Användning

Att slutanvändare inte utnyttjade systemet för att följa upp budgetar i avsedd omfatt- ning hade såväl verksamhetsorienterade som (kalkyl)systemorienterade orsaker. En viktig verksamhetsorienterad orsak var att de centrala avdelningarna på företaget be- drev en verksamhet vars utgifter styrdes/styrs av produktionsbehov och inte av budget. För att ta ett exempel, om en maskin går sönder kan reparation eller nyinköp inte avgö- ras utifrån om budget kommer att överskridas eller ej. Om maskinen skulle bli stående skulle företaget i princip förlora sina intäkter. Av detta skäl har inte budgeten samma styrinstrumentförmåga som t.ex. i en avgiftsfinansierad verksamhet (som t.ex. ett uni- versitet). (Kalkyl)systemorienterade orsaker till att systemet inte utnyttjats i avsedd omfattning var att en majoritet av de kostnadsställeansvariga inte hade någon större

datorvana och upplevde det som onaturligt att ta del av information via bildskärm när

man var van vid papper. Den del av slutanvändargruppen, som kom att utnyttja syste- met hade större datorvana och/eller mer omfattande kalkylprogramkunskaper än övri- ga slutanvändare. Denna grupp kom att uppfatta systemet positivt. Minst ett undantag från regeln med datorvana kunde dock konstateras, vilket pekar på att en egenskap som kan kallas nyttoeffekt kan ha minst lika stort inflytande som datorvana och kun- skap om kalkylprogramanvändning. När det gäller hanteringsaspekter uppfattades vis- sa funktioner som fördelar av de ovana och som nackdelar av de vana. Interaktiviteten i systemet var en avgörande faktor för positiv uppfattning. Förutsättningar och effekter sammanfattas grafiskt i Figur 68 och Figur 69 nedan.

Figur 68 Förutsättningar för positiv uppfattning av budgetsystemet.

Figur 69 Effekter av budgetsystemet ur användarnas perspektiv.

6.3.2 Utveckling

För att bygga ett budgetsystem av den typen som beskrivits ovan krävs olika kunska- per av olika kunskapstyp.

1. Kunskaper om budgetering, t.ex. förekommande budgeteringsmetoder

2. Kunskaper om företagets verksamhet ur ett budgeteringsperspektiv, t.ex. vilka kostnadsställen som finns och hur de är relaterade

3. Kunskaper om programvara för att utveckla systemet, inmatning, bearbetning, lag- ring, presentation och distribution3

4. Kunskaper om nätverk, för att skapa en kostnadsställestruktur med behörigheter i nätverket

1. Den första kunskapstypen är professionskunskap för ekonomer

2. Den andra kunskapstypen tillhör också de kunskaper som en ekonom på aktuellt företag förväntas ha

3. Den tredje kan man till viss del ha om man kan kalkylprogram

4. Den fjärde typen av kunskap måste vara centraliserad till någon enhet i en organi- sation, företaget sköter dataavdelningen denna typ av uppgifter

De första två kunskapstyperna hör till ekonomarbetsuppgifterna och den fjärde typen gör det inte. Den tredje typen av kunskap har traditionellt hört till IT-specialister, men har i takt med att utvecklingsverktyg blivit mer lättillgängliga varit möjlig för verk-

3

Enligt Langefors klassiska definition av informationssystem. Datorvana och kalkylprogram- kunskaper Uppfattning av nyttoeffekter Positiv uppfatt- ning av systemet Högre kvalitet på budgetering Snabbare bud- getering Interaktiv bud-

getering och si- mulering möjlig Större möjlighet till självständig analys Budgetsystem ut- vecklas i kalkyl- programmiljö

Applikation

samhetsföreträdare att förvärva till viss del. Eftersom kunskap om kalkylprogram fanns på ekonomiavdelningen låg det nära till hands att använda kalkylprogram för att kunna utföra systemutvecklingsuppgifter. Den del av utvecklingsarbetet som man inte utförde var programmeringsarbetet.

Att det budgetsystemet ledde till budgetering med högre kvalitet än manuell budgete- ring säger inte att det inte skulle blivit högre kvalitet på budgeteringen om systemet utvecklats traditionellt eller om man använt ett standardsystem. Undersökningen tar inte ställning till andra sätt att bygga budgetsystem Undersökningen säger att det an- vecklade systemet blev som det var tänkt, att kvaliteten ökade och att ett antal positiva bieffekter erhölls.

Sammanfattningsvis kan sägas att undersökningen visar (se även Figur 70 nedan)

• att kalkylprogram kan användas för att utveckla en fleranvändarapplikation

• att inkörningen av systemet kräver liten insats av användarutbildning eftersom många av användarna var bekanta med kalkylprogrammiljön

• att vissa väsentliga delar av väsentliga utvecklingsaktiviteter (t.ex. design av indata och utdata) kan utföras av beställare/systemägare

• att beställare/systemägare kan driva ett utvecklingsarbete (vad gäller tidsplanering, systemverifiering) utifrån arbetsuppgiftsperspektiv

• att kunskaper i kalkylprogramanvändning hos beställare/systemägare (och slutan- vändare) påverkar möjligheterna att arbeta arbetsintegrerat med kalkylsystemut- veckling

Figur 70 Slutsatser av undersökningen.

Ovanstående innebär att ett utvecklingsarbete kan initieras, drivas, delvis utföras, veri- fieras, delvis förvaltas och utvärderas av verksamhetsföreträdare utifrån systemäga- rens/beställarens arbetsuppgiftsperspektiv. Kunskaper om kp finns på ek.avd. Best./syst.äg. kan driva anveckling Kalkylsystem (Applikation) kan anvecklas Best./syst.äg. kan utföra viss system- utveckling Kunskaper om verksam- het finns på ek.avd. Kunskaper om kp finns hos slut- användarna Lite använ- darutbildning krävs

DEL III

DEL III

Referensmodell

"Den struktur som valts här har ambitionen att vila på tre kriterier, stabilitet, relateringsmöjlig-

het, och fokuseringspotential."

(Avdic 1999:140)

• Syftet med detta kapitel är att diskutera hur en relevant referensram för studier av

kalkylprogramanveckling (KPA) bör vara beskaffad.

7 Referensmodell

Referensram och referensmodell ses här som åtskilda begrepp. Med referensram avses här en teoribakgrund till studieområdet KPA (och till avhandlingen) i form av värde- ringar och föreställningar bestående av kunskap relaterad till studieområdet. Refe- rensmodellen är den form som referensramens kategorier är ordnade i. Den består av ett antal kategorier och relationer mellan dessa. Referensmodellen representerar vidare ett övergripande perspektiv på ett studieområde. Referensramen är referensmodellen fylld med innehåll. Samma referensmodell kan användas till flera studieområden.

Del III inleds, i detta kapitel, med en diskussion kring hur referensramen bör vara ka-

tegoriserad, dvs utformningen av referensmodellen. Därefter behandlas kategorierna i kapitel 8 till 15. I anslutning till respektive kategori redogörs för tidigare forskning inom studieområdet.