Mika konsult

Presentationen av Mikas syn på användning av kalkylprogram skiljer sig lite från Hans och Stens, beroende på att deras verksamhet skiljer sig. Hans och Sten såg kalkylpro- gramanvändning utifrån sin egen verksamhet i sina respektive företag. Mikas arbete som konsult blir inte riktigt jämförbar med denna situation. Det är inte användning av kalkylprogram i konsultverksamheten som studeras utan Mikas erfarenheter som kon- sult i andra verksamheter.

Mika arbetar som systemutvecklare och utbildare på ett konsultföretag (Martinsson), som sysslar med hårdvaruförsäljning, utbildning och systemutveckling. Systemut- vecklingsarbetet, som Mika bedriver sker i Microsoftprodukterna Excel, Access och Visual Basic.

Ett vanligt utvecklingsarbete för Mika är tillsammans med en kund/användare, som antingen inte kommit någonstans med ett utvecklingsarbete eller som påbörjat ett sy- stem och inte kunnat klara av att avsluta arbetet. "Det är problem om användaren gjort något tidigare. Om kunden inte kommit någon vart tar vi hand om det."

5.4.1 Problem med kalkylprogramanveckling

När kunden påbörjat arbetet med ett kalkylsystem kan det vara problem med:

• Makron

• Formler med beräkningar (kan bli för komplicerade, kan ej hålla reda på parente- ser)

• Dokumentation saknas

• "Ser ut som hej kom och hjälp mig"

Ett exempel på ett konsultuppdrag gällde en situation där data skulle hämtas till ett kalkylblad från en minidator. Problem uppstod p.g.a. att alla data låg i ett blad. I bladet fanns "…länkar kors och tvärs". Användaren hade bl.a. skapat länkar till fastlåsta cel- ler. För att reda ut problemen delade Mika upp systemet på flera blad och skapade dy- namiska länkar med hjälp av funktionen LETAUPP3.

Länkning som är vanlig i kalkylsystem, kan låsa fast modellen på ett oönskat sätt.

Funktionen LETAUPP kan i vissa fall vara till hjälp för att undvika fastlåsning, men den kan bara användas på en begränsad mängd data. Ett annat problem, som gäller kalkylprogrammet MS Excel, gör att problem uppstår vid borttag av referensblad. Länken finns kvar internt i bladet och kan ibland inte tas bort, vilket leder till oönskade frågor då dokumentet öppnas.

Mika tycker inte att det är fel att användare använder makron. Makron kan spelas in eller skrivas, som vid programmering.4 Makron kan dock skapa problem när använda- ren skapar makron genom inspelning.5 Skälet till problemen är att det kan fungera bra vid inspelningen men det blir ej generellt. Man vill att det skall fungera i alla lägen, vilket det inte gör när man ändrar förutsättningar. Enligt Mika minskar behovet av makron med varje ny version av kalkylprogrammet.

Användning av formler kan också skapa problem. Formlerna kan bli stora och kom- plexa genom att "…användaren krånglar till dem." "En del användare använder SUMMA-funktion till allt, även till subtraktion." Ytterligare ett problem med formler är användning av konstanter i formler, vilket leder till att systemen kan vara svåra att förändra.

Avsaknad av dokumentation är ett problem då användare utvecklar kalkylsystem. Mika menar att det inte behövs så omfattande dokumentation. "Det räcker med att skriva hur det fungerar så att man kan använda det om man kommer tillbaka om ett år." Mika menar att mycket är självdokumenterande. Men att speciella saker bör do- kumenteras. Till detta kan makrobladet eller själva kalkylbladet användas.

Problem som Mika uppfattar med kalkylprogram:

• Ostrukturerade system är svåra att använda och förvalta

• Länkning kan göra system ostrukturerade och oflexibla

• Inspelade makron kan göra kalkylsystem svåra att ändra

3

Se sid 323 för exempel på användning av funktionen LETAUPP. 4

Även en kombination av inspelning och kodskrivning är möjlig och vanlig då utvecklaren nått en viss färdig- het.

5

IT-specialister

• Formler kan bli komplexa

• Avsaknad av dokumentation försvårar användning och förvaltning Mikas strategi för att undvika problem vid utveckling av kalkylsystem:

• Använd först papper och penna

• Prototyping kan användas, men bara av användare med viss erfarenhet

• Dela upp systemet på blad

• Skapa länkar med funktionen LETAUPP

• Dela upp beräkningar i flera steg (lättare att se beräkningarna, dela upp i ett par tre kolumner, då blir det även lättare att felsöka)

• Dölj eventuellt beräkningskolumner

5.4.2 Problemorsaker och lösningar

Användare krånglar till det därför att de har för lite kunskaper och erfarenheter, både av strukturering och av verktyg. Användare kan dels ha svårt att dela upp data och dels kan de ha svårt att använda verktyget på ett ändamålsenligt sätt, t.ex. vad gäller att hämta data och länka data.

"De användare som har lite erfarenhet fokuserar på verktyget och fastnar i han- teringen. De kan få totalstopp i huvudet genom att de stirrar sig blinda på verkty- get. På en kurs i kalkylprogram kunde en ekonomichef plötsligt inte räkna pro- cent."

Det viktigaste för användaren, som vill lära sig att använda kalkylprogram för att utfö- ra arbetsuppgifter, är att få erfarenhet av verktyget/kalkylprogrammet. Erfarenhet fås genom användning. Användaren lär sig kalkylprogram genom att bygga kalkylsystem, anser Mika. Inlärningen av kunskap om programvaror och datoranvändning kommer att bli enklare genom att kunskapsnivån ökar, eftersom datoranvändning blir vanligare och programvaror blir mer lättillgängliga. Mika tror att grundkurser av den typ som finns idag så småningom kommer att bli överflödiga. I de fall som verktygsutbildning bedrivs, bör den (än så länge) först ta upp grundläggande funktioner i kalkylprogram- met och sedan huvudsakligen knyta an till arbetsuppgifter i användarens verksamhet.

"Användarna skall öva på det som de sysslar med! Kursmaterial innehåller ofta övningar som knyter an till ekonomifunktioner. När man träffar tekniker kan de inte knyta an till det. Det är viktigt att knyta an till arbetsuppgifter. Det kan bli för svårt annars."

Att knyta an till verksamheten kan dock också vara svårt, eftersom det är svårt att hitta lagom komplicerade uppgifter. Ofta blir det ett för svårt problem, när man anknyter till den egna verksamheten. Som exempel anger Mika kunskapsbehov om kalkylprogram, för fyra kategorier av användare/arbetsuppgifter (se Tabell 6 nedan). Undervisning bedrivs enligt Mika bäst i små grupper med möjlighet till personlig undervisning.

Tabell 6 Kunskapsbehov för olika typer av arbetsuppgifter

Arbetsuppgifter Kunskapsbehov kalkylprogram

Sekreterare Blankettutformning

Ekonomer Ekonomianalysfunktioner

Tekniker Tekniska funktioner

Ledningsgruppen Analysfunktioner

Ledningsgruppen ser Mika som en grupp som skulle behöva större kunskaper om kal-

kylprogram. Han tror inte att chefer har insett möjligheterna med kalkylprogram. Che- fer kan behöva kalkylprogram för att bli oberoende. De kan bl.a. hämta data från data- baser och analysera dessa data. Kalkylprogram kan fungera som ett slags beslutsstöds-

verktyg för ledningen på ett företag.

Mika använder alltid databashanteringsprogram (MS Access) för att lagra och hämta data. Han menar att det är lättare för att utforma rapporter och skärmbilder med Ac- cess. Access har av Mika använts som databasmotor och för att hämta och vända och vrida på data. Kalkylprogram kan enligt Mika vara enklare att använda vid offertsy- stem eller kalkylmodeller. Kalkylprogram är lämpligt när systemet skall innehålla be- räkningar eller då syftet är analys av siffror eller grafisk presentation (diagram). Själv använder Mika både Access och Excel för kostnadsställeredovisning i sitt arbete. Re- dovisningsapplikationen hämtar data från Access till Excel via ODBC för att där skapa grafiska presentationer över läget.

Vikten av presentation betonas, enligt Mika, mer av användare än av utvecklare. Ut- vecklare kan resonera: ”Courier 10 räcker för rapporter”. Genom kontakter med an- vändare har Mika "…ändrat åsikt lite grann". Mika menar att diagram inte tillför så mycket utan att det kan vara psykologiska skäl till varför man använder diagram. Dia- gram kan väljas som presentationsform om presentatören vill manipulera. "Man kan vilja dölja eller framhäva. Syftet med val av presentationsform beror på presentatio- nens syfte." Mika menar att det skulle underlätta att ha standards för grafisk presenta- tion för att få jämförbar information. "Vid likartade presentationer borde det vara samma diagramtyp och samma mätmetod."

De frekventa versionsbytena som äger rum för kalkylprogram menar Mika minskar behovet av makroprogrammering. Nya versioner innehåller funktioner, som tidigare krävde programmering. En förändring i MS Excel, som gett goda effekter är införandet av arbetsböcker med blad som kan nås via flikar.

"Flikarna var ett lyft! De underlättar logisk uppdelning av data och möjligheten att skapa systempaket. Funktionaliteten ökar. Det blir möjligt att lägga in dia- gram, makron och dokumentation i samma dokument."