Sammanfattning Industr

De tre respondenterna använder kalkylprogram på olika sätt men har flera gemensam- ma inslag i sin inställning till användning av kalkylprogram. Alla tre har en önskan om att utveckla verksamheten utifrån analyser baserade på fakta med hög noggrannhet och hög aktualitet. Inställningen hos respondenterna är påverkad av deras uppfattning om dels en föränderlig och konkurrensutsatt omvärld med många konkurrerande mål och dels den komplexa och kostnadskrävande verksamheten med höga krav på effektivitet och avkastning. För att kunna utföra flexibla analyser baserade på fakta och förståelse för förutsättningarna för verksamheten, krävs ändamålsenliga analysverktyg och verk- samhetskunskaper som medför förmåga till rimlighetsbedömningar.

Den pågående omvärderingen av verksamheten och dess förutsättningar medför om- värdering av modeller och mätmetoder för värdering och uppföljning av verksamhe- ten. Kalkylprogram kan stödja problemlösningsprocessen genom att modeller formali- serade i kalkylprogram blir kritiserbara och därmed möjliga att värdera. På så vis förs diskussionen upp på ett högre plan och principer för mätning och värdering fokuseras och inte bara värdena i sig.

Utveckling av IT i form av interaktiva verktyg för analys (t.ex. kalkylprogram), nät- verk för distribution av information, och genomskinlig och manipulerbar information påverkar möjligheterna att analysera verksamheter. Den kontinuerliga förändringscir- keln i Figur 46 nedan åskådliggör ovan beskrivna förhållanden.

Noggrann fakta- insamling om verksamheten Grafisk presen- tation av uppfölj- ning Noggrann upp- följning av verk- samheten Förbättring av verksamheten Förbättring av uppföljningen

Industri

Figur 46 Den kontinuerliga förändringscirkeln.

Förändringar i omvärlden Analys av verksamhet Skapande av modeller för analys Omvärdering av verksam- het Omvärdering av mätmeto- der Omvärdering av mål

Myndighet

"Vår verksamhetsidé 'Vi ska med kompetens, lyhördhet och per-

sonligt engagemang, erbjuda örebroarna stadsbyggnadsservice till efterfrågad kvalitet.'"

(Ur Årsredovisning 1997, Stadsbyggnadskontoret Örebro)

• Detta kapitel syftar till att redovisa tre personers förutsättningar för och effekter av

anvecklingsverksamhet, med speciell fokus på möjligheten att ta hänsyn till verk- samhetskunskap och svårformaliserbara mål.

4 Myndighet

4.1 Myndigheten

Myndigheten där studien gjorts är en kommunal myndighet, Stadsbyggnadskontoret i Örebro, med 95 anställda 1997-12-13. Myndigheten lyder under kommunstyrelsen och bereder ärenden för beslut i kommunstyrelse och byggnadsnämnd. Då besluten är fat- tade genomför myndigheten de fattade besluten. Myndigheten är uppdelad i avdel- ningarna Stab, Agenda 21, Stadsingenjörsavdelning, Plan och bygg, Trafik, Mark och exploatering, Bostadsanpassning, Park och Naturvård.

Som skattefinansierad kommunal myndighet är det ekonomiska målet att nå ett nollre- sultat, dvs inte gå med förlust och inte heller gå med vinst. I myndighetens årsredovis- ning formuleras verksamhetens mål (se Bilaga 6). I denna står bl.a. under rubriken Vår

verksamhetsidé "Vi ska med kompetens, lyhördhet och personligt engagemang, erbju-

da örebroarna stadsbyggnadsservice till efterfrågad kvalitet."

Myndighetens verksamhet berör i stor utsträckning tunga, långsiktiga frågor, som ofta berör och intresserar kommuninnevånarna. Det kan t.ex. beröra iordningställande av ett fritidsområde i anslutning till Hjälmaren, en sjö som ligger nära Örebro, men som aldrig kommit att användas som fritidsområde i någon större utsträckning av örebroar- na. Myndigheten planerar också utformning och sträckning av olika vägar, en verk- samhet som engagerar örebroarna och deras politiker i hög grad. Myndighetens hand- läggare syns inte sällan i tidningen då olika planer presenteras eller diskuteras.

4.2 Genomförande

För allmänna principer för metodanvändning hänvisas till kapitel 2. I detta avsnitt re- dovisas endast delprojektspecifika metodaspekter.

4.2.1 Metod

Undersökningen som genomförts, kan, liksom undersökningen på industrin, betecknas som en kvalitativ fallstudie genomförd med (1) öppna intervjuer och (2) i förekom- mande fall studier av kalkylsystem samt (3) informella samtal som genomförts vid varierande tillfällen.

Intervjuerna (1) har följt intervjumallen i Bilaga 2. De är inspelade på band och även nedskrivna manuellt vid intervjutillfällena. Registreringen har gått till så att anteck- ningarna först renskrivits med hjälp av ordbehandlare därefter har intervjuanteckning- arna kompletterats utifrån bandinspelningarna. När registreringen varit klar har uppre- pade genomläsningar genomförts för att koda innehållet. Kodningen har gått till så att noteringar gjorts i dokumentet, men skilt från den löpande texten med intervjuregistre- ringen. Åtskillnad mellan texttyperna har gjorts med hjälp av ramar eller indragningar. Antalet intervjuer per respondent har varierat mellan två och tre. Respondenterna har haft tillfälle att kommentera och rätta de kodade intervjuerna.

Studier av kalkylsystem (2) har gjorts på kalkylsystem som kopierats vid intervjutill- fället eller vid något annat tillfälle t.ex. vid ett samtal. Studierna har gått till så att sy- stemen har bedömts och provats med avseende på deras relevans för hur respondenter- na kunnat uppfylla svårformaliserade mål i sin verksamhet med hjälp av kalkylsyste- met.

Registreringar av de informella samtalen (3) har främst gällt Olle och gjorts på det sätt som bedömts lämpligt vid eller efter samtalstillfället. Oftast har noteringar gjorts i an- slutning till samtalstillfället på lappar som samlats för registrering, genomläsning och sammanställning på samma sätt som intervjuerna. Någon gång har noteringen gjorts vid ett helt annat tillfälle då något fenomen i omgivningen utlöst en association som resulterat i en reflexion med anknytning till respondentens verksamhet och kalkylpro- gramanveckling. Någon loggbok över hur många och hur långa samtal som förts har inte gjorts. En uppskattning är att antalet samtal, räknat över en femårsperiod kan vara ca 2 till 10 per respondent. Flertalet av samtalen har skett i samband med kursaktivi- teter.

Ej refererade citat i texten är avskrifter från bandinspelningarna.

4.2.2 Urval av respondenter

Respondenterna har jag lärt känna vid en kurs i kalkylprogram som genomfördes på myndigheten. De har valts därför att jag, utifrån min kännedom om deras verksamhet och deras kompetens, bedömt att de varit representanter för en grupp personer som använt kalkylprogram för att uppfylla mål i verksamheten. Den första anvecklaren

Myndighet

Olle, är sysselsatt med myndighetens kärnverksamhet och använder kalkylprogram på flera olika sätt. Den andra anvecklaren, Jan, är sysselsatt med ekonomi och administ- ration och använder kontinuerligt kalkylprogram som ett verktyg i detta arbete. Den tredje anvecklaren, Annette, har haft olika uppgifter i verksamheten och använt kal- kylprogram vid enstaka tillfällen.

4.2.3 Disposition av presentation

Presentationerna av respondenterna och deras erfarenheter följer följande disposition:

• beskrivning av respondenternas arbetsuppgifter och verksamhetskunskap

• redogörelse för verksamhetsmål ur respondentens perspektiv och professionella mål

• beskrivande presentation av respondentens kalkylprogramanvändning

• beskrivning och analys av respondentens kalkylprogramanveckling i termer av fö r- utsättningar och effekter

• beskrivning av respondentens arbetssätt och relaterade omständigheter

• sammanfattning