Sten systemutvecklare

Sten arbetar som projektledare och systemutvecklare vid AssiDomän Frövi, ett företag som sysslar med att tillverka pappersmassa och kartong. Som systemutvecklare sysslar Sten med nyutveckling och förvaltning. Dessutom arbetar Sten med användarstöd för PC-användare. Sten, som tidigare arbetat mest i stor- och minidatormiljö, har under senare år blivit allt mer positiv till PC-användning på företaget.

Sten har själv kommit att använda kalkylprogram i sitt arbete som projektledare. Han har gjort ett system med tidsplaner innehållande projekthändelser. Han har också ut- vecklat ett system för projektadministration med en arbetsbok per projekt (eller del- projekt) och där specifikationer på delsystem finns på blad i arbetsböckerna. Avvikel- sehanteringen sköts också i kalkylsystemet. Presentation på beslutsmöten förenklas, enligt Sten, genom denna hantering.

5.3.1 IT-miljö

Företaget har en blandad miljö, med minidatorer och PC-nätverk med Windows NT både i servrar och hos klienter. Produktionen har ett eget datorsystem. Mycket databe-

IT-specialister

handling ligger i standardsystem, som finns för bl.a. ekonomi, marknad, personal, un- derhåll och produktion. Alla användare som vill kan använda MS Office-paketet (ver- sion 97) med tillgång till MS Word, Excel och MS Power Point. Flera hundra anvä n- dare är uppkopplade på det lokala nätverket.

5.3.2 Åtkomst till centrala data

Åtkomst till centrala data kan ske på flera sätt. På företaget har man byggt upp ett int- ranät som ger användare tillgång till olika delar av en intranätdatabas, beroende på vilken behörighet man har. Denna intranätdatabas består av rapporter av olika slag skapade i olika miljöer och lagrade i form av dokument. Dokumenten är skapade av olika personer i olika programmiljöer t.ex. databashanteringsprogram, kalkylprogram, och ordbehandlare. Flera av dokumenten är skapade i kalkylsystem, utvecklade av kalkylprogramanvändare. Detta innebär att verksamhetsföreträdare ansvarar för upp- datering av information som de har verksamhetsansvar för.

Det finns även möjlighet att nå traditionella databaser med SQL-frågor från applika- tioner. Denna användning kräver dock mer kvalificerade kunskaper.

5.3.3 Användningsområden

På företaget är MS Excel-användning vanlig. Användare kan, enligt Sten, delas in efter förkunskaper. Förkunskaperna varierar från användare som ser datorn som en "svart låda" till användare som skriver egna program. Användningsområden är simulering, (grafisk) presentation och sammanställning av data.

Sten upplever att simulering i form av s.k. what-if-funktioner är styrkan med kalkyl- program. Bl.a. marknadsavdelningen på företaget har utnyttjad denna funktion. Ensta- ka användare bygger system med hjälp av programmering. De flesta användare anlitar dock extern hjälp då programmeringskompetens behövs till kalkylsystem. Dataavdel- ningen har inte tid att ägna sig åt detta i någon större utsträckning.

Ett användningsområde för kalkylprogramanvändning är presentation. Presentationen kan vara textuell eller grafisk. Textuell information kan visa summeringar eller andra sammanställningar, medan grafisk information kan visas i form av diagram. "Det är lättare att ta åt sig bilder än siffror." "Det är ett sätt att sälja information.” Ofta används kalkylprogram för att skapa presentationer som skall användas till OH-bilder. Sten tycker sig ha ändrat uppfattning och ser presentationsaspekter som viktigare nu än då han enbart arbetade i stor- och minidatormiljö.

Kalkylprogram används på företaget inte sällan för att sammanställa och bearbeta

data som hämtats från andra databaser eller system. Företagets intranät är den främsta

källan för dataåtkomst. Ett annat exempel på användning av centrala data, är när Sten vid ett tillfälle "lyfte ner" företagets hela faktureringsstatistik från företagets minidator till kalkylprogram för vidarebearbetning. Ytterligare ett exempel är användning av Ex- cel för att bearbeta data från företagets databaser. En databas på företaget är särskilt

konstruerad för rapportering. Denna databas kan användare dels nå som en rapportda- tabas, dels kan SQL-frågor ställas mot databasen i applikationer, t.ex. i kalkylsystem. Kalkylprogram "…används för att det är allmängods". Det är "…lätt att gå igång". Sten har själv använt kalkylprogram för prototyping. Även om det ibland blir dåliga lösningar för att man börjar bygga systemet innan man tänkt igenom problemet, så menar Sten att "…om verktyget är tillräckligt snabbt, tjänar man på det ändå." Användningsområden med kalkylprogram enligt Sten:

• Simulering

• Presentation

• Sammanställning av data

• Prototyping

Ett sätt att göra kalkylsystemen mindre känsliga är att utforma dem med parameter- styrning. Ett annat sätt är att utnyttja de funktioner som finns i programmet. Sten upp- skattar speciellt följande funktioner i de senare versionerna av Excel:

• Filter (en funktion för urval ur tabeller)

• Delsumma (en funktion för att sammanställa och summera1 tabeller)

• Pivottabeller (en funktion för att skapa interaktiva rapporter/korstabeller

5.3.4 Problem med kalkylprogramanveckling

Problemen med kalkylprogram kan delas upp i nackdelar med själva kalkylprogram- met och nackdelar med användningen av det. Sten tycker att det är en dålig datahan-

tering i kalkylprogram. Som exempel på det nämner han:

• Databasen i MS Excel är ytterst enkel jämfört med databashanteringsprogram. Det finns t.ex. en begränsning i antal rader

• Rollback fungerar dåligt i kalkylprogram. Om det blir ett strömavbrott blir det "mischmasch i data, speciellt i batchsnurror"

• Postlåsningen är otillräcklig, om ett blad öppnas, låses filen.2 På företaget har man haft problem med fleranvändning i ett kalkylsystem för reklamationer, som delats av flera användare

Användares användning av kalkylprogram betecknar Sten som ”anarki”. Det "…byggs

okontrollerat. Det finns kundregister på flera ställen”. En del har ”…viktiga saker på hårddisk som kan krascha”. Om inte nätverket struktureras med eftertanke kan pro- blem med säkerhet och behörighet uppstå. Det finns en risk att ”…andra kan förändra data”. I sämsta fall så kan användare förlora data.

Dataavdelningen har inte engagerat sig mycket i Excelproblem. Det blir problem när anställda som har kalkylsystem slutar. Gamla system kan vara problematiska att fö r- valta, speciellt om de är komplexa. ”Ju duktigare konstruktörer, ju svårare.” Det finns

1

Eller utföra annan aritmetik, t.ex. medelvärde, standardavvikelse eller frekvens. 2

IT-specialister

sällan någon dokumentation. ”Det är för lätt att bygga system. Man luras in i det här.” På företaget finns inga riktlinjer för anveckling. Sten känner inte till några exempel på hur sådana skulle kunna se ut.

Problem med kalkylprogram enligt Sten:

• Dålig datahantering

• Anarkistisk användning

• Dokumentation saknas

• Riktlinjer saknas

5.3.5 Framtiden?

I framtiden tror Sten att kalkylprogram kommer att finnas kvar på företaget. Det sker en allmän utveckling inom IT-området, som är dokumentorienterad, vilket bl.a. innebär att kalkyldokument kan var en typ av dokument som hanteras.

Sten tror att det kan ske en utveckling mot integrerade miljöer som tillhandahåller oli- ka typer av funktioner snarare än olika typer av program. Istället för användning kal- kylprogram kommer användare att använda kalkylfunktioner. Nya tekniker kommer att i framtiden kunna användas tillsammans med kalkylprogram. Som ett exempel på en sådan teknik nämner Sten Data Warehouse, en teknik som redan övervägts på en av- delning på företaget.