KPAFörutsättning
4.3 Olle exploateringsingenjör
4.3.1 Uppgifter och verksamhetskunskap
Olle har arbetat på myndigheten sedan 1981 som exploateringsingenjör med fastig- hetsförvaltning och exploatering. Han är civilingenjör och har tidigare även arbetat som väg- och vattenbyggnadstekniker. Han sysslade då med VA-projektering, och har i det sammanhanget arbetat med analys av flödet i vattendrag, t.ex. Svartåns vatten. Även inom ramen för sina nuvarande uppgifter har hans specialkunskaper om vatten- flöden kommit till nytta då han (med hjälp av kalkylprogram) beräknat effekter av vattenflöden vid konstruktion av t.ex. broar. Efter en omorganisation av myndigheten 1996 sysslar Olle med mark- och exploateringsfrågor. Före omorganisationen fanns även bygg- och fastighetsärenden bland den dåvarande avdelningens uppgifter.1 Olle är enligt egen utsago matematiskt lagd. ”Min personlighet gör att jag vill räkna på sa- ker”. ”Jag har den läggningen att jag inte litar på intuition”. Bakgrunden som civilin- genjör spelar roll tror Olle, bl.a. genom att presentationsaspekter inte alltid upplevs som så viktiga.
Olle har inom myndigheten ansvar för ett eget geografiskt distrikt för exploatering. Arbetet med exploatering innefattar aktiviteter från att köpa mark till att administrera utbyggnad av gator, ledningar och parker för nya områden, bilda tomter och sälja des- sa. Före omorganisationen var hanteringen ”…från start till mål”. Exploateringen utgår från sk råmark dvs "…mark med förväntningar…”. Arbetet innebär även upprättande av långsiktiga planer och innefattar beredskap för sysselsättningsfrämjande åtgärder.
1
Det finns även en avtalsrättslig sida där det ingår mycket avtalsskrivande. Arbetet kan t.ex. innebära träffande av samexploateringsavtal med större företag.
Inriktningen för avdelningen Mark, skog och exploatering där Olle nu arbetar formule- ras enligt följande i årsredovisningen för 1997:
"Anskaffning och innehav av mark för tätbebyggelsens utvecklingsbehov samt friytor för rekreation, natur- och miljövård.
Förvaltning av markreserven i form av skogsbruk och utarrendering av jordar. Exploateringsverksamhet och avtal med enskilda fastighetsägare.
Anskaffning och förvaltning av vissa av kommunens bostäder för socialt udda boende inom utvecklingsområden. Förvaltning av tomträttsfastigheter."
Avdelningen där Olle arbetar kan betraktas som självständig, så till vida att kommun- fullmäktige antar en långsiktig utvecklingsplan som sedan styr myndighetens arbete. Inom ramen för denna relativt allmänt hållna plan kan myndigheten agera självstän- digt.
4.3.2 Mål
Verksamhetsmål för Olles avdelning på myndigheten skulle kunna sammanfattas
• Långsiktig markförsäljning för kommuninnevånarnas nytta, ekonomiskt, miljömä s- sigt och socialt
• Rationell administration av kommunens fastigheter (gällde tidigare organisation) Detta uppnås genom framtagande av relevant och korrekt beslutsunderlag till besluts- fattare i form av
• uppföljning av verksamhet
• likviditetsbedömningar
• fastighetsvärderingar
• nyckeltal för lönsamhetsbedömning
Specifika yrkesetiska mål som ingenjör och handläggare/administratör är
• Ändamålsenlighet
• Noggrannhet
De yrkesetiska målen underlättas av möjlighet till
• Översikt
• Bearbetningsbar information
• Flexibilitet
• Förenkling
• Utnyttjande av relevanta beräkningsmetoder
4.3.3 Anveckling, frekvens och typ
Olle började använda datorer i början av 1980-talet genom att privat köpa en Commo- dore 64. Till denna dator inköptes så småningom kalkylprogrammet CalcResult. Den första kalkyltillämpningen var administration av ekonomin på hyreshus. Olle satt även hemma och "…jobbade för jobbet", genom att göra årsvisa sammanställningar av ex- ploateringsinvesteringar.
Myndighet
Olle säger sig inte göra så stora system. ”Jag använder mest för ekonomiska saker.” Arbetet går ut på att "…sammanställa och lämna rapporter för utfall och prognoser för exploateringsinvesteringar”. ”Jag hjälper till när ekonomichefen frågar: Kan vi göra ett program för lönsamhet i investeringar?”
Ungefär halva sin arbetstid vid datorn använder Olle till att arbeta med kalkylprogram. Då Olle fått mer administrativa uppgifter har dessa tagit mer av hans totala arbetstid jämfört med när han enbart var handläggare. Flera kalkylsystem som Olle gjort, an- vänds av medarbetare på avdelningen, vilket gör Olle till en form av internkonsult. De system som Olle bygger är av alla typer, från Ordbehandlarsystemet till Applikationen.
4.3.4 Anveckling, exempel och analys
Olles beskrivning av effekter på arbetet som användning av kalkylprogram ger är: ”jag tycker att jag får beslutsunderlag”. En del av kalkylsystemen är till för att stödja kärnverksamheten och en del är till för att rapportera om verksamheten. ”Ekonomichefen är väldigt nöjd med att vi kan lämna rapp- orter i denna form”.
Följande motiv ser Olle med användning av kalkylprogram:
• överskådlighet
• skapar diskussion - flexibelt
• snabbt att ändra parametrar ”väldigt snabbt!”
• snabb redigering (t.ex. kopiera samma värde)
Nedan redovisas exempel på kalkylsystem som Olle utvecklat/anvecklat. Sammanställning
Översikter över objekt i exploateringsverksamheten kan utnyttjas dels som översikter (Ordbehandlarsystem) men även till beräkningar av olika slag. Nedanstående exempel (Figur 47 nedan) visar ett system för årlig budgetering av exploateringsföretag. Ge- nom att summera radvis och kolumnvis ges en bild av likviditet.
Område Mark … Gata Park Belysning S:a utg. S:a ink.
Bostäder norr Lanna Stäket kv. … S:a norr … S:a söder … S:a bostäder … S:a industri … S:a exploate- ring
Från början sammanställdes alla objekt på samma blad, vilket gjorde hanteringen oö- verskådlig. Så småningom har Olle delat upp objekten på flera blad enligt en logisk struktur, vilket har underlättat arbetet och skapat översikt. Jämfört med en manuell hantering var denna hantering en förenkling. Exploateringssammanställningen kunde också utnyttjas till simulering av olika utfall, vilket ger flexibilitet i planeringen. Ex- empel på en sådan fråga är: "Hur slår en minskning av parkinvesteringarna i ett visst objekt på hela likviditeten?" Ett makro finns utvecklat till exploateringssamman- ställningen som summerar värden för ett önskat år. Systemet, som används av ytterli- gare två personer, har varit i drift i ca tio år och har kommit att fungera som ett plane- ringsinstrument. Om man ser att kostnaderna för administration blir för stora kan pla- neringen revideras och projekt skjutas åt ena eller andra hållet i tiden.
För att förenkla administrationen av sin arbetstid och allokera tiden på olika projekt har Olle konstruerat en tidrapport (se Figur 48 nedan). Tidrapporten gör det möjligt att följa upp dels hur mycket tid som lagts ned på olika projekt och dels att följa upp hur arbete lagts ned på olika projekt över tiden. Det senare kan användas för att relate- ra nedlagd tid till beslutsprocessen för olika projekt. Om beslut t.ex. blivit återremitte- rade till myndigheten kan systemet visa vilka effekter detta fått på nedlagd tid. Syste- met hjälper även Olle att hålla reda på semester och flextid. För att automatisera öpp- nandet av dokumentet så att Olle alltid fyller i när han börjar jobba, lagras dokumentet så att det öppnas då han startar datorn.2 En fördel som Olle upplever med detta kalkyl- system (och andra) är att det går snabbt att ändra parametrar ”väldigt snabbt!” och att det också går snabbt att redigera (t.ex. kopiera samma värde).
Figur 48 System för tidrapportering.
2
Myndighet Beräkning och simulering
Ett mindre system (se Figur 49 nedan) som Olle gjort används för att beräkna alterna- tiva hyreskostnader för en investering vid variation i belopp, avskrivningstid, antagen inflation och internränta. Systemet är avsett att rationalisera beräkningsuppgifter och ge en säkerhet i uträkningen. Ett bredare beslutsunderlag erhålls då tre alternativ kan beräknas samtidigt. Systemet har ett gränssnitt med skydd på celler som ej skall ändras och formatering med färger och ramar för att styra inmatning och presentation.
Figur 49 Del av system för hyresberäkning vid investering.
För att beräkna framtida kapitalflöden har Olle gjort ett kalkylsystem för beräkning av cash-flow3 och kapitalvärdesutveckling för fastigheter (se Figur 50 nedan). Sy- stemet är en investeringskalkyl för flera investeringar. Kan användas för såväl grund- investering (fastighetsköp) som för kompletteringsinvestering (ombyggnad etc.). Sy- stemet beräknar intäktseffekter och kostnadseffekter. Efter att alla parametrar fyllts i, visas kostnaderna med rött om affären är olämplig och med blått om den är acceptabel. Systemet för cash-flow beräkning tillgodoser ett viktigt mål, nämligen att prognostise- ra om pengar måste lånas upp, eftersom systemet visar likviditeten vid olika tillfällen. Hyresutveckling och drifts- och underhållskostnader visas. Dessa värden ger möjlighet att beräkna det centrala nyckeltalet driftnetto4. Systemet visar vilka effekter en
tilläggsinvestering ger, vilket kan skapa underlag för förhandling med hyresgäst som vill ha något. Systemet är till för att skapa ett beslutsunderlag vid investeringsbedö m- ning. I och med att systemet ger ett bättre beslutsunderlag tillgodoses verksamhetens mål som refererades i början av kapitlet.
3
Betalningsströmmar. 4
Figur 50 Del av system för cash-flow beräkning.
Ett annat kalkylsystem som Olle byggt är ett tomtprisberäkningssystem, som byggts för att fastställa hur man skall prissätta tomter (se Figur 51 nedan). Ett nytt system skapades för att anpassa den tidigare reglerade hanteringen till ett marknadstänkande. Systemet skulle spegla folks benägenhet att betala för tomter. Man fick konstruera kriterier utifrån detta med plus och minuspoäng (t.ex. för trafikbuller).
Huvudfaktorer för att beräkna pris är läge och byggbarhet. Faktorn läge omfattar kriterierna
• orientering väderstreck
• attraktionskraft t.ex. område med hög status
• natur park på eller bredvid tomt
• geografiskt relaterad till attraktionskraft
För varje kriterium ges poäng mellan 1 och 3 där 1 är bäst och 3 är sämst. Som bäst kan en tomt få fyra poäng (4*1) och som sämst 12 (4*3). Vid fyra poäng multipliceras priset med 1,5.
Faktorn byggbarhet omfattar kriterierna
• form skall ej vara spetsig
• topografi slät = 1
• grund pålgrund ger max 7 poäng
Myndighet
Figur 51 Del av system för värdering av tomtpriser.
Beräkningen är även indexjusterad mot det s.k. entreprenadindexet för vägar (E84), vilket gör att modellen följer de kostnader som kommunen faktiskt har för sin verk- samhet. Då man tidigare ej haft manuell prissättning, fick modellen utformas samtidigt med att kriterierna i den diskuterades fram. En marknadsorienterad nyordning i kom- munen skapade behovet. Och utformningen på kalkylblad fungerade som ett medel att kartlägga hur värderingen egentligen skulle gå till. Kalkylsystemet bidrog till att bely- sa och skapa diskussion kring frågan. När modellen var klar beslutades faktorerna av kommunfullmäktige. Den utarbetade kalkylmodellen var en del av beslutsunderlaget. Modellen fanns ursprungligen på ett kalkylblad. Då en ny version av kalkylprogram- met medgav, bröts systemet ner på flera blad för att ge en mer logisk struktur. Nyck- eltal placerades på ett blad. Beräkning av en tomt och beräkning av flera tomter place- rades på olika blad. Uppdelning gav översikt men behöll logiska relationer med länkar. Systemet kan användas för att beräkna priser på flera (upp till 80) fastigheter. Då samlas uppgifterna för alla fastigheter på ett blad. Bladet, som innehåller föreslagna priser och de beräkningar som lett fram till priserna, kan skrivas ut och fungera som ett beslutsunderlag vid diskussioner om det skäliga i prissättningen. Under tiden som sy- stemet använts har modellen förändrats en del. En förändring är att vikten för olika
poäng har justerats i enlighet med den kunskap man har på avdelningen om hur fastig- heter värderas. Denna förändring har varit ytterst enkel då det bara varit att ändra vä r- den i en cell på kalkylbladet. En annan förändring är att tomter över 700 m² fått ju- stering på värdet av arealen som överstiger 700 m². För att få modellen att hantera detta har Olle modifierat kalkylsystemet. I det nya beslutsunderlaget framgår numer även de olika priserna på mark under och över 700 m².
Systemet kan relateras till flera av målen med den kommunala verksamheten. Dels kan priserna relateras till kommunens kostnader, dels konstrueras ett pris som skall mo t- svara ett marknadsvärde, vilket är en rättviseaspekt mot kommuninnevånarna. Grafisk presentation
Gränsen mellan grafisk och annan presentation är flytande i kalkylprogrammiljö, dock kan de system där diagram förekommer sägas utgöra en egen aspekt av grafisk pre- sentation.
Ett kalkylsystem, som Olle gjort, visar pris- och indexutveckling. Systemet innehåller "…en faslig massa siffror", vilka presenterar årsvis utveckling av ett antal nyckeltal för byggpriser, tomtpriser och hyror (se Figur 52 nedan). Bland kurvorna finns konsu- mentprisindex (KPI) som en jämförelsetrend. KPI använder Olle i flera system och har därför skapat ett eget blad som kan utnyttjas i flera applikationer. Ett annat jämförel- setal är E84, som visar kostnadsutvecklingen för kommunens entreprenörer. E84 är
Figur 52 Del av system för jämförelse av pris- och indexutveckling.
uppdelat på vägbyggnation och husbyggnation. Systemet ger underlag för beslut om prissättning i olika avseenden. Jämförelser med E84 kan användas för att reglera kost-
Myndighet
nader så att dessa ej blir oskäliga åt något håll. Den kommunala målsättningen med nollresultat är viktig för myndigheten. Olle brukar ta med sig en OH-bild av trenderna på olika möten om han känner på sig att diskussionen kan komma att komma upp. En förtjänst med systemet är att det ger möjlighet till sammanställning och översikt. Enligt Olle kan det dock vara lite väl många linjer på diagrammet. De kan vara svåra att skilja från varann, speciellt då man inte har tillgång till färgskrivare. En egenhet med systemet är att det inte innehåller några beräkningar, endast tabeller med värden och en grafisk presentation av dessa värden.
Ett annat exempel på grafisk presentation gäller presentation av förbrukning. Olle har gjort ett system som visar månadsvis förbrukning av el och olja i hyresfastigheter. Med hjälp av kurvorna kan läckage eller andra avvikelser upptäckas lättare än om ing- en sammanställning gjordes. Speciellt belysande blir sammanställningen då den kan göras över tiden och då jämförelser kan göras från år till år. Uppföljning av reparatio- ner och investeringar underlättas av uppföljningen. Beslut för planering av nya inve- steringar kan också fattas med mer komplett underlag om effekter av tidigare inve- steringar kan infogas i underlaget.
Arbetsuppgiftsrelatering
Visserligen är samtliga Olles kalkylsystem exempel på utförande av arbetsuppgifter, men nedan visas några system som är intimt relaterade till Olles arbete som exploate- ringsingenjör.
Bland Olles kalkylsystem finns ett antal, som fungerar som register över viss typ av objekt, t.ex. över kommunens tomträttsfastigheter. I anslutning till denna tabell finns ett system för tomtprisberäkning . Med hjälp av systemet kan Olle jämföra nuvärdet av framtida inbetalningar med det kommunen skall sälja för, för att det skall gå jämt upp. Systemet kan också användas till att beräkna vad man kommer att tjäna på eller förlora på tomträttsverksamheten. Ett flertal variabla faktorer används för att utföra beräkningen t.ex. kalkylränta och inflation. Då kommunen skulle sälja tomträttsfastig- heter till det kommunala bostadsbolaget, gjorde Olle förslag på rimligt friköpsbelopp. För att utföra beräkningen tog Olle först in externa data för att utifrån dessa beräkna lämpligt belopp. Bakom systemet finns en historia om hur kommunerna på 1940- och 1950-talet tog beslut om att upplåta tomträtter för egnahemsbyggande. Sedan dess har olika uppfattningar styrt synen på värdering av tomträtter. Systemet kan ses som en formalisering av den rådande synen på värdering av tomträtter. Idag innebär denna syn att kommunen skall få kompensation för värdeökning enligt KPI men inte mer.
Ett annat system med koppling till tomträttssystemet är ett system för administration av tomrättskontrakt, som Olle också gjort. Systemet hämtar aktuella uppgifter om tomträtter från centrala fastighetsregistret i Gävle, sammanställer och formaterar dessa uppgifter för att sedan koppla till ordbehandlingsdokument, som kan skrivas ut på ar- kivbeständigt papper och skickas till tomrättsinnehavarna. Systemet producerar även rapporter som kan tillställas politikerna för information om vad som förnyats och till vilket pris. Systemet integrerar interna och externa data, utnyttjar inspelade makron, integrerar programmiljöer och distribuerar information. Systemet verifieras av Olle
med en uppsättning poster som används speciellt för detta ändamål. Då Olle utformat systemet har han blandat procedurell makroinspelning och deklarativ formelformule- ring. Vissa kommandosekvenser, t.ex. infogning av blad, kopiering av data och infog- ning av rader och kolumner, har spelats in. Formler har lagrats i ett speciellt blad och kopieras där av makrot för att klistras in i målbladet. En speciell formel omvandlar numeriska värden till värden skrivna med bokstäver för inmatning i kontraktet som skickas till tomrättsinnehavarna. Skälet till att denna omvandling görs är att kontrakts- beloppet måste finnas både med siffror och bokstäver och att om det ena ändras måste det andra ändras för att undvika komplikationer.
Ett kalkylsystem fick byggas då en del av kommunen skulle bryta sig ur och bli egen kommun gjorde Olle ett system för markvärdering för att värdera kommunens mark så att skulder och tillgångar kunde fördelas rättvist. Systemet har också använts inför bokslutet för 1997 som innehöll nya anvisningar för redovisning av mark- och fastig- hetspriser.
Som tidigare nämnts är Olle expert på beräkning av vattenflöden. Denna kunskap har han använt till att konstruera ett kalkylsystem för dimensionering av bropelare på en bro som projekteras av myndigheten. Systemet formaliserar och tillämpar befintliga kvantitativa teorier om effekter av vattenflöden. Systemet bygger förutom på beräk- ningsformler även på historik om vattenflöden. För att göra sig en bild av vad som händer vid olika vattenstånd och olika flöden kan kalkylprogram användas för att in- terpolera och extrapolera. Genom att bearbeta statistik över vattenflöden kunde Olle få ett statistisk mått på hur ofta olika typer av vattenflöden inträffade. Detta kunde sedan användas i underlaget, då investeringsbesluten fattades.
4.3.5 Arbetssätt
Nackdelar
Nackdelar som Olle noterar med att utveckla kalkylsystem är:
• Stora kalkylsystem kan bli oöverskådliga
• Risk att förstöra formler om man av misstag matar in värden i celler med formler
• Risk att förändra formler då man förändrar kalkylsystemet
• Kan vara svårt att referera rätt om kalkylsystemet är stort
• Om kalkylsystemet endast skall utföra någon enstaka beräkning kan det ta onödigt lång tid
• Svårighet att nå data som ligger i databaser i eller utanför organisationen
• Utskriftsproblem
• Stabilitet på det lokala nätet
• Programstopp vid öppning av länkade blad vid makrokörning
• Versionsbyten
Olles lösningar på de fyra första problemen ovan
• Uppdelning på flera blad
Myndighet
• Att strukturera utformningen av kalkylbladet och ge olika typer av områden olika färger. Olle formaterar ändringsbara celler med ljus bakgrund och med röd text för att hitta dem
• Användning av kommentarer och ledtexter
• Skydd av celler med data som inte skall ändras
• Strukturera systemet logiskt så att sammanhörande data placeras tillsammans Makro kan användas när andra funktioner saknas. Olle har gjort makron för samma n- ställning av data och för att positionera sig på ett visst kalkylblad.
Eftersom Olle har lång erfarenhet av KPA och goda kunskaper om kalkylprogram får han ibland skapa kalkylsystem till andra på avdelningen. Att göra system, då behovet finns hos någon annan, uppfattar Olle som svårare än att göra åt sig själv. Skälet är att om man själv har ansvar och kunskaper så vet man hur det skall vara. Om man har ansvar för verksamheten har man ansvar för kalkylsystemet.
4.3.6 Sammanfattning - Olle
Olle är sysselsatt med myndighetens kärnverksamhet och använder kalkylprogram på flera olika sätt, för att administrera sin egen verksamhet (t.ex. tidsredovisning), för att rationalisera arbetsuppgifter (t.ex. cash-flow-beräkning), för att skapa nya analys- hjälpmedel (t.ex. tomtprissystem). Olle tror att hans bakgrund som ingenjör spelar roll för användningen av kalkylprogram. En önskan att analysera, kartlägga och ta fram
relevanta, noggranna uppgifter utmärker Olles verksamhet. Skälet är att ju noggranna-
re underlag, ju bättre kvalitet på beslut och ju mer ändamålsenlig verksamhet (se Figur 53 nedan).
Figur 53 Effekter av möjlighet till noggrant beslutsunderlag.
Verksamheten är regelstyrd. Politiska beslut ger de yttre ramarna, och därmed hand- lingsnormer för verksamheten. De centrala systemen kan inte återspegla alla föränd- ringar i dessa beslut lika snabbt som de fattas. För att skapa kalkylsystemen i Olles verksamhet krävdes djup kunskap om lagar och bestämmelser, ekonomi, exploatering och byggnation. Systemen är i själva verket en formalisering av kunskaper om verk- samheten.
Egenskaper som Olle relaterar till anveckling med kalkylprogram är:
• överskådlighet
• flexibilitet - ändring av parametrar
• flexibilitet - redigering av modell
Egenskaperna ger möjligheter till analys av befintliga uppgifter och även möjligheter att ompröva och skapa modeller för analys. Egenskaperna kan skapa en flexibilitet