Sammanfattning Myndighet
8.1 Begreppet informationssystem
Informationssystem är ett av de mest centrala begreppen inom ämnesområdet ADB.
Det är ett begrepp som finns med i de flesta ADB-böckers index. Definitionerna är många och ofta ganska lika, men vid närmare granskning kan vissa skillnader noteras. Enligt Sundgren (1992:27) kan informationssystem definieras utifrån syfte och ingåen- de funktioner.
Ett informationssystems syfte
"...är att understödja problemlösning och/eller beslutsfattande inom ett visst om- råde, problemområdet eller intresse området. Närmare bestämt går denna uppgift ut på att
• tillhandahålla relevant och aktuell information kring sakförhållanden och skeenden inom intresseområdet;
• understödja relevanta bearbetningar av informationen" (Sundgren 1992:27).
Enligt Sundgren (1992:34) kan ett informationssystem vara helt informellt och således enbart baseras på manuell informationshantering. Eftersom alltigenom manuella in- formationssystem inte är av primärt intresse i denna avhandling, bortses i fortsättning- en från dessa. För att undvika förväxling mellan manuella informationssystem och in-
formationssystem med automatiska inslag används ibland uttrycket datasystem (Gold-
kuhl 1993:12).
En aspekt som har att göra med att informationssystem kan vara manuella eller mer eller mindre automatiserade är att även de manuella delar som krävs för att ett infor- mationssystem skall uppfylla sitt syfte kan anses tillhöra informationssystemet. Såväl Andersen (1994:24ff) som Sundgren (1992:27ff) hävdar att så är fallet. Sådana manu- ella delar kan vara:
• instruktioner för när en bearbetning skall utföras
• kontrollberäkning av värden som skall matas in i informationssystemet
• (icke-formaliserade) regler för vad inmatade värden betyder
• rutiner för distribution av rapporter från systemet
Informationssystem
Genom att definiera vad ett informationssystem är, drar man en gräns mellan vad som (enligt definitionen) kan anses vara ett informationssystem och vad som inte (enligt definitionen) kan anses vara det. Helt okomplicerad är dock inte gränsdragningen mellan ett informationssystem och den verksamhet som systemet stödjer eller är en del av. Goldkuhl (1993:14) menar att "Behandlingen av information utanför datasystemet kännetecknas av varierande grad av formalisering och rutinisering", vilket innebär att det enligt det synsättet finns funktioner som inte kan anses tillhöra informationssyste- met. Rimligt är ju också att det dras en gräns någonstans. Alternativet är att betrakta hela organisationen (eller hela världen) som ett informationssystem. Gränsen mellan informationssystemet och den omgivande verksamheten kan alltså inte betraktas som självklar utan beror på hur informationssystembegreppet definieras och hur informa- tionssystemets syfte definieras. Funktioner som hamnar inom syftet med informations- systemet kan anses tillhöra detsamma. Exempel på sådana funktioner nämns ovan. I denna avhandling räknas även icke-automatiserade delar som krävs för att systemet skall uppfylla sitt syfte till informationssystemet. Detta är en konsekvens av det ar- betsintegrerade perspektivet. Genom att användningen av kalkylprogram integrerat flyter in i det ordinarie linjearbetet ter det sig för anvecklaren onaturligt att skilja ut delar som tillhörande systemet eller inte på tekniska grundvalar (för exempel se kap 3 och 4). Den naturliga utgångspunkten för informationssystemets syfte är de arbetsupp- gifter som användaren har.
Den klassiska definitionen av ett informationssystems funktioner, som haft inflytande på många efterföljande definitioner, är den som Börje Langefors presenterade 1966:
"By information systems we mean here:
A system of information sets needed for decision and signalling in a larger sys- tem (of which it is a subsystem) containing subsystems for
collecting storing processing distributing of information sets." (Langefors 1966:143).
Langefors definierade alltså ett informationssystem som ett system, vars uppgifter är att samla in, lagra, behandla och distribuera informationsmängder. Langefors grundsyn benämns ibland informationsteoretisk (Bansler 1990:104ff) eller systemteoretisk (Nurminen 1988:21ff). Langefors perspektiv var ett uttryck för en syn på informa- tionssystem som möjliga (och ibland önskvärda) att analysera och sönderdela (hierar- kiskt). Informationssystem ses enligt den systemteoretiska synen i någon mån som ett objekt i sig, delvis till skillnad från en syn som ser informationssystemet som ett ut- tryck för mänskliga intentioner. Langefors hade inte ett handlingsperspektiv på infor- mationssystem.2 Delar av Langefors syn på informationssystem återkommer i andra definitioner, t.ex. Berg & Hultman (1985:18), Olle m.fl. (1991:20) och Andersen
2
Detta är inte att uppfatta som kritik av Langefors. Han var pionjär vad gäller att placera användaren i fokus och hans arbete måste ses i ljuset av den tekniska utvecklingen. På senare tid har Langefors till viss del modifierat sina teorier (Langefors 1993).
(1994:15). I de två senare definitionerna berörs systemets omgivning mer än vad som var fallet med Langefors uppfattning. Till en del kan det hänföras till att man med ti- den mer och mer uppfattat informationssystem som en del av en större verksamhet där det skall spela en roll som skall överensstämma med verksamhetens mål. Informa- tionssystemet har ur verksamhetens perspektiv inget egenvärde, en tolkning som man inte helt kunde utesluta från den systemteoretiska definitionen.
Andersens (1994:15) definition av informationssystembegreppet får tjänstgöra som utgångspunkt för denna avhandlings sammanfattande definition av begreppet informa-
tionssystem. Andersen sammanfattar sin uppfattning om vad ett informationssystem är
så här:
"Ett informationssystem är en mänsklig konstruktion."
"Ett informationssystem måste vara knutet till en viss arbetsuppgift."
"Ett informationssystem förmedlar information från vissa personer till vissa per- soner."
"Ett informationssystem tar emot information av olika slag."
"Ett informationssystem utför olika typer av informationsbehandling."
"Informationsbehandlingen i ett informationssystem kan vara både manuell och maskinell."
(Andersen 1994:12)
Andersen sammanfattar informationssystemets syfte:
"Berättigandet och betydelsen av ett informationssystem kan bara förstås i fö r- hållande till en verksamhet. Ett informationssystem har ingen mening i sig. Det existerar för att tjäna en verksamhet. Insamling, bearbetning, lagring, överföring och presentation av information kan inte utföras på ett vettigt sätt om man inte känner till verksamheten och dess mål och uppgifter." (Andersen 1994:22) De centrala begreppen för beskrivning av informationssystemets funktioner är insam-
ling, bearbetning, lagring, överföring och presentation. Med insamling avses här de
rutiner i informationssystemet som ha till uppgift att formalisera informationen och göra den tillgänglig för databearbetning. Exempel på insamlingsfunktioner är program- rutiner för inmatning av uppgifter via ett formulär, t.ex. när man matar in kod och be- lopp i en bankomat. Även icke-automatiserade rutiner räknas till insamlingsfunktio- nerna. Med bearbetning avses de funktioner i informationssystemet som "...kan utföra transformation av informationen i kunskapsbasen på olika sätt, t.ex. genom matema- tiska beräkningar, mängdoperationer, logiska operationer och statistisk analys" (Sund- gren 1992:29). Enligt Andersen (1994:15) skulle bearbetningsfunktionen kunna delas upp i "...aritmetiska beräkningar och sammanställning av information från olika kä l- lor". Om man definierar ett informationssystem som funktioner som faller inom syftet med informationssystemet, skulle en manuell bedömning av utdata kunna anses vara en bearbetning inom ramen för informationssystemet. Med lagring avses funktioner för att bevara informationen kortare eller längre tid (Sundgren 1992:29). "För att utföra sina informationsskapande och kommunikativa uppgifter behöver datasystem vanligt- vis spara (lagra) information över tiden" (Goldkuhl 1993:15). Överföring och presen- tation definieras något olika i de anförda källorna. Med överföring avses funktioner för
Informationssystem
att överföra "...information från en person eller grupp av personer till en annan person eller grupp" (Andersen 1991:22). I själva begreppet information finns en överförande aspekt. Information uppstår då data tolkas. Detta innebär att informationssystemets utdata är till för att informera någon. "Ett datasystem3...relaterar olika grupper av mä n- niskor till varandra" (Goldkuhl 1993:15). Begreppet överföring måste här ses i ljuset av hur gränsen mellan informationssystemet och den omgivande verksamheten defini- eras. Om gränsen dras helt nära den automatiserade delen så kan enanvändarsystem, som har samma användare för att hantera både inmatning och utmatning, inte betraktas som informationssystem. Om däremot syftet med informationssystemet är vägledande för hur gränsen, mellan vad i verksamheten som tillhör respektive inte tillhör informa- tionssystemet, skall dras så är normalt även personliga enanvändarsystem att betrakta som informationssystem. Med presentation avses funktioner för hur information visas för användaren eller informationsmottagaren. Samma information kan presenteras på flera olika sätt. Olika sätt att presentera kan resultera i olika måluppfyllelse för ett visst system. I kalkylprogramsammanhang spelar ofta presentationsaspekter stor roll.4 Då enbart informationssystemets datahanterande funktioner berörs kan man tala om ett datasystem. Datasystemet består, som nämnts ovan, av funktioner för inmatning, bear- betning, lagring och utmatning. För att konstruera datasystemet måste det ske en for- malisering av regler för registrering, behandling, lagring och utmatning av data (se Figur 77 nedan).
Figur 77 Datasystem i verksamhet (Goldkuhl 1993:16).
Ett informationssystem består följaktligen dels av data och dels av regler för hur data skall hanteras. Formaliseringen av regler i ett informationssystem kan ske på olika sätt. Ett sätt är programmering ett annat är formelinmatning i ett kalkylblad. Inmatning av data till de databehandlande funktionerna är användning av systemet. (I de fall som data hämtas från databaser kan användning innebär att starta systemet.) I informations- system av typ bankomat eller andra traditionellt utvecklade system (se nedan) är de olika modulerna (i Figur 77 ovan) normalt åtskilda. Programmet lagras i ett minnesut- rymme, data i ett annat. I programmet finns olika moduler som hanterar inmatning,
3
Används av Goldkuhl synonymt med uttrycket datorbaserat informationssystem. 4
Se t.ex. Olles pris- och indexutveckling Figur 52 sid 96. Meddelande- behandling Regler för formellt verksamhetsspråk Inmed- delanden Utmed- delanden Sparade med- delanden Datasystem Verksamhet
bearbetning och utmatning. I ett kalkylsystem, t.ex. beräkning av arkantal per pall (se kap 3.3), kan alla funktionerna vara integrerade i kalkylbladet. Data matas in i vis- sa celler där även lagring sker. Bearbetning sker i celler som omgående visar utdata. Denna integration av informationssystemfunktioner utgör ett kännetecken för kalkyl- system.5
Synen på informationssystem kan, enligt ett sätt att indela, sägas vara mer systemteo- retiskt orienterad som i de definitioner som beskrivs ovan, eller mer handlingsoriente- rad. En handlingsorienterad syn på informationssystem, formuleras av Goldkuhl (Goldkuhl 1993:15).
"Ett datasystem
− ingår i och är avsett att stödja en omgivande verksamhet
− realiserar (på basis av mänskligt formulerade instruktioner) olika språkliga handlingar, som är informationsskapande och kommunikativa, dvs datasy- stemet utför arbetsuppgifter i verksamheten
− bygger på och inbegriper språkliga utsagor som bygger på en verksamhets- vokabulär - innehåller därmed ett formellt verksamhetsspråk dvs det är förde- finierat, standardiserat och avgränsat
− relaterar alltid olika grupper av människor till varandra."
Denna syn på informationssystem betonar de språkliga och kommunikativa funktio- nerna. I ett informationssystem har man "bakat in" och också "fryst" ett verksamhets- språk, som varit aktuellt vid tiden för utvecklingen av systemet. "Computer-based in- formation systems are rule-governed formal language action. This language action consists of inferencing and communication." (Goldkuhl 1984:4)
Betonandet av informationssystemets språkliga och kommunikativa karaktär är ett ut- tryck för en förändring i synsätt (jämfört med de inledande definitionerna) vad gäller uppfattningen av informationssystem som fenomen. "Information systems possesses the potential to support authentic communicative interaction between organizational actors in such a way as to inspire criticism, to facilitate learning, and to raise the over- all level of information systems .” (Lyytinen & Hirschheim 1988) Definitionerna (de systemteoretiska och de handlingsorienterade) utesluter inte varandra utan uppmärk- sammar olika aspekter av informationssystem. Det handlingsorienterade synsättet fo- kuserar informationssystemet som en integrerad del av en verksamhet, medan det sy- stemteoretiska synsättet mer fokuserar själva informationssystemet som ett objekt som avbildar ett objektsystem.(Goldkuhl 1996:3) Det handlingsorienterade synsättet är re- levant i beaktande av att informationsanvändare själva har möjlighet att utföra eller åtminstone ha ett tongivande inflytande över utformningen av informationssystemet. När systemutveckling bedrivs som en i det ordinarie linjearbetet integrerad aktivitet för att uppnå vissa verksamhetsmål, framstår den handlingsorienterade definitionen som mer relevant och verksam än den systemteoretiska. I det ordinarie linjearbetet an- vänds informationssystem för att uppfylla mål och uttrycka intentioner i form av det verksamhetsspråk som är grunden för lösande av arbetsuppgifter. Dessa handlingar uttrycker intentioner hos sändaren. I kapitel 3 och 4 kan samtliga exempel sägas vara
5
Integrationen gäller dock inte kalkylsystem av typen Applikation, se nedan, där programkod normalt lagras separat.
Informationssystem
uttryck för denna handlingsorienterade syn. Den arbetsintegrerade karaktären både på användningen av kalkylsystem och utvecklingen av dem gör att denna verksamhet av anvecklaren själv inte bedöms som kvalitativt annorlunda än andra handlingar som anvecklaren utför i sin verksamhet. Den handlingsorienterade definitionen av informa- tionssystem skiljer sig alltså från den traditionella Langeforsdefinitionen i sin syn på informationssystemets roll. Den traditionella synen betraktar i högre grad ett informa- tionssystem som ett fenomen i sig självt, en nedbrytbar artefakt med ett eget berät- tigande, medan den handlingsorienterade definitionen placerar informationssystemet i en kontext av människor som utför uppgifter mot mål. Den handlingsorienterade synen på informationssystem är naturligt applicerbar på kalkylsystem.
Den handlingsorienterade synen är influerad av talaktsteori och socialfenomenologi. Enligt talaktsteorin (Searle 1969) gör vi något när vi säger något. Ett yttrande är en handling. En grundläggande del i talaktsteorin består i att skärskåda yttranden. Ett ytt- rande kan betyda något helt annat än vad det kanske bokstavligen betyder. Ironi är ett uttryck för ett sådant yttrande. Detta innebär att tolkning är något väsentligt i talaktste- orin (och i informationsbehandling). Ett yttrande kan tolkas olika beroende på egen- skaper hos såväl sändare som mottagare. Yttranden uttrycks med språk. Informations- system är 'fryst' tal i form av ett formaliserat språk. Följaktligen kan information i in- formationssystem betraktas som handlingar med sändare och mottagare. Dessa hand- lingar uttrycker intentioner hos sändaren. Informationssystem kan uppfattas som "...a social, linguistic entity…” och ”…'social systems only technically implemented'. They are formal linguistic systems for communication between people which support their actions." (Goldkuhl & Lyytinen 1982:2) Enligt socialfenomenologin (Berger & Luck- man 1969) kan informationssystem ses som institutionaliserade mänskliga språkliga handlingar. Om språket betraktas som medium för information, så ger socialfenome- nologin ett perspektiv på information där språket framställs som en produkt av objek- tiverade tankar och känslor som kan ta sig olika uttryck. Språklig objektivering av tan- kar och känslor kan leda till institutioner i form av informationssystem. Eventuellt kan dessa informationssystem reifieras, dvs komma att uppfattas som fenomen som inte är mänskliga konstruktioner.
Sammanfattning av definition på informationssystem:
• Ett informationssystems syfte är att understödja problemlösning och/eller beslutsfattan- de inom ett visst område
• Ett informationssystem har funktioner för insamling, bearbetning, lagring, överföring och presentation av information.
• Ett informationssystem skall stödja en verksamhet
• Ett informationssystem har såväl automatiska som manuella delar.
• Ett informationssystem används i vid bemärkelse av flera människor
Dessutom bidrar den handlingsorienterade definitionen med några för KPA viktiga aspekter:
• Ett informationssystem innehåller (delar av) ett verksamhetsspråk
• Ett informationssystem uttrycker institutionaliserade kommunikativa handlingar mellan människor.