex. =F21-E21. Ökad använd- ning av kalkyl- program på myndigheten Ökade krav på rapportering Ökade krav på rationalisering Minskad tids- åtgång för rutinuppgifter Ökad tid för andra uppgifter Minskat perso- nalbehov
Myndighet
mindre tid på att räkna nu. Ja, det har varit en jätteautomatisering, en jätte- rationalisering."
Om systemet har använts en gång tidigare, känns det säkrare att resultatet blir rätt. Beslutsunderlag
Ibland får Jan till uppgift att förse kommunstyrelse, byggnadsnämnd eller någon annan myndighet med information av något slag. Ett exempel på det är rapport om invester- ing per verksamhet (se Figur 56 nedan). Rapporten innehåller en uppställning av oli- ka uppgiftstyper per verksamhet. Summaraden och nettokolumnerna innehåller form- ler som sköter beräkningarna. Kalkylsystemet kan sägas ha följande egenskaper
• systemet kan återanvändas om förfrågan skulle återkomma
• systemet kan verifieras genom att man matar in enkla data
• systemet kan fungera som undersystem till ett annat kalkylsystem om så skulle vara aktuellt (med hjälp av länkning)
• systemet kan hämta data från andra undersystem om sådana finns (med hjälp av länkning)
• systemet kan omformateras om anvecklaren skull föredra en annan layout
• systemet kan visas i olika vyer om det skulle vara så att olika användare efterfråga- de olika typer av information
• systemet kan visas i olika vyer om det av sekretesskäl skulle vara olämpligt att visa all information
• systemet kan distribueras till andra handläggare (ev. med cellskydd på vissa celler)
• systemet kan fungera som underlag till andra liknande system
• systemet kan, om det lagras i ett nätverk, användas av andra handläggare Egenskaperna ovan kan sägas gälla för alla anvecklade kalkylsystem.
Figur 56 Rapport om investering per verksamhet.
Ett annat exempel på kalkylsystem är ett system för beräkning av kreditivräntor (ränta under byggtiden). Jan menar att om detta system inte funnits skulle kostnadsbe- räkningen utförts med sämre kostnadsunderlag. Detta skulle i sin tur ha medfört sämre ekonomisk hushållning och ett större risktagande med kommuninnevånarnas pengar.
Till bokslutet har Jan tillverkat flera kalkylsystem som tillsammans kan sägas utgöra ett bokslutssystem. Själva bokslutet beräknas med hjälp av kalkylsystem och flera bokslutsbilagor är också kalkylsystem. Presentationen av bokslutet har Jan också utfört med hjälp av kalkylsystem i form av tabeller och diagram härledda ur själva bokslutet. Möjligheterna till presentation kan underlättas av att uppgifterna finns i kalkylsyste- met, vilket är ett sätt att uppfylla målet för öppenhet mot kommunstyrelse och kom- muninnevånare.
Externa och interna data
Ett system som Jan använder är beräkning av fastighetsskatt på kommunens fastig- heter (se Figur 57 nedan) fungerar på så vis att man först hämtar en stomme av fastig- hetsuppgifter från ett centralt fastighetsregister. Sedan tillfogas en kolumn med skatte- sats och en med formel för beräkning av skattebeloppet. Systemet är ett exempel på hur externa data kan utnyttjas för och integreras med lokala bearbetningar. Systemet innebär en säkerhet i beräkning av skatt och en möjlighet för Jan att när som helst kunna veta exakt vad skattekostnaden blir.
Figur 57 Del av kalkylsystem för beräkning av fastighetsskatt.
I andra tillämpningar, som är utvecklade på myndigheten är fastighetsregistret kopplat till en karta (GIS-system) där det är möjligt att se hur fastigheterna ser ut och var de ligger.
Standardisering
En förändring i Jans arbete under de senaste två åren, är förekomsten av kalkylmodel- ler, som kommer på disketter från kommunkontoret. I dessa system, som syftar till att smala in information från myndigheterna i olika frågor, finns färdiga blanketter, som man bara kan fylla i. Större delen av Jans arbetstid som berör kalkylsystem läggs ned på system som han bygger själv. Standardblanketterna gäller de uppgifter som andra kontor skall ha, t.ex. ekonomikontoret, de kommer enligt Jan att bli mer och mer stan- dardiserade. Jan menar att det inom det kommunala är mycket förändringar, nya lagar och nya regler nya hänsyn till miljön, som gör att man måste ompröva modellerna och att man måste göra nya budgetmoduler, nya krav på redovisning och presentation. En del av dessa krav kan tillgodoses med standardmallar medan andra måste lösas med nya kalkylsystem. Merdelen av rapporterna skapas genom byggande av egna kalkyls y- stem. Ytterligare ett exempel på ett sådant eget kalkylsystem är redovisning av kost- nader med eller utan inräknande av interntransaktioner (se Figur 58 nedan). Genom
Myndighet
detta kalkylsystem kan myndigheten visa ett mer rättvisande resultat eftersom intern- transaktioner inte är att jämställa med transaktioner med externa intressenter.
Figur 58 Del av kalkylsystem för rapportering av bruttoredovisning med eller utan interntransaktioner.
Andra verktyg
På avdelningen används även databashanteringsprogrammet Access i ökad utsträck- ning. Personalens tidsskrivningssystem på myndigheten är t.ex. konstruerat med MS Access. I systemet finns tidsuppgifter per person och projekt. Jan har önskemål om att automatisera åtkomst till detta system. En ökad användning av Access kan också mä r- kas på myndigheten. Jan tycker också att det är bra att kunna länka mellan MS Word och MS Excel eftersom man då kan ha samma källdata.
4.4.5 Arbetssätt
Ett önskemål som Jan haft under flera år är möjligheten att kunna hämta data från
centrala system. Speciellt finns önskemål om direktåtkomst till ekonomisystemet, för
att hämta information till egna bearbetningar. Viss åtkomst till centrala data finns, t.ex. till centrala fastighetsregistret i Gävle. Delar av, det för myndigheten viktiga, centrala fastighetsregistret tankas regelbundet ner till myndigheten, vilket ger möjlighet till å t- komst av information. Ett problem för anvecklingsverksamheten är följaktligen be- gränsad tillgång till information i centrala system.
Ett annat problem som Jan noterat är upplevd otillräcklighet när det gäller kunskaper
om kalkylprogram. Jan tror att han skulle kunna arbeta mer effektivt om han kände till
mer finesser och genvägar om kalkylprogramanvändning.
En nackdel med återanvändning av tidigare kalkylsystem är att gamla siffror (och formler) kan bli kvar och ge felaktigt resultat. För att upptäcka den typen av fel måste informationen kontrolleras av personer med verksamhetskännedom.
Jans arbetssätt vid kalkylprogramanveckling är av hands-on karaktär. Inga specifika- tioner eller skisser görs före byggandet av kalkylsystemet. "Det är siffrorna som gäll- er." Om dokumentet skall distribueras kan Jan formatera det i efterhand, när beräk-
ningarna är utformade. En viktig aspekt är verifiering av systemets utinformation. Denna verifiering underlättas om systemet använts tidigare.
4.4.6 Sammanfattning - Jan
Jan är positiv till användning av kalkylprogram. Han använder det ofta som ett verktyg i sitt arbete som ekonom och ser tidsbesparing som det främsta syftet. Den överblivna tiden kan användas till personalbesparingar och utförande av andra icke rutinmässiga uppgifter.
Kalkylprogramanveckling bidrar till att uppfylla mål i verksamheten. I relation till Etik
för kommunalekonomer (se Bilaga 6) kan kalkylsystem, som Jan har byggt, sägas
• Verka för god ekonomisk hushållning (regel 2 och 6)
• Verka för att relevanta fakta om verksamheten inte döljs (regel 6)
• Verka för saklig beredning inför beslut (regel 7)
• Bidra till medvetande om ekonomiska konsekvenser (regel 7)
• Verka för öppen och korrekt information (regel 9)
• Minimera risktagande (regel 11)
Målet för kommunala myndigheter att prestera ett nollresultat underlättas också av en rationell hantering av myndighetens ekonomi.
Följande effekter kan relateras till Jans användning av kalkylsystem (se Figur 59 nedan):
• Möjligheter till presentation underlättas
• Tydlighet kan innebära mindre missförstånd än manuella system
• Permanentningen av kalkylsystemet innebär att återanvändning och integration med andra system kan ske
• Analys underlättas av snabb omräkning
Myndighet
Figur 59 Effekter av kalkylprogramanveckling.